Существующие сейчас автоматизированные системы ДОУ можно условно разделить на три класса или уровня. Системы первого уровня (их можно определить как автоматизированные системы управления бумажным документооборотом) обращаются не с документами как таковыми, а с сопроводительной документацией, представляя собой электронный аналог журналов входящей и исходящей документации, регистрационных карточек и т. п. На сегодняшний день этот уровень автоматизации ДОУ в государственных учреждениях можно считать пройденным. Системы управления бумажным документооборотом действуют в ряде ведомств, но их ограничения уже отчетливо осознаются и ставится вопрос об их модернизации. Организации, в свое время не внедрившие у себя такие системы, в сегодняшних условиях стремятся миновать их и начинать сразу со второго уровня[28].
Ключевым признаком второго уровня является наличие в системе полной электронной версии каждого документа, что позволяет вести полнотекстовый поиск по его содержанию, передавать документ по локальной вычислительной сети организации, а также обмениваться документами с внешними (вышестоящими или подведомственными) организациями посредством корпоративной сети или обычной электронной почты. Такие системы имеют богатые возможности поиска и средства разграничения доступа к информации, часто включают в себя подсистемы сканирования и распознавания текста (для создания электронных версий бумажных документов). На этом уровне появляется возможность интегрировать в систему справочные базы данных, информация которых используется в управленческой деятельности. Возможности управлять документооборотом с их помощью резко возрастают, но и стоимость их довольно высока — порядка сотен, а то и тысяч долларов на каждое рабочее место[29].
Придание электронным документам юридической силы дает возможность отказаться от бумажных «двойников» и перейти к полностью электронному документообороту, при котором распечатка если и сохраняется, то лишь в качестве бумажной копии электронного оригинала, имеющей ограниченную область применения[30]. Из этого прямо вытекает еще одно требование: раз уж оригинальный документ существует исключительно в электронной форме, необходимо уделять равное внимание всем стадиям его жизненного цикла, включая не только создание и обращение, но и последующее архивное хранение[31].
Несмотря на богатый набор возможностей, все подобные системы имеют несколько существенных ограничений, которые и позволяют объединять их в один класс. Прежде всего, они оперируют не с электронными документами в полном смысле этого слова, а с электронными копиями бумажных документов. Параллельно в организациях все равно существуют бумажные оригиналы, юридическую силу которым придают имеющиеся на них подписи и печати. Именно эти традиционные документы подлежат обязательному архивному хранению, в то время как их электронные версии используются и сохраняются лишь из соображений практического удобства[32]. По этой причине и программно-технические решения, используемые в таких системах, слабо ориентированы на удостоверение подлинности информации и ее долгосрочного архивного хранения[33].
Нередко в аннотациях систем можно встретить фразы типа «система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в дело». Между тем, как известно, «списанием в дело» полный жизненный цикл отнюдь не ограничивается. Игнорируя это обстоятельство, многие системы позволяют на стадии архивного хранения сохранять доступ только к содержанию документа, но не к его контексту — сопроводительной информации, позволяющей установить обстоятельства создания документа или его поступления в систему извне, путь его прохождения по инстанциям и т. п. Строго говоря, то, что на языке разработчиков называется «электронным архивом», не является архивом с профессиональной точки зрения. Нормативные требования по организации архивного дела при его создании, как правило, не учитываются[34].
Как на российском, так и на рынке СНГ сейчас предлагается большой выбор программных средств для создания систем ДОУ второго уровня. Некоторые из них разработаны известными российскими или совместными фирмами относительно самостоятельно. Наиболее известны и популярны среди них системы «Дело» (разработчик - ЗАО «Электронные офисные системы») и «Евфрат» (разработка фирмы «Cognitive Technologies Ltd»)[35].
Однако в процессе эксплуатации таких систем многие пользователи приходят к выводу, что их оригинальность является скорее минусом, чем плюсом: внедрив у себя продукт какой-то фирмы, организация превращается в ее заложника. Любые исправления, доработки и модернизацию такой системы никто, кроме специалистов этой фирмы, осуществить не в состоянии. В случае, если фирма по каким-то причинам прекратит существование или потеряет ведущих авторов-разработчиков, все внедренные ею системы останутся без технической поддержки, а их совершенствование и приведение в соответствие с требованиями завтрашнего дня станет невозможным[36].
