Делопроизводство 6 (стр. 19 из 49)
Анкета или личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Она заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При ее заполнении используются
• паспорт;
• трудовая книжка;
• военный билет;
• документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
• документы об имеющихся изобретениях.
В графе «Образование» анкеты или личного листка применяют формулировки: «среднее (полное, общее)», «неполное начальное профессиональное», «среднее профессиональное», «незаконченное высшее профессиональное» — в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.
Графа «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» заполняется на основании трудовой книжки. В этой графе фиксируется также обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.
В графе «Семейное положение» используются следующие формулировки: «женат» («замужем»), «разведен(а)» «вдовец» («вдова»), «холост» («не замужем»), после чего перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь). При этом указываются фамилия, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.
Ниже приведен образец внутренней описи документов, имеющихся в личном деле:
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
00.00.0000
документов дела №
| № п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | № листов дела | Примечание |
| Итого ____________________________________________________документов (цифрами и прописью)Количество листов внутренней описи ___________________________________ (цифрами и прописью)Должность Подпись И. О. Фамилия | |||||
Характеристика — это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.
Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Она имеет следующие реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.
В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части. Первая — это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника. В некоторых видах характеристик эти данные располагают от 4-го положения табулятора, столбиками, через один межстрочный интервал. Однако, если это требование специально не оговорено в инструкции по ведению делопроизводства учреждения, первая часть может быть оформлена как обычный текст, т.е. от 1-го положения табулятора и через 1,5 межстрочного интервала.
Вторая часть текста характеристики — данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.).
Третья часть — собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту.
Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.
Текст характеристики излагается от третьего лица.
Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения.
Автобиография — документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу). Форма изложения — повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.
Основные реквизиты в автобиографии: название документа (автобиография); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения; место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись.
Задания
1. Напишите приказ генерального директора закрытого акционерного общества «Д и О» о приеме вас на работу бухгалтером.
2. Составьте приказ об освобождении вас от работы в фирме «Орбита» в связи с переездом на новое местожительство.
3. Составьте приказы: а) о приеме на работу бухгалтером Ивановой И.П.; б) об увольнении переводом в другую организацию. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.
4. Составьте характеристику-рекомендацию на работника вашего предприятия для поступления его в аспирантуру Новосибирской академии экономики и управления.
5. Напишите заявление о приеме вас на работу экономистом в государственное предприятие по связи и информатике «Россвязь-информ».
6. Напишите заявление о предоставлении вам административного отпуска по семейным обстоятельствам. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
7. Напишите автобиографию, необходимую для оформления документов при поступлении на работу.
8. Оформите запись в трудовой книжке об увольнении вас: а) по собственному желанию; б) в связи с ликвидацией предприятия; в) в связи с несоответствием выполняемой работы предъявляемым требованиям вследствие недостаточной квалификации.
9. Составьте проект трудового договора по найму, оплате и увольнению вас. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
10. Составьте приказ о переводе на работу внутри организации.
11. Составьте приказ об увольнении работника в связи с ликвидацией предприятия.
Приложения
Приложение 4.1
Схема составления документов о приеме на работу
Приложение 4.2
Схема составления документов о переводе на другую работу внутри организации
Приложение 4.3
Схема составления документов об увольнении работника
Приложение 4.4
Унифицированная форма заявления о предоставлении отпуска
Наименование Разрешаю отпуск_____________(рабочих дней календарных)
структурного ______________________________________________
подразделения Руководитель учреждения
ЗАЯВЛЕНИЕ _______________________________________________
____от_____ Дата Подпись
___________
Место издания
010 Учетный номер ________________________________010
020 Табельный номер ______________________________020
| О предоставлении отпуска | ||
| 030 Фамилия | 030 | |
| 040 Имя | 040 | |
| 050 Отчество | 050 | |
| 060 Должность | 060 | |
| 070 Структурное подразделение | .070 | |
| 080 Вид отпуска | 080 | |
| 090 Дата ухода в отпуск | 090 | |
| 100 Количество дополнительных дней | 100 | |
| 110 Мотив дополнительного отпуска | 110 | |
| 120 Основание | 120 | |
Подпись__________________________________________________
Расшифровка подписи
Согласен предоставить отпуск с___________________________________
Дата
Виза руководителя структурного подразделения
Очередной отпуск был использован по_____________________________
Дата
Очередной отпуск может быть предоставлен на____________ рабочих дней с ________по _____________________________________________
Работает с_____________________________________________________
Начальник отдела кадров______________________ Дата______________
Подпись
Информация перенесена на машинный носитель_____________________
Подпись, дата
Приложение 4.5
Унифицированная форма № Т-2
Утверждена постановлением Госкомстата
| код |
| 0301002 |
России от 06.04.2001 № 26
________________________________ форма по ОКУД
наименование организации по ОКПО
| Номер документа | Дата |
| Дата составления | Табельный номер | Идентификационный номер налогоплательщика | Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования | Алфавит | Характер работы | Вид работы (основная, по совмес- титель- ству) | Поп (мужской, жен- ский) |
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА РАБОТНИКА