Для бухгалтерського обліку поточної дебіторської заборгованості у ВАТ «Хмельницькгаз» застосовує рахунок 361 "Розрахунки з вітчизняними покупцями", тобто споживачами послуг, який в залежності від особливостей діяльності підприємства може мати декілька субрахунків третього порядку:
3611 "Розрахунки з підприємствами і організаціями";
3612 "Розрахунки з населенням";
3613 "Розрахунки з бюджетними установами" .
На суму первісної вартості дебіторської заборгованості за реалізовані послуги впливають наступні господарські події: надання споживачам знижок з обсягу реалізації або надання споживачам грошових знижок після реалізації послуг.
Бухгалтерські записи з визнання та погашення дебіторської заборгованості за реалізовані послуги (роботи) приведені в табл. 3
Таблиця 3.1.
Бухгалтерський облік визнання та погашення дебіторської заборгованості за реалізовані комунальні послуги (виконані роботи)
| № п/п | Зміст господарських операцій | Кореспонденції рахунків | Сума, грн. | |
| Дт | Кт | |||
| 1. | Визнання та нарахування дебіторської заборгованості за надані комунальні послуги, в томі числі ПДВ | 361 | 703 | 120 |
| 2. | Одночасно відображення сум ПДВ: по споживачах, на розрахунки з якими поширюється касовий метод нарахування зобов'язань по ПДВ (чи по не виданих податкових накладних)по споживачах, на розрахунки з якими поширюється метод нарахування | 703 703 | 643 641 | 20 20 |
| 3. | Помісячно списуємо собівартість реалізованих комунальних послуг | 901 | 23 | 100 |
| 4. | Надійшли грошові кошти від споживачів в погашення дебітореької заборгованості за спожиті послуги | 311,301 | 361 | 120 |
| 5. | Погашена дебіторська заборгованість взаєморозрахунками з підприємствами і організаціями | 63,68 | 361 | 120 |
| 6. | Нарахований резерв сумнівних боргів | 944 | 38 | 12 |
При реалізації товарів у кредит підприємство має ризик непогашення всієї дебіторської заборгованості. Тому на підприємстві завжди є дебіторська заборгованість, щодо повернення якої є сумніви.
Головною метою нарахування резерву сумнівних боргів в бухгалтерському обліку та виключення із активів балансу і списання на витрати звітного періоду дебіторської заборгованості, яка визнана безнадійною, є забезпечення достовірною інформацією її користувачів. Складність цього полягає у врахуванні ризиків, що виникають в результати операційної, фінансової та інвестиційної діяльності. Ризик, пов'язаний із несплатою окремими споживачами дебіторської заборгованості за спожиті послуги, є одним із них і повинен аналізуватися і оцінюватися спеціалістами підприємства, виходячи із особливостей його діяльності. Найбільш суттєвим є те, що в результаті несплати деякими споживачами за послуги у підприємства виникає поточна кредиторська заборгованість, яка не має джерела покриття.
Якщо основною діяльністю підприємства є надання комунальних послуг, і воно не має інших джерел доходів, то фактично, незабезпечена грошовими коштами безнадійна дебіторська заборгованість зменшує фінансовий результат підприємства. Це означає, що зменшується прибуток і підприємство не може виконати заплановані капітальні програми. Відсутність досвіду оцінки дебіторської заборгованості та створення обгрунтованого резерву сумнівних боргів є тимчасовою проблемою. Цей посібник є однією з перших спроб окреслити методичні підходи до розрахунку обгрунтованого резерву сумнівних боргів з метою відображення його в обліку і фінансовій звітності.
В зв'язку з тим, що сьогодні спеціалісти комунальних підприємств не мають достатнього практичного досвіду застосування методики розрахунку сум безнадійної заборгованості, вони опирається на підходи до обчислення резерву сумнівних боргів, визначені в П(С)БО 10 "Дебіторська заборгованість", П(С)БО 1, 2, 3, 14, 19 та інших нормативних документах, які регламентують бухгалтерський облік дебіторської заборгованості.
Для нарахування резерву сумнівних боргів використовується рахунок 38 "Резерв сумнівних боргів". Цей рахунок є контррахунком до рахунка 36 "Розрахунки з покупцями".
За кредитом рахунка 38 "Резерв сумнівних боргів" відображається створення резерву, а за дебетом - списання сумнівної заборгованості та безнадійних боргів. Аналітичний облік на рахунку 38 "Резерв сумнівних богів" ведеться в розрізі боржників чи за строками непогашення дебіторської заборгованості.
