______________________________________________________________
Приложение 5.3
Регистрационная карточка устных обращений граждан
Дата, № документа_____________________________________________
Фамилия, имя, отчество заявителя ________________________________
и занимаемая должность________________________________________
______________________________________________________________
Адрес ________________________________________________________
Краткое содержание заявления ___________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Фамилия ведущего прием _______________________________________
Оборотная сторона
Кому и что поручено, дата_______________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Результат рассмотрения заявления ________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Когда и кем дан ответ ___________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________
Приложение 5.4
Аннотационный лист
________________________________200 __г.
Дата поступления письма
ФИ.О. ___________________________________________________
Место работы ____________________________________________
Район ___________________________________________________
Адрес проживания ________________________________________
Содержание обращения ___________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________
Куда обращался ранее ____________________________________
№ по классификатору ____________________________________
Доложено ________________________________________________
Направлено на исполнение ________________________________
Характер задания ________________________________________
___________________________200 г.
Дата
Подпись
__________________________________________________
Приложение 5.5
Справка о работе с письмами граждан в _________по состоянию на________________200 г.
| Должностные лица, которые рассматривали обращения (Ф.И.О.) | Доложено первому руководителю | Всего поступило на рассмотрение | В т.ч. с резолюцией первого руководителя | Из них направлено в другие организации без ответа | Всего под контролем | В т.ч. исполнено | Сроки исполнения | Находятся на исполнении | В т.ч. с нарушение срока | Находятся на дополнительном контроле | Результаты рассмотрения | ||||
| Всего | Направлено с ответом | Своевременно | С нарушением cpoка | Факты подтвердились | Факты не подтвердились | Решено положительно | |||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |
_____________________________________________________________
Итого:
______________________________________________________________
Подпись должностного лица
Приложение 5.6
Справка о приеме граждан в _________________ по состоянию на____________200 г.
| Ф.И.О. должностного лица, ведущего прием | Планировалось приемов с начала года | Фактически проведено приемов | Принято посетителей | В т.ч. принято вне графика | Принято из г. Новосибирска | Принято из области | Исполнено всего с начала года | В том числе | Из числа исполненных находилось на контроле | Находятся на исполнении | В том числе | Решено дополнительно | |||
| С нарушением срока | Даны поручения с ответом или разъяснением | Даны поручения без ответа | С нарушением срока | На дополнительном контроле | |||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |
______________________________________________________________
Итого:
______________________________________________________________
Подпись должностного лица
____________________________________________________
Приложение 5.7
Справка о поступлении писем граждан
в_____________ из районов и городов области
| Название районов и городов | За ____________200__ г. | Всего с начала года | За соответствующий период 200 __ г. |
______________________________________________________________
Итого: ___________________________________________________
Подпись должностного лица
Приложение 5.8
Справка о результатах рассмотрения предложений,
заявлений и жалоб граждан, поступивших
в____________________________________________________
Наименование организации
| За ___ 200 г | Всего с начала года | За соответствующий период |
| 1 . Общее количество поступивших писем | ||
| В том числе: | ||
| предложении | ||
| заявлений | ||
| жалоб | ||
| 2. Всего поступило писем граждан через вышестоящие органы | ||
| В том числе: | ||
| из Администрации Президента РФ | ||
| из Комитета ветеранов войны | ||
| 3. Количество повторных писем граждан | ||
| В том числе поступивших через вышестоящие органы |
Подпись должностного лица
Приложение 5.9
Справка о тематике обращений граждан,
поступивших в_______________________
Наименование организации
200 г.
| № п/п | Характер писем граждан | Количество писем |
| 1. | Финансовые вопросы | |
| 2. | Вопросы, связанные с прохождением службы | |
| в Вооруженных Силах | ||
| 3. | Вопросы промышленности, строительства, | |
| транспорта и органов связи | ||
| 4. | Вопросы сельского хозяйства и заготовок, | |
| организации фермерских хозяйств | ||
| 5. | Вопросы организации торговли в условиях | |
| рыночной экономики | ||
| 6. | Вопросы образования, работы детских | |
| дошкольных учреждений и здравоохранения | ||
| в условиях перехода к рынку | ||
| 7. | Вопросы, касающиеся работы органов юстиции | |
| и органов внутренних дел | ||
| 8. | Вопросы ремонта и эксплуатации жилого фонда | |
| 9. | Жилищные и коммунально-бытовые вопросы, | |
| вопросы приватизации жилого фонда | ||
| 10. | О нарушениях в учете и распределении жилья | |
| 11. | Вопросы деятельности органов | |
| государственной власти и управления работы | ||
| руководящих кадров | ||
| 12. | Вопросы труда и заработной платы | |
| 13. | Пенсионные и другие вопросы социального | |
| обеспечения рабочих, служащих, | ||
| колхозников, арендаторов и фермеров | ||
| 14. | Письма по другим вопросам | |
| Всего поступило писем | ||
| В том числе: | ||
| повторных | ||
| многократных | ||
| коллективных |
Подпись должностного лица
Тема 6.
ОФОРМЛЕНИЕ И СОСТАВЛЕНИЕ
ОСНОВНЫХ ВИДОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ
ДОКУМЕНТОВ
1. Современное деловое письмо
2. Организационно-распорядительные документы
3. Документы оперативной информации
1. Современное деловое письмо
Официальное письмо — один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.
Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., — объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы. Авторы изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого дома сборника «Простые письма» считают, что расточительство в словах ведет к расточительству в долларах. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы вовсе не материал для «чтения», а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам.
Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. «Всегда, во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти. Еще в V в. до н.э. древнеримский плебс требовал введения четких «писаных» законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу»[3].