Описи дел постоянного хранения за ______________годы, утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК
______________________________________________________________
Наименование архивного учреждения
(протокол от _____________№_____________)
Должность лица, проводившего
экспертизу ценности документов Подпись Инициалы, фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК
___________№ ____________
Документы в количестве _____________________дел, весом ___кг
Цифрами и прописью
сданы в_________________________________________________
Наименование организации
на переработку по приемо-сдаточной накладной от_____________
№ _________________________
Должность работника,
сдавшего документы Подпись Инициалы, фамилия
Изменения в учетные документы внесены.
Должность работника центрального
архива (службы Документационного
обеспечения управления), внесшего
изменения в учетные документы Подпись Инициалы, фамилия
Приложение 7.6
Образец листа — заверителя дела
ЛИСТ — ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №___________
В дело подшито (вложено) и пронумеровано______________
Цифрами и прописью
листа(ов)
В том числе: литерные листы____________________________
Пропущенные номера _________________________+ листов
внутренней описи __________________________________________
| Особенности физического состояния | Номера листов |
| и формирования дела | |
| 1 | 2 |
Должность лица, составившего
заверительную надпись Подпись Инициалы, фамилия
_____________________________________________
Приложение 7.7
Образец формы внутренней описи документов дела
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела №_________________
| № п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого_____________________________ документов
Цифрами и прописью
Количество листов внутренней описи _______________________
Цифрами и прописью
Должность лица, составившего
внутреннюю опись документов
дела Подпись Инициалы, фамилия
Дата
________________________________________________
Приложение 7.8
Форма обложки дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения
______________________________________________________________
Ф.И.О. ____________________
Оп. № _____________________
Д. № ______________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Наименование учреждения и структурного подразделения
ДЕЛО №________________ТОМ №___________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Заголовок дела
______________________________________________________________
Дата
На_______________ лист
Хранить ______________
Ф.И.О. ____________________
Оп. № _____________________
Д. № ______________________
Приложение 7.9
Наименование должности
руководителя организации
Подпись Инициалы,
фамилия
Дата
Фонд №___________
Опись №___________
дел постоянного хранения
за __________год
______________________________________________________________
Название раздела структурного подразделения министерства, ведомства
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Кол-во листов в деле (томе, части) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
В данный раздел описи внесено ___________________________дел
Цифрами и прописью
с № _________по №____________ , в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Должность
составителя описи Подпись Инициалы, фамилия
Заведующий архивом
(лицо, ответственное за архив) Подпись Инициалы, фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭК Протокол ЭПК
Наименование организации архивного учреждения
_____________№ _______________ № _________________
Приложение 7.10
Примерная номенклатура дел
профессионального училища, лицея
Комитет по начальному УТВЕРЖДАЮ
профессиональному образованию Директор профессионального
Администрации Новосибирской училища (лицея) №________
области ________ __________________
Подпись Инициалы, фамилия
Профессиональное училище
(лицей) №______
Сводная номенклатура дел
на 1998-2003 гг.
