У відповідності до виробничої програми і норм витрат підприємства визначають потребу у виробничих запасах. Вони можуть бути придбані, виготовлені власними силами, внесені до статутного капіталу, одержані безоплатно, придбані в результаті обміну тощо.
Перелік первинних документів, якими найчастіше оформлюється надходження виробничих запасів, наведений в таблиці 2.
Таблиця 2 - Первинні документи з надходження виробничих запасів
| № форми | Назва форми | Призначення документу |
| М-1 | Журнал обліку надходження вантажів | Застосовується для реєстрації транспортних документів, пов'язаних з отриманням вантажів з залізниць, водних шляхів та оприбуткуванням їх на склад підприємства. Призначений для контролю за надходженням та оприбуткуванням запасів та запису даних про оплату рахунку, відмову від акцепту тощо |
| М-2, 2б | Довіреність | Призначено для оформлення права окремої посадової особи виступати довіреною особою підприємства при отриманні запасів при номенклатурі одержуваних товарно-матеріальні цінностей у межах 6 найменувань доцільно використовувати форму М-2, при більшій кількості форму № М-26 |
| М-2а | Акт списання бланків довіреностей | Призначений для списання використаних бланків довіреностей |
| М-3 | Журнал реєстрації довіреностей | Застосовується для реєстрації виданих під розписку довіреній особі довіреностей. Всі сторінки журналу реєстрації довіреностей повинні бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені печаткою і підписами керівника та головного бухгалтера підприємства |
| M-4 | Прибутковий ордер | Призначений для оприбуткування матеріалів, які надійшли на підприємство від постачальників або з переробки. Заповнюється при відсутності якісних та кількісних розбіжностей з документами постачальника, а також при оприбуткуванні запасів з переробки. Використовується для оперативного обліку на складах, аналітичного та синтетичного обліку надходження запасів |
| М-5, М-6 | Товарно-транспортна накладна | Призначена для обліку поставок запасів та розрахунків за їх перевезення автомобільним транспортом. Використовується для кількісного та якісного обліку запасів |
| М-7 | Акт про приймання матеріалів | Застосовується для оформлення приймання запасів, що мають кількісні та якісні розбіжності з даними супроводжуючих документів постачальника, а також при прийманні запасів, що надійшли без документів |
| М-13 | Реєстр приймання-здачі документів | Оформлюється приймання-передача первинних документів. Складається в одному примірнику матеріально відповідальною особою і передається до бухгалтерії підприємства разом з первинними документами і необхідними додатками |
| М-14 | Відомість обліку залишків матеріалів на складі | Складається на основі матеріальних звітів МВО і показує рух матеріальних цінностей на складі за день |
Надходження виробничих запасів оформлюється й іншими документами. Наприклад, супровідні документи постачальників (рахунок-фактура (ф. № 63), платіжна вимога-доручення (ф. № 0401040)) є підставою для кількісного та якісного приймання партії запасів, що надійшли, використовуються для розрахунків між постачальниками та покупцями за відвантажені (відпущені) запаси.
В умовах механізації обліку перевірені документи з надходження і витрачання виробничих запасів бухгалтер групує за видами і за допомогою супровідного ярлика передає на обчислювальну установку (ОУ) згідно із складеним графіком документообігу. Після обробки первинної інформації про надходження і витрачання виробничих запасів ОУ видають машинограми узагальнених даних по заготівлі запасів підприємством, по цінностях, які знаходяться в дорозі, по невідфактурованих поставках, з оплати платіжних вимог постачальників тощо. Машинограми використовуються для відповідних бухгалтерських записів по заготівлі та придбанню матеріалів і, крім того, відділом матеріально-технічного постачання і фінансовим відділом – для оперативного управління і контролю за надходженням цінностей і розрахунками з постачальниками.
Велике значення має оперативний контроль відділу матеріально-технічного забезпечення за наявністю матеріальних ресурсів на будь-яку дату для підтримки запасів в певних межах. З цією метою по кожному виду матеріальних цінностей в картках складського обліку зазначають нижній та верхній рівень (мінімум та максимум) запасів у натуральному вираженні. В картках комірник відображає рух матеріалів (їх надходження та витрачання) по кожній операції та виводить залишки. Для матеріалів, по яких залишки нижче мінімальних чи вище максимальних норм запасу, складаються сигнальні довідки і подаються до відділу матеріально-технічного постачання, фінансової служби, бухгалтерії та інших зацікавлених підрозділів та осіб.
Оприбуткування запасів на підприємствах відображають наступними проводками:
1. Запаси внесені засновниками підприємства до статутного капіталу:
Д-т pax. 20-28, К-т pax. 46 "Неоплачений капітал".
2. Оприбуткування запасів, що надійшли від постачальника:
Д-т pax. 20-28, К-т pax. 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками".
3. Відображення витрат, пов'язаних з придбанням запасів:
Д-т pax. 20-28, К-т pax. 30 "Каса", 31 "Рахунки в банках".
4. Оприбуткування безоплатно отриманих запасів:
Д-т pax. 20-28, К-т pax. 719 "Інші доходи від операційної діяльності".
На придбані запаси, що надходять на підприємство, складається прибутковий ордер (ф. № М-4).
Приклад заповнення прибуткового ордеру наведено нижче (Рис.2).
| Номер документа | Дата складання | Код виду операції | Склад | Постачальник | Кореспондуючий рахунок | Номер супровідного документа | ||||||
| найменування | код | рахунок, субрахунок | код аналітичного обліку | |||||||||
| 12 | 22.08.200x | Завод "Універсал" | 201 | |||||||||
| Матеріальні цінності | Одиниця виміру | Кількість | Ціна, грн. | Сума, грн. | Номер паспорта | Порядковий номер запису за складською картотекою | ||||||
| Найменування, сорт, розмір, марка | Номенклатурний номер | код | найменування | за документом | прийнято фактично | |||||||
| Тканина вовняна | 20/007 | пг/м | 300 | 300 | 45-00 | 13500 | - | 28 | ||||
| Тканина шовкова | 201009 | пг/м | 150 | 150 | 60-00 | 9000 | - | 34 | ||||
Прийняв Ткачук Т.К.
Здав Шевченко Т.О.
Рис.2 Зразок прибуткового ордеру №2
У випадках, якщо виявляються розходження між фактичною наявністю і станом запасів, що надійшли, та даними супровідних документів, складається акт приймання матеріалів (ф. № М-7).
Прийом запасів матеріально відповідальною особою покупця здійснюється на підставі:
– товарно-транспортних накладних;
– накладних (Додаток Б);
– вантажних митних декларацій.
Прийняття запасів здійснюється за кількістю і якістю. Якщо фактична наявність товару, що надходить, співпадає за кількістю і якістю з даними супровідних документів, то матеріально відповідальна особа розписується в супровідних документах, ставить штамп і, таким чином, приймає товар під свою відповідальність. Якщо ж при прийнятті товарів за кількістю і якістю будуть виявлені відмінності з даними документів постачальника, то приймальна комісія (з участю представника покупця) повинна скласти акт про встановлення відмінностей в кількості чи невідповідності за якістю.
Облік процесу придбання виробничих запасів можна вести:
– за фактичною собівартістю;
– за купівельними цінами з виділенням транспортно-заготівельних витрат;
– за обліковими цінами з виділенням відхилень.
Розглянемо більш детально особливості наведених методів обліку запасів.
1. Облік запасів ведеться за фактичною собівартістю [9].
Нехай підприємство АТЗТ «Херсонська кондитерська фабрика» за травень 2008 року здійснило наступні господарські операції: