Организация должна самостоятельно разработать формы первичных учетных документов — в том случае, если унифицированные формы или формы, разработанные организацией для целей бухгалтерского учета, не обеспечивают группировку данных, необходимых для определения налоговой базы, а также формы аналитических регистров бухгалтерского учета.
Одновременное использование первичных документов для целей бухгалтерского учета и для целей налогообложения, в принципе, возможно, но на практике вряд ли может быть реализовано. Это связано с тем, что документальное оформление бухгалтерских операций достаточно жестко регламентировано не только документами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета, но и действующим законодательством (Законом о бухгалтерском учете). В отношении же первичных документов налогового учета НК РФ ограничивается, чаще всего только общими рекомендациями.
Таким образом, в качестве первичных учетных документов в налоговом учете могут выступать копии соответствующих первичных (так называемых «оправдательных») документов, используемых в бухгалтерском учете. Однако, по нашему мнению, более рациональным является перегруппировка данных первичных бухгалтерских документов в соответствии с целями и задачами налогового учета и оформление их в виде бухгалтерских справок. Это позволит минимизировать затраты по составлению аналитических регистров и расчету налоговой базы.
При разработке аналитических регистров налогового учета следует основываться на общих требованиях, которые установлены статьями 313 и 314 НК РФ.
Формы аналитических регистров налогового учета для определения налоговой базы, являющиеся документами для налогового учета, в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты:
· наименование регистра;
· период (дату) составления;
· измерители операции в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении;
· наименование хозяйственных операций;
· подпись (расшифровку подписи) лица, ответственного за составление указанных регистров.
Формирование данных налогового учета предполагает непрерывность отражения в хронологическом порядке объектов учета для целей налогообложения (в том числе операций, результаты которых учитываются в нескольких отчетных периодах либо переносятся на ряд лет). При этом аналитический учет данных налогового учета должен быть так организован налогоплательщиком, чтобы он раскрывал порядок формирования налоговой базы.
Аналитические регистры налогового учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, аналитических данных налогового учета для отражения в расчете налоговой базы. Регистры налогового учета ведутся в виде специальных форм на бумажных носителях, в электронном виде и (или) любых машинных носителях. При этом формы регистров налогового учета и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, данных первичных учетных документов разрабатываются налогоплательщиком самостоятельно и устанавливаются приложениями к учетной политике организации для целей налогообложения. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах налогового учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
При разработке форм первичного налогового учета (бухгалтерских справок), следует исходить из того, что в них должны отдельно отражаться данные, принимаемые к бухгалтерскому и к налоговому учету в полном размере, и данные о доходах и расходах организации, которые для целей налогообложения и для целей бухгалтерского учета принимаются в различных суммах. Хотя НК РФ и предложено дополнять применяемые регистры бухгалтерского учета дополнительными реквизитами — в случае, если в регистрах бухгалтерского учета содержится недостаточно информации для определения налоговой базы, на практике может оказаться целесообразным составление отдельных бухгалтерских справок по всем видам доходов и расходов организации, участвующим в расчете налоговой базы — вне зависимости от того, принимаются ли они к налоговому учету в суммах, отраженных в бухгалтерском учете, или принимаются в полном размере.
Таким образом, при организации налогового учета на том рабочем месте, где учитываются кассовые операции (это может быть как сам кассир, так и другой работник), целесообразно составление бухгалтерских справок по следующим объектам бухгалтерского наблюдения:
Доходы, принимаемые для целей налогообложения:
В соответствии с НК РФ все доходы, учитываемые для целей налогообложения, подразделяются на две группы — доходы от реализации и внереализационные доходы.
При отражении кассовых операций в качестве доходов от реализации могут иметь место поступления наличными деньгами за отгруженную продукцию, выполненные работы или оказанные услуги. Причем, для целей налогообложения учет таких операций имеет значение только тогда, когда организация использует кассовый метод определения выручки от реализации и формирования финансового результата. В общем случае все доходы, связанные с реализацией продукции, работ или услуг принимаются к налоговому учету в полном размере, или, другими словами, в сумме, отраженной в бухгалтерском учете.
