В соответствии с Положением о главных бухгалтерах требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации.
Документооборот не является статичной системой, правила функционирования которой достаточно определить в начале деятельности фирмы и сохранять неизменными до ликвидации организации. Номенклатура документов, интенсивность и механизм документооборота изменяются в зависимости от численности персонала фирмы, направлений деятельности, организационной структуры, действующей нормативной базы, учетной политики организации и иных факторов.
Анализ сложившейся в организации системы документации и документооборота может послужить ее оптимизации. К сожалению, на практике критическая оценка устоявшегося графика документооборота, а также номенклатуры создаваемых и обрабатываемых документов встречается крайне редко. В то же время каналы коммуникации в организации часто бывают перегружены неиспользуемой информацией, сбор и обработка которой создают излишние объемы работ и влекут неэффективное использование рабочего времени специалистов в различных подразделениях и службах.
Параметры документооборота в их динамике за ряд лет создают наглядную картину напряженности информационной среды, в которой функционирует фирма. Кроме того, при смене или расширении (сокращении) деятельности, при подвижках в нормативном регулировании информационных процессов и прочих изменениях внешних и внутренних факторов бизнеса пересмотр подходов к документированию деятельности обязателен. Сделать его обоснованным может лишь всесторонний анализ сложившейся системы работы с информацией о хозяйственной деятельности и состоянии предприятия.
В качестве практического примера мы исследовали Калужское открытое акционерное общество "Кристалл". Калужское ОАО "Кристалл" входит в торгово-промышленную группу "Кристалл", объединяющую несколько предприятий - изготовителей алкогольной продукции. Основными видами деятельности Калужского ОАО "Кристалл" является производство спирта этилового из пищевого сырья, производство алкогольной продукции – водок и водок особых, ликеро - водочных изделий: настоек горьких, настоек сладких, бальзама и т.д., торговая – реализация алкогольной продукции и сопутствующих товаров, общественное питание – заводская столовая. Эти данные следуют из отчета Калужского ОАО "Кристалл" (Приложение 3) и пояснительной записки к бухгалтерскому балансу (Приложение 4). В отчете также представлены основные технико-экономические показатели:
I. Произведено продукции в натуральном выражении:
1. Алкогольной продукции - в объеме 1749,4 тыс. дкл, в том числе: на внутренний рынок - 1678,4 тыс. дкл, на экспорт - 71,0 тыс. дкл. Снижение темпов роста к уровню 2005 года составили 23,2% (76,8%), в том числе: по внутреннему рынку на 24,8%, по экспорту рост на 93,6% (193,6%). На снижение темпов производства 2006 года повлиял переход на новые рынки сбыта. Имело место ограничение в квоте на закупку спиртов для производства алкогольной продукции. Так, в июне месяце 2006 года при наличии спиртов, но отсутствии квоты, смогли произвести лишь 64,9 тыс. дкл алкогольной продукции. За тот же период 2005 года произвели 102,4 тыс. дкл, что больше на 37,5%.
2. Спирта - сырца этилового - в объеме 652,9 тыс. дкл и спирта ректификованного - в объеме 683,6 тыс. дкл. Снижение темпов производства к уровню 2005 года по сырцу составило 25,2%, ректификованного 19,5%.
3. Среднемесячный объем производства за 2006 год составил: водок и ликеро-водочный изделий (ЛВИ) - 145,8 тыс. дкл; спирта-сырца – 54,4 тыс. дкл; спирта ректификованного – 60,0 тыс. дкл.
4. Производительность труда характеризуется выработкой. На 1 работающего за 2006 год произведено 3364 дкл водки и ЛВИ по Ликеро-водочному заводу и 5063 дкл спирта-сырца по филиалу "Спиртовой завод "Остроженский".
5. Коэффициент использования баланса производственных мощностей исходя из односменного режима рабочего времени составил: 79,5% - по алкогольной продукции; 62,2% - по спирту-сырцу; 79,5% - по спирту ректификованному. Имеются резервы производственных мощностей для наращивания темпов производства и увеличения производительности труда.
П. Торговая и сбытовая деятельность:
1. За 2005 год отгружено алкогольной продукции в объеме 1776,4 тыс. дкл.
Структура продаж: 59,8% - Москва и Московская область; 35,8% - Калуга и Калужская область; 0,6% - другие регионы; 3,8% - экспорт. Снижение темпов отгрузки к уровню 2005 года составило 23%. Следует обратить особое внимание на снижение объемов продаж по Калуге и Калужской области на 72,9 тыс. дкл или 10,3% по сравнению с 2005 годом.
2. Товарооборот по торговле в свободно-отпускных ценах составил 30,4 млн. рублей, что составляет 54,8% к уровню 2005 года. С сентября 2005 года торговая деятельность прекращена, в связи с
экономической не целесообразностью. Следует отметить, что собственная сеть фирменных РТП выполняла маркетинговую программу по рекламе ассортимента.
