Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависит правильность и своевременность принятого решения. Носителем информации, т.е. результатом отражения фактов выступает документ.
Хозяйственные операции, совершаемы в организации, оформляются документами, которые служат первичной учетной информацией, на основе которой ведется бухгалтерский учет. Классификация документов довольно разнообразна. Документы классифицируются по самым различным однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления, порядку заполнения.
Документ, регистрируя явление, выполняет функцию учета и является доказательством чего-либо, т.е. документ многофункционален. Информация, зафиксированная в документе, является основанием не только для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщения, т.е. документ в управленческой деятельности выступает как предмет труда и результат труда.
Процесс управления включает следующие основные типовые документированные операции:
· сбор и обработку документации;
· подготовку решений;
· принятие и документирование решений;
· контроль использования;
· сбор информации об исполнении;
· передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям;
· хранение и поиск информации.
Каждая из этих операций реализуются документационно.
Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов (ОРД).
ОРД зарождаются на верхнем уровне управления и спускаются вниз. Учетно-отчетные документы поступают с нижнего уровня на верхний. По ним можно оценить состояние дел в управляемых объектах. Полученная информация является базой для планирования и прогнозирования. Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Ряд функций управления является типовым. К таким функциям относят:
· прогнозирование;
· планирование;
· организационно-распорядительная деятельность;
· учет и отчетность;
· финансирование;
· материальное и техническое обеспечение; и т.д.
Эти функции отражаются в документах общих для всех учреждений, организаций и предприятий. Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документаций.
Документы с момента их составления или получения от других организаций до передачи на хранение в архив проходят определенный путь. Для обеспечения своевременного и правильного учета необходимо организовать такую систему составления и обработки документов, которая способствовала бы максимальному ускорению документооборота.
Документооборотом называется движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерской обработки от момента составления или получения от других предприятий до передачи на хранение в архив после записи в учетные регистры.
Задача правильной организации документооборота заключается в том, чтобы ускорить движение документов. На каждом рабочем месте документ должен быть минимальный срок и проходить как можно меньше инстанций. Ускорение документооборота улучшает качество учетных данных и показатели хозяйственной деятельности организации.
Правильная организация бухгалтерского учета требует составление плана документооборота, который должен определять порядок оформления документов, поступление их в бухгалтерию. Обработки, использования для записи в учетные регистры и передачи в архив.
Для обеспечения равномерного движения документов без задержек и скоплений их на отдельных рабочих местах по каждому документу разрабатывают график движения, в котором предусматривается последовательность прохождения документов. Работа, выполняемая каждой инстанцией и намечаются конкретные исполнители, ответственные за соблюдение установленного порядка и сроков оформления и обработки документов.
Документооборот в организации устанавливает главный бухгалтер. Утвержденный главным бухгалтером порядок составления, обработки и оперативного использования документов является обязательным для всех работников, имеющих дело с документами. Четкая система документооборота ускоряет оформление и прохождение документов, повышает ответственность учетных работников за своевременность и правильность их использования.
Основные принципы документооборота – прямоточность, непрерывность, ритмичность.
Правила организации документооборота, систематизация и хранение бухгалтерских документов установлены законодательством в области бухгалтерского учета в соответствии с налоговым законодательством в актах, касающихся работы архивов и другими нормативными документами. Однако практика показывает, что вопросом техники оформления учетных документов и организации эффективного документооборота не уделяется должного внимания, хотя первичные учетные документы являются основанием для ведения бухгалтерского и налогового учета.
На практическом примере мы анализировали Калужское ОАО "Кристалл". Для того, чтобы составить общее мнение о деятельности организации и продолжить анализ непосредственно документации и ее движения, необходимо было составить организационно-экономическую характеристику предприятия. Поэтому нами были изучены: бухгалтерский баланс Калужского ОАО "Кристалл", пояснительная записка к балансу, отчет Калужского ОАО "Кристалл" и другие документы – и рассчитаны все дополнительные показатели, которые не указаны в выше перечисленных документах, но необходимы для характеристики деятельности организации. Калужское ОАО "Кристалл" активно ведет свою производственную деятельность и является экономически эффективным субъектам рынка ликеро-водочных изделий, что позволяет регулярно получать прибыль.
Проведенный нами анализ документооборота Калужского ОАО "Кристалл" позволяет сделать следующие выводы.
Все хозяйственные операции, проводимые организацией оформляются первичными учетными документами. Информация, содержащаяся в первичных документах, накапливается и систематизируется в регистрах – в регистрах синтетического и аналитического учета. В учетных регистрах учет ведется в соответствии с установленной в организации формой ведения бухгалтерского учета с использованием необходимой нормативно-правовой базы.
Учетная политика организации Калужское ОАО "Кристалл" отражает принципы, правила и методы ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности.
Однако изменения условий приводит к тому, что руководство организации корректирует учетную политику для того, чтобы достоверно отражать факты хозяйственной жизни и изменения, происшедшие в компании. Кроме того, учетная политика регулирует порядок отражения изменений учетных оценок и ошибок, допущенных в прошлых периодах. Ряд основных положений учетной политики оказал существенное влияние на формирование финансового результата, а также на формирование налоговой базы для некоторых видов налогов Нами были проанализированы основные недостатки ведения бухгалтерского учета в Калужском ОАО "Кристалл". На основе этих недостатков мы предложили возможные пути совершенствования документооборота в организации. Мы считаем необходимым разработку схем, которые помогут ускорить процесс документооборота. Данные схемы приведены в Приложении (Приложение 8,9,10).
Не менее важной является автоматизация управления документооборотом в Калужском ОАО "Кристалл". Мы выявили некоторые недостатки, которыми обладает бумажный документооборот и, и преимущества электронного. Таким образом, обосновали необходимость перехода на более совершенный электронный документооборот не только данной организации – Калужское ОАО "Кристалл", но и любой другой организации. Конечно, автоматизация не решит абсолютно всех проблем, и в организации должны обязательно находится наиболее важные документы в бумажной форме. Хотя поиск в электронных архивах осуществляется гораздо быстрее. Однако автоматизация во многом ускоряет документооборот, систематизируя его и упрощая работу сотрудникам организации.
Итак, подводя итоги, нужно сказать, что документация содержит в себе всю информацию о жизнедеятельности организации. Деятельность организации напрямую зависит от регулярного и непрерывного ведения бухгалтерских и управленческих документов.
1. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях. – Москва: Омега –Л, 2006 (по состоянию на 1.31. 2006, включая изменения, вступившие в силу с 1.01. 2007)
2. Налоговый кодекс Российской Федерации: Части первая и вторая. – Москва: Омега –Л, 2006 (по состоянию на 1.31. 2006, включая изменения., вступившие в силу с 1.01. 2007)
3. Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. №208-ФЗ "Об акционерных обществах" (с изм. и доп.)
4. Федеральный закон от 22.10. 2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изм. и доп.)