Таким образом, бухгалтерская справка по таким поступлениям может иметь вид:
Бухгалтерская справка № 1/1/5*
за май месяц 2008 года
о сумме поступивших наличных денежных средств
в оплату продукции (работ, услуг) по основной деятельности организации
| № п/п | Плательщик | Номер и дата договора | Сумма | Номер и дата приходного кассового ордера |
| 1 | Организация № 1 | 122/1 от 20.12.07 | 5 500 | 234 от 07.05.08 |
| 2. | Организация № 1 | 122/1 от 20.12.07 | 7 200 | 248 от 11.05.08 |
| 3. | Организация № 1 | 125/1 от 25.12.07 | 2 000 | 277 от 27.05.08 |
| …** | ||||
| 4. | Организация № 2 | 12/3 от 11.03.08 | 22 378 | 251 от 11.05.08 |
| и т.д. | ||||
| Итого за месяц |
*Предложенная тройная нумерация бухгалтерских справок может быть объяснена следующим образом: первая цифра — рабочее место (например, касса — 1, расчеты –2, расчеты по оплате труда — 3 и т.д.); вторая цифра — номер формы справки по данному рабочему месту; третья цифра — порядковый номер месяца года (в данном случае цифра 5 соответствует маю месяцу). Номера рабочего места и формы не меняются в течение всего налогового периода, и под этими номерами данная форма указывается в учетной политике для целей налогообложения.
**Наличие пустых строк объясняется тем, что для целей налогообложения такую справку удобнее составлять не в хронологическом порядке, а группировать по плательщикам. Следовательно, наиболее рациональным представляется такое заполнение формы, когда на каждого потенциального плательщика отводится несколько пустых строк, которые последовательно заполняются по мере поступления денежных средств в кассу. Разумеется, по окончании заполнения формы пустые строки следует прочеркнуть. Нумерацию операций также целесообразно производить после внесения всех записей. В данном случае нумерация нужна, прежде всего, для того, чтобы впоследствии можно было ссылаться на соответствующие строки формы первичного учета.
При разработке форм бухгалтерских справок по внереализационным доходам, прежде всего, следует исходить из объемов и периодичности поступления таких доходов. Если внереализационные доходы являются нерегулярными, достаточно разработать одну форму с указанием видов доходов, которые в течение всего отчетного периода могут поступить. Указание всего перечня в форме справки целесообразно, исходя из того, чтобы можно было идентифицировать виды доходов с номером строки в данной форме первичного учета.
Исходя из сказанного, можно предложить следующую форму налогового учета внереализационных доходов*.
Бухгалтерская справка № 1/2/5
за май месяц 2008 года
о сумме полученных внереализационных доходов наличными деньгами
| № п/п | Плательщик | Номер и дата договора | Сумма | Номер и дата приходного кассового ордера |
| 1. | Получены наличными доходы от участия в других организациях | № 1 от 03.01.06 | 12 000 | 235 от 7.05.08 |
| 2. | Получен ежемесячный платеж за сдачу имущества в аренду | 33 от 05.06.07 | 25 000 | 236 от 7.5.08 |
| 3. | Получены наличными доходы от предоставления в пользование прав на результаты интеллектуальной деятельности | — | — | |
| 4. | Получены проценты по договору займа | № 55 от 20.03.08 | 2 500 | 249 от 11.05.08 |
| 5. | Получены денежные средства в виде дохода по договору простого товарищества | — | — | — |
| 6. | Произведена переоценка валюты, находящейся в кассе по состоянию на конец месяца | Акт № 3/5 от 31.05.08. | 3 124 | |
| 7. | Возвращены некоммерческой организацией № 2 ранее уплаченные взносы* | № 2 от 03.01.07 | 35 000 | 250 от 11.05.08 |
*Возвращенные некоммерческой организацией взносы учитываются в составе доходов для целей налогообложения только в том случае, если они ранее были приняты к учету в виде расходов. Так как работник, ведущий учет кассовых операций, не обязан знать, как были отражены в учете перечисленные (переданные) ранее взносы, подобные поступления должны отражаться в справке в любом случае.
Статьей 251 НК РФ установлен перечень доходов, не учитываемых при определении налоговой базы. В принципе, требование разрабатывать форму первичного налогового учета для обобщения информации о поступлении таких доходов не является обязательным. Тем не менее, по моему мнению, составление такой справки может оказаться весьма целесообразным — хотя бы для того, чтобы обосновать причины невключения поступивших сумм в налоговую базу.