Группировка документов проводится по группам однородных документов в зависимости от характера совершения хозяйственных операций.
Таксировка (расценка) предусматривает арифметическую проверку правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов. Таксировка заключается в обязательном пересчете данных по каждой позиции учетного документа и подсчете суммы общего итога.
4. Контировка документов предполагает проставление корреспонденции счетов. С ее помощью оформленные в учетных документах хозяйственные операции отражаются по дебету и кредиту счетов.
Верное оформление первичных, учетных, организационно-распорядительных документов, отчетности – необходимое, но недостаточное условие для удовлетворительной оценки документооборота в организации. Вся документированная информация должна сохраняться при тщательном соблюдении условий и сроков хранения. Правила хранения бухгалтерской и управленческой документации регламентированы несколькими нормативными актами, в числе которых Положение о документах и документообороте, Закон о бухгалтерском учете, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10. 2000, и другие. Наиболее общие вопросы хранения документов бухгалтерского учета изложены в ст.17 Закона о бухгалтерском учете. В частности, отмечено, что ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Порядок хранения документов в организации подробно изложен в разд.6 Положения о документах и документообороте. Так, п.6.2 этого раздела гласит, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до их передачи в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Лицо, уполномоченное отвечать за хранение, целесообразно назначить специальным приказом или распоряжением. Отдельно отметим, что существует особый порядок хранения бланков строгой отчетности, которые должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери.
Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, их оформление и передача в архив обеспечиваются главным бухгалтером предприятия, учреждения.
Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива организации, учреждения работникам других структурных подразделений организации, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.
Основы законодательства Российской Федерации "Об архивном деле в Российской Федерации и архивах" от 07.07. 1993 N 5341-1 (разд.3, ст.7, 9) предоставляют юридическим и физическим лицам право на создание архивов. При этом не допускается создание тайных архивов из документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также содержащих документы, отнесенные в установленном порядке к категории особо ценных и уникальных, либо создание тайных архивов, затрагивающих права и законные интересы граждан. Право собственника архива независимо от формы собственности охраняется законодательством Российской Федерации. Ни один архивный документ не может быть без согласия собственника или уполномоченного им органа или лица изъят иначе как на основании судебного решения. Архивы, архивные фонды и архивные документы, находящиеся в незаконном владении, передаются законным собственникам в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными соглашениями с участием Российской Федерации.
Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций - источников комплектования) по согласованию с ним.
Экспертные комиссии руководствуются в работе правовыми актами, нормативными документами, указаниями Росархива, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации. Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением. Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов организаций (ведомственных архивов), а также указаниями Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации.
Дополнительные указания по хранению данных бухгалтерского учета содержит НК РФ (п.1 ст.23 части первой, ст.87): налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги. В ряде установленных законом случаев допускается изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у организаций.
Таким образом, хотелось бы еще раз отметить, что порядок составления, обработки и сроки хранения документов должен четко соблюдаться любой организацией. Это действительно важно, поскольку все бухгалтерские документы должны быть унифицированы, что облегчает взаимодействие организаций между собой, с банками, налоговыми инспекциями и другими инстанциями.
Организация движения документов и порядок документооборота в организациях РФ
Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы, и оформляется график документооборота (п.5.1 Положения о документах и документообороте).
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации. График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ (см. Приложение 2).
Работники организации: начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие - создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Для каждого предприятия график документооборота должен разрабатываться с учетом его конкретных особенностей: размера организации, вида деятельности, структуры управления и пересматриваться по мере изменения этих показателей.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляется главным бухгалтером.