Ш. Финансовые показатели:
1. Рентабельность от основных видов деятельности составила 14,1% или снижение относительно уровня 2005 года на 0,1%. В том числе от производственной деятельности – 15%, что больше по сравнению с уровнем 2005 года на 2%. В 2005 году кроме алкогольной продукции завод производил майонез и горчицу, производство которых давал меньший экономический эффект. Производство майонеза и горчицы было приостановлено с июля 2004 года.
2. Чистая рентабельность акционерного общества за 2006год больше уровня 2005 года на 0,7%.
3. Прибыль от продаж составила 110 282 тыс. рублей, 80% от уровня 2005года.
4. Выручка от продажи продукции составила 891 171 тыс. руб., 81% от уровня 2005г.
5. Себестоимость продукции составила 669 227 тыс. руб., 79% от уровня 2005 г.
6. Валовая прибыль составила 221 944 тыс. руб., 86% от уровня 2005 г[2].
7. Чистая прибыль отчетного года составила 46 762 тыс. руб., 91% от уровня 2005 года.
Кроме того, мы провели анализ показателей, которые не представлены в пояснительной записке к бухгалтерскому балансу и отчете Калужского ОАО "Кристалл", используя данные бухгалтерского баланса (Приложение 5), отчета о прибылях и убытках (Приложение 6).
1. Общий коэффициент покрытия или текущей ликвидности:
Кобщ. л. = ОА: КО = 649: 424,6 = 1,5
где ОА – сумма оборотных активов организации (строка 290 раздела 2 баланса); КО – величина краткосрочных обязательств (строка 690 раздела 5 баланса). Значение коэффициента равно 1,5, что является оптимальным значением и свидетельствует о превышении оборотных активов над краткосрочными обязательствами.
2. Коэффициент абсолютной ликвидности:
Кабс. л. = (КВФ + ДС): КО = (2,3 +35,3): 424,6 = 0,09
где КВФ – краткосрочные финансовые вложения (строка 250 раздела 2 баланса); ДС – денежные средства (строка 260 раздела 2 баланса). Значения по данному показателю в идеале должны быть больше 0,15. В нашем случае значение составляет 0,09, что является отклонением от нормы.
3. Соотношение собственных и заёмных средств. Значение данного коэффициента должно быть не менее 0,7.
Кссз. = СК: ЗК = 606,2: 424,6 = 1,4
где СК – собственный капитал (строка 490 раздела 3 баланса); КЗ – сумма долгосрочных (строка 590 раздела 5 баланса) и краткосрочных (строка 690 раздела 5 баланса) обязательств. Соотношение равно 1,4, что говорит о стабильной финансовой структуре средств, которой отдают предпочтение кредиторы.
4. Коэффициент автономии (финансовой независимости). Этот показатель определяет долю активов организации, которые покрываются за счёт собственного капитала.
Кавт= СК: А = 606,2: 1032,6 = 0,6
где СК – собственный капитал (строка 490 раздела 3 баланса); А – сумма актива баланса (строка
300). Коэффициент финансовой независимости, равный 0,6 >0,4, показывает, что большая часть активов организации покрывается за счет собственного капитала.
5. Коэффициент манёвренности собственного капитала. Оптимальное значение этого коэффициента 0,5.
Кмск= (СК – ВНА): СК = (606,2 – 383,5): 606,2 = 0,4
где ВНА – сумма внеоборотных активов (строка 190 раздела 1 баланса).
Коэффициент маневренности, равный 0,4 показал, что в данной организации часть собственного капитала, используемая для финансирования текущей деятельности, мала.
6. Соотношение дебиторской и кредиторской задолженности. Так как именно дебиторская задолженность, а не производственные запасы обычно является основным источником погашения долга, то, проанализировав данный показатель, банки могут использовать его как определяющий для принятия решения о выдаче кредита. Нормой по этому показателю является значение 0,5.
Кскд. з = Д: К = 450,3: 274,7 = 1,6
где Д – дебиторская задолженность (сумма строк 230 и 240 раздела 2 баланса); К – кредиторская задолженность (строка 620 раздела 5 баланса). В данной организации показатель равен 1,6, что не дотягивает до нормативного значения и говорит о трудности погашения долга ОАО "Кристалл" с помощью дебиторской задолженности.
7. Фондоотдача – отношение стоимости произведенной продукции к среднегодовой стоимости основных средств.
Ф = В: ОФсреднегод, = 891 171: 332 487 = 2,68
где В – выручка от продажи продукции (строка 010 отчета о прибылях и убытках), ОФсреднегод. – среднегодовая стоимость основных средств (рассчитывается как сумма стоимости основных средств на начало и конец года, деленная на 2). Показатель фондоотдачи равен 2,68 (руб). Показатель фондоотдачи характеризует эффективность использования основных средств. Он вырос по сравнению с уровнем 2004 г. – 2,41 (руб). Рост фондоотдачи проводит к относительной экономии основных средств и увеличению объема выпуска продукции.
8. Показатель оборачиваемости показывает, сколько оборотов совершил каждый рубль, вложенный в оборотные средства.