Посадові особи органу служби зобов'язані поставити підпис в журналі реєстрації контрольних заходів підконтрольного суб'єкта. Факт ненадання підконтрольним суб'єктом журналу фіксується у вступній частині аудиторського звіту.
Керівник підконтрольного суб'єкта має забезпечити посадовим особам органу служби, що проводять державний аудит місце для роботи, створити умови для зберігання документів, користування зв'язком, комп'ютерною, розмножувальною та іншою технікою для виконання посадових обов'язків.
Посадові особи органу служби мають право на свій письмовий запит одержувати від підконтрольного суб'єкта документи та довідкові матеріали, що стосуються його діяльності, необхідні для проведення державного аудиту.
Відповідальність за достовірність інформації та документації, наданої посадовим особам органу служби для дослідження під час проведення державного аудиту, несуть посадові особи підконтрольного суб'єкта, що її склали, затвердили, підписали чи засвідчили.
Під час проведення державного аудиту посадовими особами підконтрольного суб'єкта на запит посадових осіб органу служби або за власною ініціативою можуть надаватися письмові пояснення з питань, що виникли під час проведення такого державного аудиту.
У разі, якщо пояснення вимагає посадова особа органу служби, письмовий запит з відповідним переліком питань вручається посадовою особою органу служби посадовим особам підконтрольного суб'єкта, від яких вимагаються пояснення, під їх особистий підпис про отримання.
Пояснення оформляються на ім'я керівника органу служби, або його заступника, який призначив державний аудит, та підписуються посадовою особою підконтрольного суб'єкта, яка їх надає з обов'язковим зазначенням дати. Якщо посадова особа підконтрольного суб'єкта відмовляється від надання письмових пояснень, цей факт фіксується в аудиторському звіті.
Для підтвердження викладених в аудиторському звіті фактів порушень посадові особи органу служби, у разі потреби, отримують від підконтрольного суб'єкта завірені належним чином копії документів, які засвідчують відповідні порушення, і долучають їх до матеріалів державного аудиту.
Якщо керівник підконтрольного суб'єкта чи інші його посадові особи відмовляються від надання завірених копій документів, це зазначається в аудиторському звіті.
Посадові особи органу служби під час проведення контрольних заходів можуть вилучати оригінали документів за умовами та процедурою, передбаченими пунктом 20 Порядку проведення інспектування державною контрольно-ревізійною службою, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20.04.2006 № 550.
У разі недопущення посадових осіб органу служби до проведення державного аудиту та ненадання необхідних для дослідження документів, наявності інших об'єктивних і незалежних від органу служби обставин, що унеможливлюють або перешкоджають проведенню державного аудиту, посадова особа органу служби складає акт із зазначенням таких фактів, який підписується та вручається керівнику підконтрольного суб'єкта у тому ж порядку, що й аудиторський звіт.
У разі усунення таких обставин державний аудит за рішенням керівника органу служби може бути завершений у встановленому законодавством порядку. При цьому до його тривалості не входить термін, протягом якого державний аудит фактично не проводився. Інакше, державний аудит не вважається проведеним і орган служби має право вдруге організувати та провести державний аудит на підконтрольному суб'єкті, зокрема у плановому порядку, упродовж того ж календарного року.
Про факти недопущення посадових осіб органу служби до проведення державного аудиту, ненадання необхідних для дослідження документів та інші незалежні від органу служби обставини, що перешкоджають проведенню державного аудиту, орган служби письмово інформує правоохоронні органи для вжиття заходів, передбачених законодавством.
Станом на 29.12.2010 Управлінням завершено 11 аудитів організації та стану контрольно-ревізійної роботи в центральних органах виконавчої влади, а саме: Державному комітеті з питань регуляторної політики та підприємництва; Державному комітеті у справах ветеранів; Державному комітеті з промислової безпеки, охорони праці та гірничого нагляду; Міністерстві освіти і науки; Державному комітеті з питань технічного регулювання та споживчої політики; Державній митній службі; Державному комітеті статистики; Національному космічному агентстві; Міністерстві промислової політики України; Міністерстві аграрної політики України; Державному комітеті України з ветеринарної медицини.
Крім цього, завершено дослідження стану усунення порушень і недоліків, виявлених державним аудитом організації та стану контрольно-ревізійної роботи в системі Держкомзему, а також перевірку окремих питань викладених у депутатському зверненні народного депутата Г. Задирко в Міністерстві транспорту та зв'язку.
