Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты, установленные Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», ст. 2700):
– наименование документа;
– дата составления документа;
– наименование организации, от имени которой составлен документ;
– содержание хозяйственной операции;
– измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражениях;
– наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
– личные подписи указанных лиц и их расшифровки.
Кроме того, в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты в зависимости от характера хозяйственной операции, требований нормативных правовых актов и документов по бухгалтерскому учету, а также технологии обработки учетной информации.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Формы первичной документации для учета основных средств и краткие указания по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 №7 Об утверждении унифицированных форм, «первичной учетной документации по учету основных средств». К ним, в частности, относятся:
1. Акт о приеме-передаче объекта основных средств;
2. Акт о приеме-передаче здания;
3. Акт о приёме-передаче групп объектов Основных средств;
4. Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств;
5. Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств;
6. Акт о списании объекта основных средств;
7. Акт о списании автотранспортных средств Акт оформляет комиссия, назначенная приказом руководителя. Акт составляют в двух экземплярах. Первый экземпляр вместе с документом, подтверждающим снятие автомобиля с учета в ГИБДД, передают в бухгалтерию. Второй экземпляр остается у материально ответственного работника. На его основании он сдает на склад запчасти и материалы, полученные при ликвидации;
8. Акт о списании групп объектов основных средств;
9. Инвентарная карточка учета объекта основных средств;
10. Инвентарная карточка группового учета объектов основных
средств;
11. Инвентарная книга учета объектов основных средств;
12. Акт о приеме оборудования;
13. Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж;
14. Акт о выявленных дефектах оборудования.
Формы первичной учетной документации, соответствующие поступлению, эксплуатации и выбытию основных средств представлены нами в таблице 1.1.
Таблица 1.1. Формы первичных учетных документов
| Этапы отражения и учете основных средств | Хозяйственные операции с основными средствами | Соответствующие формы первичных документов |
| Поступление | Прием основных средств | ОС-1, ОС-1а и ОС-1б |
| Поступление оборудования | ОС-14 | |
| Монтаж оборудований | ОС-15.ОС-16 | |
| Эксплуатация | Учет наличия | ОС-6 |
| Эксплуатация – износ | Форм для данных операций Постановлением Госкомстата №7 не установлено | |
| Переоцени | Форм для данных операций Постановлением Госкомстата №7 не установлено | |
| Внутренние перемещения | ОС-2 | |
| Ремонт | ОС-3 | |
| Выбытие | Ликвидация основных средств | ОС-4,0С-4а, 0С46 |
| Передача основных средств | ОС-1, ОС-1а и ОС-1б |
Далее будут рассмотрены более подробно, как и в какой последовательности составить документы, оформляющие операции с основными средства, и кто несет ответственность при проведении операций с основными средствами.
1.3 Регистры учета основных средств
Согласно ст. 313 НК РФ организация имеет право формировать регистры налогового учета путем дополнения необходимыми реквизитами применяемых ею регистров бухгалтерского учета либо вести самостоятельные регистры налогового учета.
Если информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета, достаточно для исчисления налогооблагаемой прибыли, вести дополнительные регистры налогового учета не требуется. Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для организаций обязательные формы документов налогового учета.
Таким образом, регистры учета основных средств для исчисления налогооблагаемой прибыли организация имеет право сформировать на базе применяемых ею регистров бухгалтерского учета.
В соответствии со ст. 323 НК РФ регистры аналитического учета основных средств для целей налогообложения прибыли должны содержать, как минимум, следующую информацию:
– о дате приобретения и дате выбытия;
– о дате передачи в эксплуатацию;
– о первоначальной стоимости;
– об изменениях первоначальной стоимости при достройке, дооборудовании, реконструкции, частичной ликвидации;
– о дате завершения работ по реконструкции или модернизации;
– о принятых сроках полезного использования;
– о способах начисления и сумме начисленной амортизации по амортизируемым основным средствам за период с даты начала начисления амортизации до конца месяца, в котором основное средство выбыло.
Почти вся информация, необходимая для учета основных средств для целей налогообложения прибыли, содержится в регистрах бухгалтерского учета по учету основных средств.
Если в регистрах бухгалтерского учета согласно ст. 313 НК РФ содержится недостаточно информации для определения налогооблагаемой прибыли, то организация вправе самостоятельно дополнять применяемые регистры бухгалтерского учета дополнительными реквизитами, формируя тем самым регистры налогового учета, либо вести самостоятельные регистры налогового учета.
1.4 Единица учета основных средств
Как в бухгалтерском учете, так и для целей налогообложения прибыли в соответствии с п. 6 ПБУ 6/01 единицей учета основных средств признается инвентарный объект.
В соответствии с п. 10 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных приказом Минфина России от 13.10.2003 №91н инвентарным объектом основных средств признается объект со всеми приспособлениями и принадлежностями, или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое, предназначенный для выполнения определенной работы. Комплекс конструктивно сочлененных предметов – это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированных на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.
В случае наличия, у одного объекта нескольких частей, сроки полезного использования которых существенно отличаются, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект. Например, кирпичное здание имеет деревянную пристройку. Поскольку срок службы у них разный, то кирпичная и деревянная части здания должны учитываться как самостоятельные инвентарные объекты, несмотря на то что смонтированы на одном фундаменте.
Кроме того, в п. 6 ПБУ 6/01 уточнено, что объект основных средств, находящийся в собственности двух или нескольких организаций, отражается каждой организацией в составе основных средств соразмерно ее доле в общей собственности.
Инвентарный номер, присвоенный инвентарному объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в данной организации.
Инвентарные номера выбывших инвентарных объектов основных средств не рекомендуется присваивать вновь принятым к бухгалтерскому учету объектам в течение пяти лет по окончании года выбытия.
На объект основных средств, полученный в аренду, для организации учета указанного объекта на забалансовом счете в бухгалтерской службе арендатора рекомендуется также открывать инвентарную карточку. Данный объект может учитываться арендатором по инвентарному номеру, присвоенному арендодателем.
С учетом требований Общероссийского классификатора основных фондов, утвержденного постановлением Госстандарта России от 26.12.94 №359, основные средства классифицируются по следующим группам:
– здания; Здания имеют в качестве основных конструктивных частей стены и крышу.
– сооружения;
– рабочие и силовые;
– измерительные и регулирующие приборы и устройства;
– транспортные средства;
– инструмент;
– производственный и хозяйственный инвентарь и принадлежности;
– рабочий продуктивный и племенной скот;
– многолетние насаждения;
– земельные участки;
– капитальные вложения;
– прочие основные средства.
В главе 25 НК РФ не дано определения единицы учета основных средств для целей ст. 11 НК РФ институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях налогообложения прибыли.
Согласно п. 1 законодательства, если иное не предусмотрено НК РФ.
Следовательно, организация обязана так же, как и в бухгалтерском учете, для целей налогообложения прибыли вести учет основных средств по инвентарным объектам, в соответствии с п. 6 ПБУ 6/01 и ОКОФ.
1.5 Оценка основных средств
Важное значение при постановке на баланс инвентарного объекта и дальнейшей его эксплуатации имеет оценка. Принцип единства и реальности оценки данного вида имущества является определяющим фактором в организации учета основных средств.
Принцип единства оценки основных средств означает установление единой методологии их учета в различных организациях независимо от организационно – правовой формы собственности.