10. Составьте формуляр-образец сводной номенклатуры дел, номенклатуры дел структурного подразделения.
Приложения
Приложение 7.1
Образец оформления номенклатуры дел
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Должность руководителя
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _________ _________________
Подпись Инициалы, фамилия
____________ _____________ _____________________________
Дата Регист. номер Дата
На _______________ год
| Индекс дела | Заголовок дела (тома) | Количество дел (томов) | Срок хранения дела (тома), номер статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
______________________________________________________________
Наименование структурного подразделения организации
01-01 (Указывается заголовок (Указывается срок
дела) хранения)
01-02 и т.д.
______________________________________________________________
Наименование структурного подразделения организации
02-01
02-02 и т.д.
______________________________________________________________
Должность руководителя,
отвечающего за составление
номенклатуры дел Подпись Инициалы, фамилия
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в 1999 году
По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой ЭПК | ||
Постоянного
Временного
(свыше 10 лет)
Временного
(до 10 лет
включительно)
ИТОГО:
_________________________________________________________
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
__________________________
Должность руководителя,
отвечающего за составление
номенклатуры дел Подпись Инициалы, фамилия
СОГЛАСОВАНО:
Зав. госархивом
___________________района Подпись Инициалы, фамилия
Приложение 7.2
Примерная номенклатура дел территориальной
администрации района
АДМИНИСТРАЦИЯ УТВЕРЖДАЮ
__________________(района, города) Глава Администрации
Управление делами (общий отдел) ___________района, города
______Инициалы, фамилия
Подпись
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ __________________________
30.12.99 №01-00 Дата
на 2000 г.
| Индекс дела | Заголовок дела (тома) | Количество дел (томов) | Срок хранения дела (тома), норма статей по перечню | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 01-01 | Постановление администрации области (мэрии города) - копии | До минования надобности | ||
| 01-02 | Распоряжения администрации области (мэрии города) - копии | То же | ||
| 01-03 | Постановления администрации района (города) по основной деятельности и документы к ним | Постоянно | ||
| 01-04 | Распоряжения администрации района (города) по основной деятельности и документы к ним | Постоянно | ||
| 01-05 | Постановления администрации района (города) по личному составу (прием, увольнение, перемещение) -подлинники | 75 лет (ЭПК) | ||
| 01-06 | Распоряжения администрации района (города) по личному составу (прием, увольнение, перемещение) -подлинники | 75 лет (ЭПК) | ||
| 01-07 | 1ереписка с вышестоящими организациями по основной деятельности | Статьи по перечню, 5 лет (ЭПК) | ||
| 01-08 | Переписка с организациями, учреждениями, предприятиями области | 5 лет (ЭПК) | ||
| 01-09 | Журнал (карточки) регистрации постановлений администрации области (мэрии города) | 3 года (ЭПК) | ||
| 01-10 | Журнал (карточки) регистрации постановлений администрации области (мэрии города) | 3 года | ||
| 01-11 | Журнал (карточки) регистрации постановлений администрации района (мэрии города) | Постоянно | ||
| 01-12 | Журнал (карточки) регистрации распоряжений администрации района (мэрии города) по основной деятельности | Постоянно, ст. 106а | ||
| 01-13 | Журнал (карточки) регистрации входящей корреспонденции администрации (мэрии города) | 3 года, ст. 1066 | ||
| 01-14 | Журнал (карточки) регистрации исходящей корреспонденции администрации района (города) | 3 года, ст. 1066 | ||
| 01-15 | Предложения, заявления и жалобы граждан | 3 года, ст. 35 | ||
| 01-16 | Карточки регистрации письменных обращений граждан | 3 года | ||
| 01-17 | Карточки личного приема граждан руководителями администрации района | 3 года, ст. 103 | ||
| 01-18 | Номенклатура дел | 5 лет | ||
| 01-19 | Положение об отделе (управлении) | Постоянно | ||
| 01-20 | Должностные обязанности работников отдела (управления) | Постоянно | ||
| 01-21 | Справочно-информационные материалы по учету и исполнению документов | 3 года | ||
| 01-22 | Материалы (протоколы и документы к ним) заседаний коллегий во главе администрации района, города (мэрии) | Постоянно | ||
| 01-23 | Акты о выделении документов и дел к уничтожению | Постоянно | ||
| 01-24 | Опись № 1 дел постоянного срока хранения | Постоянно |
Управляющий делами
(зав. общим отделом) Подпись Инициалы, фамилия
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в 1999 году
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой ЭПК | ||
Постоянного
Временного
(свыше 10 лет)
Временного
(до 10 лет
включительно)
ИТОГО:
_________________________________________________________
Управляющий делами
(зав. общим отделом) Подпись Инициалы, фамилия
СОГЛАСОВАНО
Зав. госархивом Подпись Инициалы, фамилия
______________района Дата
АДМИНИСТРАЦИЯ УТВЕРЖДАЮ
________района, города, мэрии Глава администрации
_____района, города
____Инициалы, фамилия
Подпись
СВОДНАЯ _____________________
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Дата
30.12.1999 №01-00
на 2000 г.
| № п/п | Наименование структурных подразделений, отделов, комитетов, администрации района (города), мэрии | Индексы отделов |
| 1. | Управление делами (общий отдел) | 01 |
| 2. | Контрольное управление (отдел) | 02 |
| 3. | Другие отделы, комитеты администрации района (города, мэрии) | 03,04... |
____________________________________________
Приложение 7.3
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных
в ___________году в организации
По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой ЭПК | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| ИТОГО | |||
Должность руководителя службы
документационного обеспечения Подпись Инициалы, фамилия
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Должность передавшего сведения Подпись Инициалы, фамилия
__________________________________________________
Приложение 7.4
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных
в _____году в структурном подразделении
По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой ЭПК | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| ИТОГО | |||
Должность ответственного
за делопроизводство Подпись Инициалы, фамилия
Дата
Итоговые сведения переданы в службу Документационного обеспечения управления министерства, ведомства.
Должность передавшего сведения Подпись Инициалы, фамилия Дата
Приложение 7.5
Образец формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя
АКТ Подпись Инициалы,
_________№ _________ Дата Фамилия
_____________________
Место составления
О выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании _____________________________________________
Название и выходные данные перечня
______________________________________________________________
документов с указанием сроков их хранения
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда
№_____________________
Название фонда
| № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок | Дата дела или крайние даты | Номера описей (номенклатур) за год(ы) | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи | Кол-во дел (томов, частей) | Сроки хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого ___________________дел за _______________________годы
Цифрами и прописью