Треба зазначити, що списання безнадійної дебіторської заборгованості не торкається Звіту про фінансові результати, тому що витрати, понесені у зв`зку з неповерненням боргу, підприємство визнало в тому ж звітному періоді, що й дохід від реалізації, пов`язаний з виникненням цієї дебіторської заборгованості. У цьому полягає принцип нарахування та відповідності доходів і витрат. За цим принципом для визначення фінансового результату звітного періоду слід зіставити доходи звітного періоду з витратами, які були здійснені для отримання цих доходів. При цьому доходи і витрати відображаються в обліку і звітності у момент їх виникнення, незалежно від часу надходження і сплати грошей. Фактична сума списаних безнадійних боргів рідко збігається з розрахунковим резервом сумнівних боргів. Якщо суми безнадійних боргів, які списуються, менше від суми нарахованого резерву, рахунок 38 "Резерв сумнівних боргів" буде мати кредитове сальдо на кінець звітного періоду. Якщо суми безнадійних боргів у поточному періоді більш, ніж нарахований резерв, то частина безнадійного боргу, яка перевищує нарахований резерв безнадійних боргів, списується за рахунок витрат поточного періоду (дебет рахунка 944 "Сумнівні та безнадійні борги").
Сума списаної безнадійної дебіторської заборгованості обліковується на позабалансовому субрахунку 071 "Списана дебіторська заборгованість" протягом не менше трьох років з дати списання для спостиреження за можливістю її стягнення у випадках зміни майнового становища боржника. Дебіторська заборгованість остаточно списується з субрахунка 071 "Списана дебіторська заборгованість" після надходження суми в порядку відшкодування або у зв`язку із закінченням строку обліку такої заборгованості.
Стан розрахунків у житлово-комунальному господарстві на сьогодні досить критичний, що викликано головним чином недостатністю тарифів на ЖКП і великою заборгованістю населення і бюджету перед підприємствами ЖКГ. Зростання дебіторської заборгованості спричиняло і зростання кредиторської, зокрема за енергоносії.
Одна з найбільших проблем в розрахунках за ЖКП — велика заборгованість населення.
Досвід свідчить, що найбільшими неплатниками є досить забезпечені громадяни. Боротьба з боржниками є необхідною, і в останні роки держава почала вживати заходів у цьому напрямку.
Основний законодавчо дозволений шлях у боротьбі з боржниками — судове рішення (раніше можливий був також нотаріальний запис). У переважній більшості випадків суд розглядає справи на користь житлово-комунальних підприємств, але це вимагає коштів, при цьому механізм стягнення заборгованості недостатньо дієвий, тому багато підприємств не поспішали до суду, поки не почали минати терміни позовної давності. У теперішній час звернення житлово-комунальних підприємств до суду повинні активізуватися, оскільки після внесення змін до Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" від 22.05.97 р. № 283 навіть після закінчення терміну позовної давності виключення простроченої заборгованості з валового доходу не можливе, якщо не було вжито дієвих заходів для її стягнення.
Найбільш дієвий спосіб боротьби — припинення надання послуг. Але на сьогодні відключити за несплату можуть, фактично, тільки телефон та електроенергію, і запроваджена, зокрема, в Києвї оплата електроенергії за однією квитанцією з ЖКП — це суттєвий крок у боротьбі за своєчасну оплату рахунків.
Ефективним напрямком подолання заборгованості є її реструктуризація, що дає змогу боржникам сплачувати борги поступово, а підприємствам ЖКГ — продовжити строки позовної давності. На жаль, не узаконений такий спосіб боротьби як обов'язкове стягнення заборгованості при будь-якому відчуженні квартири, оскільки довідка про відсутність заборгованості з оплати житла не є обов'язковим документом при продажу, наприклад, квартири. Тому на практиці можливе оформлення операції з продажу квартири за наявності заборгованості. Незаконною вважається також відмова житлових організацій в наданні будь-яких довідок боржникам, що теж могло б бути одним зі шляхів боротьби. Тобто на сьогодні маємо парадоксальну ситуацію: відключити гарячу воду чи несвоєчасно підключити тепло всьому будинку можна, хоч у ньому більша частина мешканців не мають заборгованості, а окремим боржникам — не можна; тобто можна карати акуратних платників, але не можна карати боржників.
Багато проблем виникає при обліку розрахунків з покупцями житлово-комунальних послуг, в першу чергу з населенням: