Например:
СОГЛАСОВАНО
Глава территориальной администрации
____________________района
Наименование района
Личная подпись А. С. Сидоров
Дата
При внешнем согласовании подпись заверяется печатью. Если согласование осуществляется письмом, протоколами и др., гриф согласования необходимо оформить следующим образом:
согласовано
Письмо Сибирской академии
государственной службы
от 10.02.2000 № 305/10
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ученого совета
Сибирской академии государственной
службы
от 15.03.2000 №12
3.3.8. Согласование проектов документов
Оформляется путем визирования должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости — должность визирующего. Например:
Начальник контрольно-правового управления
Личная подпись В.А. Петров
20.01.2000
При наличии замечаний к документу визу необходимо оформить следующим образом:
Замечания прилагаются
Личная подпись А.П. Аксенов
12.02.2000
или
Замечания прилагаются
Начальник финансового управления
Личная подпись Г.В. Иванов
20.02.2000
Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в организации, ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты постановлений, распоряжений, решений коллегиальных органов визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
3.3.9. Утверждение документа
Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителем или его заместителями.
Грифы утверждения оформляются следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
____________района
Наименование
Личная подпись И.И. Завьялов
01.12.2000
или
УТВЕРЖДЕНО
Постановление главы
администрации ___________района
Наименование
от 20.01.2000 №45
3.3.10. Адресование документа
Документы адресуются в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.
При адресовании документа в организацию или структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в- именительном падеже. Например:
Администрация _______________области
Наименование
Контрольно-правовое управление
При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном. Например:
Министерство образования РФ
Управление делами
Главному специалисту
Григорьеву А.В.
При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Главе администрации
______________области
Наименование
Иванову И.И.
При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия необходимо указывать обобщенно. Например:
Администрациям районов, городов
Новосибирской области
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. Например:
Редакция газеты
«Советская Сибирь»
630105, г. Новосибирск
ул. Немировича-Данченко, 102
Документ не должен содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.
Адрес не проставляется на документах в вышестоящие организации и постоянным корреспондентам.
Слово «Копия» в адресате не указывается.
3.3.11. Резолюция
В резолюции дается указание на исполнение документа.
В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, фамилия которого, как правило, указана в резолюции первой.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
3.3.12. Оформление приложений к документу
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется следующим образом: ' Приложение: на 12 л. в 4 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, указать количество листов и экземпляров каждого. Например:
Приложения: 1. Положение о комитете по начальному профессиональному образованию — на 6 л. в 1 экз.
2. Положение об отделе воспитательной работы и социальной защиты комитета — на 4 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Приложения оформляются на стандартных листах и имеют все необходимые реквизиты.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например:
Приложение 2
к постановлению главы
администрации
от 12.02.2000 №205
3.3.13. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:
Кирсанова или Кирсанова Мария Владимировна
173355 173355
Такая отметка обязательна в служебных письмах, кроме инициативных писем, направляемых в вышестоящие организации.
3.4. Порядок подготовки и оформления проектов документов
3.4.1. Проекты постановлений, распоряжений, приказов разрабатываются должностными лицами в соответствии с поручением руководителя или в инициативном порядке.
Первый экземпляр проекта визируется должностным лицом, разработавшим данный проект, руководителем структурного подразделения, руководителем юридической службы, другими структурными подразделениями, организациями с учетом вопросов, рассматриваемых в проекте. Проекты постановлений, распоряжений главы администрации области, края, города подготавливаются согласно инструкции указанных администраций.
Тексты постановлений, приказов, как правило, состоят из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием распорядительного документа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются: автор документа, название документа, дата, номер и заголовок. В пунктах распорядительной части указываются: исполнители, действия и сроки исполнения предполагаемых действий. В последнем пункте распорядительного документа необходимо указать должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа в целом.
Проекты распорядительных документов передаются на подпись руководителю через службу ДОУ (документационного обеспечения управления), которая несет ответственность за правильность их оформления.
Распорядительные документы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
3.4.2. Протокол — документ, в котором фиксируются обсуждение вопросов и принятые решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части заполняются реквизиты: председатель, секретарь, количество присутствовавших, повестка дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Доклады, решения прилагаются к протоколу.
3.4.3. Тиражирование документов
При определении количества экземпляров тиражируемых документов следует исходить из необходимости своевременного доведения их до организаций и должностных лиц, которых данный документ касается. Тираж определяет ответственный исполнитель, согласуя его с руководителем службы ДОУ.
При подготовке документов с помощью средств вычислительной техники оформление также осуществляется на основании единых правил согласно ГОСТ Р 6.30-97.
4.Порядок прохождения документов внутри организации
4.1. Регистрация документов
4.1.1. Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем порядкового номера (начиная с начала календарного года) и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных карточках.
4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в организации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Регистрации подлежат как письменные, так и печатные документы.
4.1.3. Документы регистрируются в карточках учета (или при помощи технических средств). При регистрации обязательны следующие реквизиты: автор документа (корреспондент), название документа, дата, регистрационный номер, краткое содержание, резолюция руководителя, дата фактического исполнения документа, отметка о направлении документа в дело, подпись исполнителя, подтверждающая указание о наличии приложений, указание о промежуточных сроках исполнения, о переносе сроков исполнения, отметка о прохождении документа, оценка исполнения, срок хранения документа.