Исходя из этих соображений, многие организации предпочитают иметь дело с системами, созданными на базе коммерческих продуктов западных фирм, которые ориентированы на широкий круг пользователей и потому вынуждены быть гораздо более открытыми. Такие продукты представляют собой настраиваемые программные комплексы - мощный инструментарий для быстрого создания конкретных приложений под запросы определенного заказчика. Для этого, разумеется, тоже требуются специальные знания, но специалистов по таким системам найти значительно проще. Как правило, услуги такого плана оказывают фирмы, именующие себя «системными интеграторами». Возможность выбирать между несколькими интеграторами (и даже, при наличии соответствующих кадров, создавать или дорабатывать приложения собственными силами) перевешивают в глазах пользователей даже такое очевидное преимущество отечественных разработок, как возможность полнотекстового поиска с учетом морфологии русского языка, которой, естественно, не обладают коммерческие продукты западного производства[37].
В России явное предпочтение отдается программному комплексу «Lotus Notes / Domino». Любопытно, что на западном рынке этот комплекс отнюдь не доминирует. В докладе специалиста-эксперта Аппарата Правительства Российской Федерации В. Н. Чернова приводятся данные о том, что на комплекс «Lotus Notes / Domino» приходится около 4 % продаж, тогда как аналогичному комплексу «Documentation—4» (в нашей стране малоизвестному) принадлежит 11 % западного рынка[38].
Доля перехода на третий уровень ДОУ вышеупомянутые системы необходимо оснастить сертифицированными средствами ЭЦП, а также решить комплекс проблем, связанных с архивным хранением электронных документов. Между тем в России работы по созданию аналогичного архива не начаты до сих пор, и в этом отношении ее отставание составляет примерно пять лет. Отсутствие такого архива после появления законодательной базы может стать основным сдерживающим фактором при переходе к системам ДОУ третьего уровня[39].
Очевидно, что в идеале ведомственные системы электронного документооборота и государственная система архивного хранения должны стать компонентами единой, более общей системы ДОУ, охватывающей весь аппарат управления. Но в сегодняшних условиях представляется нереальным создание такой системы по единому плану. Слишком различаются финансовые и кадровые возможности разных ведомств, да и традиции документооборота в них бывают достаточно специфичными. В тех случаях, когда руководство «созревает» для решения о создании собственной системы ДОУ, это решение обычно принимается без учета аналогичных систем, уже существующих или внедряемых в других ведомствах[40].
На практике это приводит к довольно любопытным результатам. Например, в Москве системы ДОУ внедрены как на уровне мэрии, так и во всех районных префектурах. Но при этом каждая из них разрабатывалась отдельно и, как правило, другим системным интегратором. Электронная версия документа, поступающая из мэрии в префектуру, не может быть автоматически переадресована в низовые звенья этой префектуры - их автоматизированные системы несовместимы. По этой же причине разные префектуры не могут обмениваться электронными версиями документов между собой. Притом в случае внедрения разными ведомствами разных средств ЭЦП взаимная несовместимость может быть унаследована и даже усугублена при переходе к системам третьего уровня[41].
Таким образом, главное развитие современных служб документационного обеспечения управления проходит в направлении дальнейшей информатизации и автоматизации делопроизводственных процессов, внедрения систем электронного документооборота и перестройки делопроизводства организаций сообразно требованиям данных систем.
§2. Современные проблемы документационного обеспечения управления
Существует несколько основных проблем документационного обеспечения управления. Рассмотрим их по порядку.
Проблема информированности. Чтобы руководство организации пришло к выводу о необходимости внедрения автоматизированной системы делопроизводства (АСД), оно должно как минимум знать о существовании таких систем, для чего они предназначены и как осуществить их внедрение. Кроме того, руководство организации отчетливо должно представлять пользу от внедрения подобных систем[42].