| № п/п | Наименование структурного подразделения | Индекс |
| 1 | Дирекция | 1 |
| 2 | Учебно-производственная работа | 2 |
| 3 | Учебно-воспитательная работа | 3 |
| 4 | Общеобразовательная подготовка | 4 |
| 5 | Производственное обучение | 5 |
| 6 | Бухгалтерия | 6 |
| 7 | Административно-хозяйственная работа | 7 |
СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии
профессионального училища (лицея) № ________________
от «___» _______________________г. № ________________
СОГЛАСОВАНО
Протокол Центральной экспертной
комиссии Комитета по начальному
профессиональному образованию
Администрации Новосибирской области
от 29 октября 1998 г. № 2
Печать
Комитет по начальному УТВЕРЖДАЮ
профессиональному образованию Председатель комитета по
Администрации Новосибирской начальному профессиональному
области образованию
_________Я.Я. Боргено
Подпись
Дата
Примерная номенклатура дел
профессиональных училищ и лицеев
| Индекс дела | Наименование структурного подразделения (направлений деятельности), заголовок дела | Кол-во томов | Срок хранения дела (тома, части), № статьи по перечню | Примечание | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |||||
| Дирекция -01 | |||||||||
01-01 | Приказы, методические рекомендации и письма Министерства образования РФ, Комитета по начальному профобразованию | ДМН | 19"б" 21"б"2 | Не менее 5л. | |||||
01-02 | Устав училища, лицея и свидетельство об аккредитации | Пост. | 37"а" | ||||||
01-03 | Должностные инструкции сотрудников | 3 г. | 56 | После замены новыми | |||||
01-04 | Приказы директора училища по основной деятельности | Пост. | 19"а" | ||||||
01-05 | Приказы директора училища по личному составу (прием, перемещение, увольнение,аттестация) | 75л. | 19"б" | ||||||
| 01-06 | Приказы директора училища о предоставлении отпусков, взысканий, командировок | 3 г. | 19"в" | ||||||
| 01-07 | Основания к приказам | 3 г. | 492 | ||||||
| 01-08 | Журнал регистрации приказов по основной деятельности | Пост. | 106"а" | ||||||
| 01-09 | Журнал регистрации приказов по личному составу | 75л. | 508 | ||||||
| 01-10 | Переписка с Комитетом по начальному профессиональному образованию по вопросам деятельности училища | 3 г. | 495 | ||||||
| 01-11 | Карточки регистрации входящей корреспонденции | 3 г. | 106"б" | ||||||
| 01-12 | Карточки регистрации исходящей корреспонденции | 3 г. | 106"б" | ||||||
| 01-13 | Аттестационные заключения училищ | 5л. | После аттестации училища | ||||||
| 01-14 | Списки преподавателей и мастеров училища | 75л. | 511 | ||||||
| 01-15 | Годовые отчеты о численности и составе кадров училища | 5л. | 294 | ||||||
| 01-16 | Протоколы заседаний педагогического совета и документы к ним | Пост. | 16 | Поступают на хранение в госархив в фонде Комитета | |||||
| 01-17 | Личные дела работников училища (заявления, анкеты, автобиографии, копии приказов и др. | 5л. | 498"в" | После выдачи личных документов | |||||
| 01-18 | Журнал регистрации выдачи трудовых книжек | 50л. | 526 | ||||||
| 01-19 | Письменные обращения, заявления работников училищ учащихся и их родителей, других граждан | 5л. | 31 | Содержащее предложения об улучшении работы системы | |||||
| 01-20 | Акты проверки состояния делопроизводства и переписка по вопросам организации делопроизводства. Акты о проверке условий хранения документов, в училище и переписка с ЦЭК Комитета | 5л. | 118,119 | ||||||
| 01-21 | Приемо-сдаточные акты, составляемые при смене руководителей училища | Пост. | 61 | ||||||
| 01-22 | Положение об экспертной комиссии училищ, протоколы заседаний экспертной комиссии, акты о сдаче документов в госархив | Хранятся в организации | 115 | После ликвидации передаются в ОВД | |||||
| 01-23 | Сводная утвержденная номенклатура дел | Пост. | 95"а" | ||||||
| 01-24 | |||||||||
| 01-25 | |||||||||
| 01-26 | |||||||||