2.4 Узагальнення, документальне оформлення та особливості реалізації
результатів здійснення ревізії підрозділами ДКРС
Документування результатів контрольних заходів за змістом і формою складається з робочих, офіційних, додаткових та супровідних документів.
Робоча документація, складена за результатами контрольних заходів, являє собою допоміжні неофіційні записи, в яких службова особа, що здійснює контрольний захід, фіксує отриману в його процесі інформацію. Робоча документація може бути оформлена у вигляді простих записів, таблиць з групуванням цифрових чи інших даних та їх аналізом тощо.
Робоча документація складається відповідно до теми контрольного заходу, може містити всі або окремі опрацьовані та документовані результати досліджень службової особи, яка здійснює контрольний захід, та повинна сприяти забезпеченню складання офіційної документації.
Після завершення контрольного заходу робоча документація знищується особою, що безпосередньо її склала, за винятком передбачених законодавством випадків, що регламентують необхідність її зберігання.
Офіційна документація, складена за результатами контрольних заходів, є основною частиною матеріалів контрольних заходів і являє собою обов'язкові для складання документи. До офіційної документації належать звіти, довідки та протоколи.
Додаткова документація, складена за результатами контрольних заходів, є невід’ємною частиною матеріалів контрольних заходів і являє собою оформлену як додатки (частіше всього у вигляді зведених реєстрів, пояснень тощо) інформацію, що підтверджує підсумки дослідження за окремими напрямами або процесами контрольного заходу, які зафіксовані в офіційній документації.
Супровідна документація, складена за результатами контрольних заходів, може мати характер:
- офіційної (листування з органами державної влади та органами місцевого самоврядування, суб'єктами господарювання і громадянами з питань, які стосуються результатів контрольного заходу, інші офіційні документи, оформлені після закінчення контрольного заходу);
- неофіційної (внутрішні документи суб'єктів державного фінансового контролю стосовно розгляду або оцінки результатів контрольних заходів).
Загальною вимогою щодо оформлення офіційної та супровідної документації, яка має офіційний характер, складеної за результатами контрольних заходів, є зазначення обов'язкових реквізитів: назви міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади; назви виду документа; дати; номера; місця складання; тексту; позначки про наявність додатків; підпису (підписів) уповноважених осіб. [18]
Матеріали контрольного заходу являють собою повну або часткову сукупність офіційної, додаткової та супровідної документації, що має офіційний характер, складеної за результатами контрольного заходу. [9]
Враховуючи, що Управлінням гармонізації державного внутрішнього фінансового контролю проводяться контрольні заходи у вигляді державного аудиту організації та стану внутрішньої контрольно-ревізійної роботи в системі центральних органів виконавчої влади, то за результатами таких контрольних заходів готується аудиторський звіт, невід’ємною частиною якого є протокол погодження.
Результати державного аудиту оформляються аудиторським звітом зі складанням протоколу його погодження, який є його невід'ємною частиною.
Мова аудиторського звіту – державна, стиль – науковий, чіткий, без орфографічних і синтаксичних помилок, послідовність – логічна. Залежно від особливостей і змісту Звіт складають у вигляді тексту, ілюстрацій, таблиць або їх сполучень.
Результати державного аудиту оформляються на паперових носіях і повинні мати наскрізну нумерацію сторінок. На першому титульному аркуші аудиторського звіту зазначається назва документа, дата, реєстраційний номер, місце складання та номер примірника.
У Звіті мають бути розкриті адекватно усі питання, передбачені програмою аудиту.
За структурою Звіт має такі основні частини:
- Загальна частина (перелік скорочень, резюме, вступ).
- Аналітична частина (результати аудиторських процедур, дослідження програмних питань).
- Підсумкова частина (висновки, рекомендації, джерела інформації).
Виходячи з вищесказаного, слід зазначити, що аудиторський звіт повинен містити:
- перелік скорочень та скорочення назв нормативних документів;
- резюме, яке містить стислий зміст результатів аудиту;
- вступ, у якому зазначається: підстава для проведення державного аудиту, тема та період державного аудиту, назва органу служби та підконтрольного суб'єкта, його місцезнаходження, перелік посадових осіб, які проводили державний аудит, та осіб, які відповідали за організацію та стан внутрішньої контрольно-ревізійної роботи у відповідний період, дата початку і закінчення державного аудиту;