Соответствующие исполненным документам карточки извлекают из контрольных картотек и помещают в единую картотеку исполненных документов, систематизированную по предметно-вопросному признаку, иногда по структурному, или по исполнителям. Наименования рубрик такой картотеки соответствуют предметам (вопросам) деятельности организации, названиям структурных подразделений или фамилиям ответственных исполнителей.
В учреждениях по данным карточек, хранящихся в ячейке «Документы, не исполненные в срок», периодически (1-2 раза в неделю или декаду) заполняют перечни не исполненных в срок документов, направляют их в структурные подразделения и после заполнения там соответствующих граф возвращают в контрольную службу. В некоторых случаях сведения о документах, не исполненных в срок, могут передаваться непосредственно руководству учреждения. Решения руководителя записывают в графе «Примечание».
Ежедневно службами делопроизводства составляется справка о работе с документами следующей формы:
Справка о работе с документами
_____________________________________________________________
Наименование организации
по состоянию на ___________________________ 2000 г.
| Всего передано документов | Всего поставлено на контроль | Из них | Находятся на исполнении | В том числе | Всего отправлено документов | ||
| Исполнено сначала года | В т.ч. с нарушением срока | С нарушением срока | На дополнительном контроле | ||||
Приведем пример составления такой справки подразделением службы делопроизводства:
| Всего передано документов | Всего поставлено на контроль | Из них | Находятся на исполнении | В том числе | Всего отправлено документов | ||
| Исполнено с начала года | В т.ч. с нарушением срока | С нарушением срока | На дополнительном контроле | ||||
| Отдел профессиональной подготовки 100 Отдел воспитательной работы200Отдел развития 150 | 50 100 100 | 10 50 50 | 5 1 10 | 40 50 50 | 10 - 5 | 5 10 10 | 25 150 100 |
По данному отчету служба документационного обеспечения управления может проследить, как работает с документами каждое структурное подразделение. И когда руководителю трудно определить вклад конкретных работников в решение общих вопросов, он может посмотреть качество работы с документами, исполнительскую дисциплину. Такие сведения помогают руководителю принять правильные решения по оценке труда работников.
Задания
1. Покажите движение документов в организации (поступающих, внутренних, отправляемых).
2. Порядок регистрации документов.
2.1. Можно ли протоколы регистрировать вместе с приказами?
2.2. Правильно ли зарегистрированы поступившие в организацию документы:
1) вх. № 980 от 2.12.2000 2) вх. № 981 от 06.01.2000
2.3. Можно ли регистрировать приказы по основной деятельности с приказами по личному составу?
2.4. Можно ли приказы регистрировать следующим образом: от 12.01.2000 №5, от 12.01.2000 №6, от 14.01.2000 №7, а затем от 12.01.2000 №5а?
2.5. Какая дата указывается при регистрации протокола?
2.6. Можно ли внутри организации осуществлять переписку между отделами, и если да, то как вы себе это представляете?
2.7. Допускается или нет регистрация обращений граждан вместе со служебными документами?
3. Какие существуют сроки исполнения документов?
4. Определите объем документов в организации за 1 год.
5. Если Вы отправляете письмо в три адреса на бланке с изображением Государственного герба РФ, то можно ли во второй и третий адрес отправлять копию бланка?
6. Объясните порядок выдачи бланков должностным лицам организации.
Приложения
Приложение 3.1
Регистрационная карточка поступающей корреспонденции
| Дата регистрации и входящий номер | От кого поступил документ | Количество Листов и экземпляров | Дата и исходящий номер полученного документа |
Краткое содержание документа ______________________________
_________________________________________________________
Кто направил документ. Резолюция __________________________
_________________________________________________________
Оборотная сторона
| Дата передачи на исполнение | Кому направлен документ | Расписка в получении | Дата возврата, расписка принявшего документ | Номер дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении |
Отметка о контроле и исполнении ____________________________
_________________________________________________________
Когда и кем документ снят с контроля ________________________
_________________________________________________________
Приложение 3.2
Регистрационная карточка отправляемой корреспонденции
| Дата и порядковый регистрационный номер | Количество листов и экземпляров | Кому направлен документ | Расписка в получении или номер реестра, дата |
Краткое содержание документа ______________________________
_________________________________________________________
Кем подписан документ ____________________________________
_________________________________________________________
Оборотная сторона
| Входящий номер исполненного документа | Номер дела, в которое помещена копия документа, и номера листов | Отметка о полученном ответе, дата |
Приложение 3.3
Справка о работе с документами в__________________________
Наименование организации
по состоянию на_________________2000 г.
| Всего передано документов | Всего поставлено на контроль | Из них | Находятся на исполнении | В том числе | Всего отправлено документов | ||
| Исполнено сначала года | В т.ч. с нарушением срока | С нарушением срока | На дополнительном контроле | ||||
Тема 4.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Распорядительная деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнение. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это — приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.
Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.
К сожалению, в последнее время сохранности документов по личному составу уделяется недостаточное внимание. Анализ, проведенный Комитетом государственной архивной службы Новосибирской области, показал, что из 1458 проверенных предприятий только 20% имеют специальное помещение для хранения таких документов. Как правило, документы рассредоточены по столам, шкафам, подсобным помещениям, находятся в бесхозном состоянии. При этом ответственные за данную работу лица часто меняются. Только в 30 организациях есть штатные единицы, отвечающие за сохранность документов по личному составу, а в 300 — не назначены даже ответственные. В результате в каждой четвертой из проверенных организаций обнаружена частичная или полная утрата документов. Проверка 20 уже приватизированных предприятий Новосибирска показала, что они практически остались без архива.
Распоряжением Правительства Российской Федерации от 23.04.92 № 381-р и постановлением Администрации Новосибирской области от 20.05.92 № 206 органам исполнительной власти на местах было рекомендовано рассмотреть вопросы о создании архивов для хранения и использования документов по личному составу и выделении для этих целей соответствующих помещений, штатных единиц и фонда оплаты труда работников. Принято также постановление администрации области от 02.08.92 № 183 «О создании в городах и районах области архивов по личному составу».
Работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, обязательно должны знать Трудовой кодекс РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников (см. прилож. 4.1-4.3).
К документам по личному составу относятся:
• заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;
• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);
• трудовые книжки;
• личные дела;