| Учебно-производственная работа-02 | |||||||||
| 02-01 | Книга приказов по личному составу учащихся (о зачислении, выпуске и отчислении учащихся) | 75л. ЭПК | 19"б" | ||||||
| 02-02 | Положения и инструкции по методической работе, планы работы | ДМН | 21 "б" | План не менее 5 л., 166"а" | |||||
| 02-03 | Протоколы заседаний и отчеты методических комиссий по общетехническим, специальным дисциплинам и производственному обучению | Пост. | 571 | ||||||
| 02-04 | Протоколы заседаний выпускных квалификационных экзаменационных комиссий | 75л. | 592 | ||||||
| 02-05 | Планы работы училища на год | 5л. | 166"а" | ||||||
| 02-06 | Отчеты по учебно-воспитательной работе за год и по формам 10 НК (профтех), 11 НК (профтех) | 5л. | |||||||
| 02-07 | Учебные планы, программы по производственному обучению, общетехническим и специальным дисциплинам | 5л. | 166"а" | ||||||
| 02-08 | Расписания учебных занятий училищ, документы по их изменению и дополнению. Расписания дополнительных занятий с отстающими | 1 г. | 602 | ||||||
| 02-09 | Планы, графики и анализ контроля за учебно-воспитательным процессом | 5л. | 572"а" | ||||||
| 02-10 ( | Планы повышения квалификации работников училища, стажировки мастеров производственного обучения, отчеты об их выполнении | 5л. | 572"а" | ||||||
| 02-11 | Документы о передовом педагогическом опыте заботы преподавателей общетехнических и специальных дисциплин, переписка по этому вопросу | Юл. ЭПК | 579 | ||||||
| 02-12 | Планы работы и протоколы заседаний совета мастеров, отчеты мастеров производственного обучения по учебно-воспитательной работе | 5л. | 574 577 | ||||||
| 02-13 | Журналы анализа работы преподавателей общетехнических и специальных дисциплин | 5л. | 577 | ||||||
| 02-14 | Документы педагогических чтений (доклады выступающих) | Пост. | 571 | ||||||
| 02-15 | Планы работы заведующих учебными кабинетами и отчеты об их выполнении | 5л. | 572"а" | ||||||
| 02-16 | Годовые планы, статистические отчеты о подготовке квалифицированных рабочих по установленным формам | Юл. | 548 | ||||||
| 02-17 | Планы работы кружков технического творчества учащихся по общетехническим и специальным дисциплинам, отчеты об их выполнении | 3 г. | 573 | ||||||
| 02-18 | Контрольные работы (годовые) учащихся по общетехническим и специальным дисциплинам, их анализ и графики проведения | 3 г. | 588"а" | ||||||
| 02-19 | Документы конкурсов профессионального мастерства учащихся | Юл. ЭК | 66"а" | Возможен отбор, передача в ГАНО в фонде | |||||
| 02-20 | Письменные экзаменационные (квалификационные, выпускные) работы учащихся, их анализ, выводы и предложения | 1 г. | 587 | ||||||
| 02-21 | Журналы регистрации выдачи дипломов, аттестатов | 75л. | 528 | 1 | |||||
| •02-22 | Поименные книги учащихся | 75л. | 19"б" | ||||||
| 02-23 | Личные дела учащихся (заявления, справки, характеристики) | 75л. ЭПК | 499"а" | Отчисление с курса -5л. | |||||
| 02-24 | Документы по НОТ: рационализаторские предложения и акты об их внедрении | 3 г. | 614 | ||||||
| 02-25 | Ведомости учета успеваемости учащихся. Табели успеваемости учащихся | 5л. | 597 | ||||||
| 02-26 | Документы об отчислении учащихся из училища (докладные, объяснительные, переписка) | Юл. | 613 | ||||||
| 02-27 | Журнал учета теоретических занятий учащихся | 5л. | 605 | ||||||
02-28 | Планы мероприятий по профориентационной заботе комплектования училища и сохранения контингента учащихся | 5л. | 572"а" | ||||||
| 02-29 | |||||||||
| 02-30 | |||||||||
| 02-31 | |||||||||
| Учебно-воспитательная работа - 03 | |||||||||
03-01 | Перспективные планы воспитательной работы училища на весь период обучения и год, отчеты об их выполнении | 5л. | 572"а", "б" | ||||||
| 03-02 | Планы воспитатель- ной работы училища на месяц | 3 г. | 272"б" | ||||||
03-03 | Планы работы кружков по общественным дисциплинам и кружков художественной самодеятельности, отчеты об их выполнении | 3 г. | 573 | ||||||
