Делопроизводство 6 (стр. 36 из 49)
ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести в должностную инструкцию __________________________
_________________________________________________________
(Наименование категории работников отдела)
следующие изменения:
1.________________________________________________________
2. _______________________________________________________
3. _______________________________________________________
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Визы согласования (на оборотной стороне листа)
Приложение 6.9
Образец оформления протокола
(с продольным расположением реквизитов)
Герб РФ
Наименование организации
ПРОТОКОЛ
____________________ № _________________
Дата
_______________________________
Место издания
Заголовок:
Заседания комиссии по...
Председатель — Смирнов С.С.
Секретарь — Антонова М.И.
Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
(если до 15 человек, то в протоколе
указываются фамилии с инициалами
в алфавитном порядке через запятую)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О порядке подготовки к конференции.
Доклад заведующего...
2. О...
1. СЛУШАЛИ:
Соколову А.И. — текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Иванов М.И. — краткая запись выступления (от третьего лица).
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Одобрить...
1.2....
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Председатель Подпись С.С. Смирнов
Секретарь Подпись М.А. Антонова
Приложение 6.10
Образец оформления справки
Наименование организации Адрес организации,
которой направляется
справка
СПРАВКА
_____________№ _____________
Дата
____________________________
Место издания
_________________________________________________________
Ф.И.О. полностью
работает в должности ______________________________________
Ее месячный оклад _____________________________________руб.
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Приложение 6.11
Образец оформления докладной записки
Наименование организации
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
_________________№ ________ Адресат
Дата
____________________________
Место издания
Текст
(Содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя).
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Приложение 6.12
Образец оформления объяснительной записки
Подразделение, отдел Руководителю организации
отдела, подразделения
Фамилия, инициалы
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
____________№ ______________
Дата
Заголовок («О» или «Об»)
Текст
(Содержит объяснение причины невыполнения какого-либо распоряжения, приказа, устного указания).
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Приложение 6.13
Образец оформления акта
Герб РФ 1. УТВЕРЖДЕНО
Наименование организации Приказ руководителя
АКТ от_________ №____
_________№ ___________ Дата
Дата или
______________________2. УТВЕРЖДАЮ
Место издания Должность___________
Инициалы, фамилия
_______________
Подпись
Дата
(Например. "Об уничтожении...")
Заголовок акта
Основание: приказ руководителя _____________________________
_______________________от __________________№ ___________
«_______________________________________________________»
Составлен комиссией: _____________________________________
Председатель:____________________________________________
Должность, фамилия, инициалы
Члены комиссии: 1. _______________________________________
Должность, фамилия, инициалы
2. _______________________________________
Должность, фамилия, инициалы
Текст
Составлен в 3-х экземплярах:
1-й экземпляр:
2-й экземпляр:
3-й экземпляр:
Председатель комиссии Подпись Инициалы, фамилия
Члены комиссии Подпись Инициалы, фамилия
Приложение 6.14
Образец оформления телеграммы
(Оставлять место для
штампа организации)
Адресат
Целях реализации государственной программы улучшения лекарственного обеспечения зпт развития фармацевтической промышленности 1999 — 2000 годах Администрация Новосибирской области просит сообщить основные показатели указанной программы территории зпт в том числе предусмотренные строительству объектов зпт объемы финансирования из республиканского бюджета тчк Должность и фамилия
______________________________________________________________
Полный адрес отправителя
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Печать
Дата
Фамилия исполнителя
и его телефон
Исх. № ___________от ________________
Приложение 6.15
Образец оформления служебного письма
(с продольным расположением реквизитов)
Герб РФ
Наименование организации
______________________________________________________________
Справочные данные организации
____________№ ______________ Адресат
Дата
На № ___________от __________
Заголовок письма
(начинается с предлогов
"О" или "Об")
Текст
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Фамилия исполнителя
и номер его телефона
(или Ф.И.О. исполнителя
и номер его телефона) .
Примечание. Если письмо на листе формата А4 — обязателен заголовок, ( формата А5 — заголовок не обязателен.
Приложение 6.16
Образец оформления плана
УТВЕРЖДАЮ
______________________________
Должность
______________Инициалы, фамилия
Подпись
_____________________
Дата
ПЛАН
______________________________________________________________
Чего
1. Провести совещание рабочей группы.
Срок 12.01.2000
Отв. Круглое И.И.
2.
3.
и т.д.
Должность Подпись Инициалы, фамилия
Приложение 6.17
Образец табличной формы плана
(угловое расположение реквизитов)
1. УТВЕРЖДАЮ
___________________________
Должность
____________________Инициалы, фамилия
Подпись
___________________________
Дата
или
2. УТВЕРЖДЕН
Приказом _____________№ ___________
Дата
ПЛАН
______________________________________________________________
Чего
| № п/п | Наименование | Срок исполнения | Ответственный за исполнение |
Должность Подпись Инициалы, фамилия
Приложение 6.18
Расположение реквизитов письма
(продольный вариант)
Приложение 6.19
Расположение реквизитов письма
(угловой вариант)
Приложение 6.20
Расположение основных реквизитов служебного письма
Приложение 5.21
Пример оформления служебного письма
Тема 7.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ.
ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ
ДЛЯ ХРАНЕНИЯ В АРХИВЕ
1. Общие положения
2. Формирование дел
3. Подготовка документов к последующему хранению и использованию
1. Общие положения
Номенклатура дел—это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.
Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.
Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения.
Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.
Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой — обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.
Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.