03-04 | Документы о работеродительского комитета (годовые планы,отчеты, протоколы) | 5л. | 577 | ||||||
03-05 | Планы работы и отчеты совета общежития | 3 г. | 167 | ||||||
03-06 | Документы о передовом педагогическом опыте воспитательнойработы классных руководителей, мастеров производственного обучения, воспитателей и работниковбиблиотеки (разработки классных часов, общеучилищных мероприятий и др.) | Юл. ЭПК | 579 | ||||||
03-07 | Документы об участии училища в смотрах и конкурсах (справки, докладные о выставках, итоги) | Юл. ЭК | 66"а" | Возможен отбор, передача в РАНО в фонде Комитета | |||||
| 03-08 | Документы по профилактике правонарушений среди учащихся (планы, протоколы, списки учащихся, состоящих на учете в органах внутренних дел, наркодиспансерах) | 3 г. | |||||||
| 03-09 | Документы о правовом воспитании учащихся (доклады, лекции) | ДМН | |||||||
| 03-10 | Переписка с органами милиции, прокуратуры, комитетом по делам несовершеннолетних по правовым вопросам | 5л. | 73 | ||||||
| 03-11 | Документы об организации летних и зимних каникул (заявки, переписка, отчеты) | 3 г. | |||||||
| 03-12 | Документы по вопросам социальной защиты учащихся (списки учащихся из числа детей, оставшихся без попечения родителей, из многодетных семей, семей беженцев и вынужденных переселенцев, детей, пострадавших от аварии на Чернобыльской АЭС, и др.) | 5л. ЭПК | |||||||
| 03-13 | Документы по вопросам медицинского обслуживания учащихся (справки, отчеты, акты углубленного медицинского осмотра) | 3 г. | |||||||
| 03-14 | |||||||||
| 03-15 | |||||||||
| 03-16 | |||||||||
| Общеобразовательная подготовка - 04 | |||||||||
| 04-01 | Положения и инструкции по методической работе; планы работы, протоколы заседаний и отчеты методических комиссий по общеобразовательным дисциплинам | дмн | Планы 5 л., 572"а", отчеты 5л., 575"а" | ||||||
| 04-02 | Учебные планы, программы по общеобразовательным дисциплинам | 5л. | 572"а" | ||||||
| 04-03 | Контрольные работы (годовые) по общеобразовательным дисциплинам, их анализ и графики проведения | 3 г. | 588"а" | ||||||
| 04-04 | Письменные экзаменационные работы по общеобразовательным дисциплинам , их анализ и графики проведения | 1 г. | 587 | ||||||
| 04-05 | Экзаменационные билеты, расписания экзаменов и консультаций | 1 г. | 566 | ||||||
| 04-06 | Сводные ведомости успеваемости и поведения учащихся, протоколы экзаменов, документы об освобождении учащихся от экзаменов | 5л. | 597 | ||||||
| 04-07 | Документы по проведению олимпиад по учебным дисциплинам (задания, инструкции по проведению, списки участников, протоколы заседаний комиссий) | 5л. ЭПК | |||||||
| 04-08 | Журналы анализа работы преподавателей общеобразовательных дисциплин | 5л. | 577 | ||||||
| 04-09 | Планы работы кружков по общеобразовательным дисциплинам, отчеты об их выполнении | 3 г. | 573 | ||||||
| 04-10 | Документы о передовом педагогическом опыте работы преподавателей общеобразовательных дисциплин и переписка по этому вопросу | Юг. ЭПК | 579 | ||||||
| 04-11 | Журналы учета теоретического обучения | 5л. | 605 | ||||||
| 04-12 | |||||||||
| 04-13 | |||||||||
| 04-14 | |||||||||
| Производственное обучение - 05 | |||||||||
| 05-01 | Планы производственной деятельности училища на год и отчеты об их выполнении | 3 г. | 573 | ||||||
| 05-02 | План производственной деятельности училища на квартал и отчеты об их выполнении | 3 г. | 573 | ||||||
| 05-03 | Планы производственного обучения групп на месяц и отчеты об их выполнении | 3 г. | 573 | ||||||
| 05-04 | Учебные программы по производственной практике, списки практикантов по объектам, копии приказов базовых предприятий по практике, отчеты мастеров производственного обучения о практике | 5л. | 609-610 | ||||||
| 05-05 | Перечни учебно-производственных работ по профессиям | 3 г. | 267 | ||||||
| 05-06 | Перечни контрольных и проверочных работ по профессиям, графики и протоколы проведения проверочных работ, их анализ, выводы и предложения | Юл. | 578 | ||||||
| 05-07 | Книга учета инструктажа по безопасности труда | Юл. | 436 | ||||||
| 05-08 | Журналы анализа работы мастеров производственного обучения | 5л. | 577 | ||||||
| 05-09 | Документы о передовом педагогическом опыте работы мастеров производственного обучения и переписка по этому вопросу | Юл. ЭПК | 579 | ||||||
| 05-10 | Технические паспорта на оборудование, планы-графики его ремонта, акты на списание пришедшего в негодность оборудования | дзн | 1670"б" | ||||||
| 05-11 | Заявки на оборудование, инструмент, материалы, учет и отчетность по их расходу | 3 г. | 988"а" | ||||||
| 05-12 | Журналы учета производственного обучения | 5л. | 605 | ||||||
| 05-13 | |||||||||
| 05-14 | |||||||||
| 05-15 | |||||||||
| Бухгалтерия - 06 | |||||||||
| 06-01 | Приказы и распоряжения Министерства образования РФ и Комитета. Инструктивные указания по финансовым вопросам органов профтехобразования, финансовых органов Госбанка и Стройбанка РФ (копии) | дмн | 19"б" 21 "б" | ||||||
| 06-02 | Приказы директора училища. Копии | дмн | |||||||
| 06-03 | Утвержденное штатное расписание профтехучилища, документы об его изменении | 3 г. | 52"а" | Хранится по месту утверждения, в Комитете | |||||
| 06-04 | Лицевые счета работников училища | 75л. ЭПК | 31 Га" | ||||||
| 06-05 | Сметы расходов на содержание училища, планы доходов и расходов по производственной деятельности, сметы специальных ассигнований на содержание аппарата управления и изменения к ним | 5л. | 229"а" | ||||||
| 06-06 | Отчеты училища по финансированию -годовые | Пост. | 303"б" | Передается в Комитет | |||||
| 06-07 | Отчеты училища по финансированию -квартальные | 3 г. | 303"в" | ||||||
| 06-08 | Главная книга | 5л. | 316 | При условии завершения ревизии | |||||
| 06-09 | Вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета (бухгалтерские проводки) | 5л. | 317 | При условии завершения ревизии | |||||
| 06-10 | Документы по тарификации преподавателей | 25л. | |||||||
| 06-11 | Книги и журналы регистрации счетов, основных ордеров, насадных, платежных ведомостей, доверенностей, поручений, материальных счетов | 5л. | 319 | ||||||
| 06-12 | Кассовые книги | 5л. | 317 | завершения ревизии | |||||
| 06-13 | Оборотные и накопительные ведомости по синтетическим и аналитическим балансовым счетам | 5л. | завершения ревизии | ||||||
| 06-14 | Оправдательные расходные документы (кассовые, мемориальные, банковские, по начислению зарплаты) | 5л. | 317 | завершения ревизии | |||||
| 06-15 | Решения судов, исполнительные листы, ведомости и переписка по удержаниям из .заработной платы | 5л. | 22 | ||||||
| 06-16 | Материалы по государственному социальному страхованию и документы об оплате за счет средств социального страхования фонду занятости, пенсионному фонду | 5л. | 322 | ||||||
| 06-17 | Авансовые отчеты | 4л. | 309 | завершения ревизии | |||||
| 06-18 | Наряды, акты на выполненные работы,табели рабочего времени и другие документыпо заработной плате | 5л. | 310 | При условии завершения | |||||
| 06-19 | Инвентарные описиимущества, сличительные ведомости, протоколы заседанииинвентаризационных комиссии | 3 г. | 323 | ||||||
| 06-20 | Акты и переписи опроведении инвентаризации, учета и переоценки имущества итоварно-материальныхценностей | 3 г. | 323 | ||||||
| 06-21 | Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности училища и документы к ним | 5л. | 334 | При условии завершения | |||||
| 06-22 | Договоры с материально ответственнымилицами | 5 л. | 337 | После истечения | |||||
| 06-23 | |||||||||
| 06-24 | |||||||||
| 06-25 | |||||||||
Итоговая запись о категориях и количестве дел,