Для получения материалов со склада поставщика, уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на получение материалов формы № 2. Оформление доверенностей производится в соответствии с законодательством. Доверенность оформляется на компьютере в одном экземпляре, где верхняя часть доверенности отдается экспедитору, а нижняя часть (корешок) доверенности остается в бухгалтерии. В доверенности указывается полное название организации-покупателя, его адрес и реквизиты, организации (организации-поставщика), его адрес, дата выдачи, фамилия, имя, и отчество агента и его паспортные данные, а также наименование приобретаемых материальных ценностей. Доверенность подписывается лицом ее получившим, главным бухгалтером, ставиться на ней печать и утверждается директором или лицом на то уполномоченным. Разовые доверенности выписываются на срок до 10 дней, а постоянные до 1 года. Доверенности действительны при предъявлении паспорта. Неиспользованные доверенности подлежат возврату и аннулированию. Выдачу доверенностей регистрируют в журнале учета выданных доверенностей. Данный журнал в ОАО «Слониммебель» ведется на компьютере.
Принятые материалы доставляются на склад технических материалов организации и сдаются материально ответственному лицу. Здесь их тщательно проверяют на соответствие количества, ассортимента и качества данным, указанным в сопроводительных документах. При отсутствии расхождений поступившие материальные ценности приходуются на склад в соответствующих единицах измерения путем составления приходного ордера формы М-4. Если же материалы поступают в одной единице измерения, а опускаются в другой, то их целесообразно учитывать одновременно в двух единицах (приложение А).
Когда поступают однородные грузы от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, их приходуют общей массой в целом за день.
Когда материальные ценности от поставщиков поступают прямо в цех, они отражаются в учете как принятые на склад и переданные в цех.
В случае если количество и качество прибывших материалов не совпадает с данными сопроводительных документов, то они должны приниматься комиссией по Акту о приемке материалов формы №7. Он также составляется при приемке материалов, поступивших без документов (неотфактурованные поставки). Акт составляется в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации (по согласованию с поставщиком). Он утверждается руководителем организации или лицом, на то уполномоченным. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, а второй – отделу материально-технического снабжения для предъявления претензии поставщику (виновнику). Данный акт о приемке материалов является первичным документом при приходовании ценностей.(приложение Б)
На склад поступают также материалы их цехов и подразделений своей организации (отходы, полученные от ликвидации (списания) основных средств и другие). Они приходуются на склад по накладным-требованиям на отпуск (внутреннее перемещение) материалов. Накладные-требования составляются в двух экземплярах материально ответственными лицами цехов (подразделений), которые сдают ценности. Один экземпляр остается у сдатчика цеха (подразделения) и служит основанием для списания ценностей, а второй (по которому они приходуются) – у получателя (склада, цеха).
Подотчетные лица приобретают материальные ценности, в организациях торговли, других организациях за наличные деньги. Документами, подтверждающими стоимость приобретенных материалов, являются товарный чек, счет, или составляемый подотчетным лицом акт (справка), в котором излагается содержание хозяйственной операции с указанием даты покупки, наименования, количества материалов, цены и другие записи. Акт (справку) прилагают к авансовому отчету подотчетного лица. К товарному чеку обязательно прикладывается чек кассового аппарата. На поступившие материалы составляет приходный ордер (приложение В).
На излишки, выявленные при инвентаризации, оформляется сличительная ведомость на основании инвентаризационной описи, составленной по результатам инвентаризации. Излишки материалов передаются на склад по накладной на внутреннее перемещение.
Для учета поступления материальных ценностей в ОАО «Слониммебель» установлена программа на ПК «Учет поступления материальных ценностей», которая обеспечивает быструю разноску документов по приходу материалов – товарно-транспортных накладных, т.е. бухгалтер обрабатывает данные ТТН в компьютере, что по окончании отчетного месяца позволяет сформировать на ПК журнал-ордер №6 и вывести его на печать.
Обработка ТТН заключается в следующем: накладная на материальные ценности, поступившая с другими приходными документами в бухгалтерию предприятия, проверенные бухгалтером, разносятся в компьютер.
В документ ТТН на ПК вводится: номер ТТН по которой разносится приход, дата оформления ТТН, наименование организации поставщика (выбирается из справочника торговых партнеров), затем ниже в строке отмечается ФИО материально-ответственного лица получившего груз, номер доверенности и дата ее выписки.
Далее из справочника материальных ценностей выбирается соответствующее наименование материала по накладной, с указанием номера карточки складского учета на данные материальные ценности и номер счета (10/1, 10/4), затем заносится количество, цена изготовителя, учетная цена, ставка НДС, где есть НДС, после чего автоматически выбивается сумма НДС и закрывается документ, т.е. документ принят к учету.
Поступившие материальные ценности от подотчетных лиц по товарным чекам, счетам-фактурам и т.д. в магазинах, торговых организациях также подлежат разноске на ПВЭМ, аналогично ТТН, только отличается тем, что в строке «Наименование организации» выбирается из справочника «Продано за наличный расчет».
В результате поступления отходов, металлолома от списания основ, средств от др. разборки оборудования на склад техматериалов на основании оформленных накладных на внутренние перемещение материальных ценностей, поступившие в бухгалтерию, бухгалтер обрабатывает на компьютере документом «Накладная на поступления материалов на склад», в котором указываются номер документа, дата, наименование подразделения от кого передаются данные материалы. Затем указывается наименование материала, цена за единицу, количество.
Одним из трудоемких процессов в начальной стадии организации бухгалтерского учета является документирование хозяйственных операций. Если бы можно было совместить процесс учета приходных ордеров и оформление накладных на отпуск материалов с автоматическим занесением этих данных в складскою книгу, то процесс переписывания из одного документа в другой был бы исключен. Следовательно, основным направлением совершенствования в ОАО «Слониммебель» является заполнение документов с помощью средств автоматизации в процессе совершения хозяйственной операции. Необходимо упростить первичные документы, совместив их с машинными носителями.
Необходимо компьютеризировать статистическую отчетность в организации. Это можно сделать с помощью программного продукта MicrosoftExcel, который функционирует под операционной системой Windows, инструмент для проведения всевозможного вида расчетов неподготовленным пользователем. С помощью электронных таблиц можно производить вычисления с помощью формул, стандартных функций, создавать автоматически диаграммы и графические объекты, вести статистический анализ, проводить решение задач типа «что, если…», создавать аналитические расчетные таблицы и отчеты, хранить огромное количество их версий и многое другое.
Бухгалтерия организации открывает и выдает под расписку в журнале регистрации заведующему складом карточки складского учета типовой формы М-12 на каждый номенклатурный номер материала. Записи в карточках производятся на основании оформляемых в установленном порядке первичных документов по приходу и расходу материальных ценностей в день совершения операций. После каждой записи выводится новый остаток. Карточки хранятся на складе.
Движение материалов на складе технических материалов показано в месячном отчете о движении ценностей по складу. Запись о поступление материалов на склад техматериалов производится на основании приходных ордеров, а списание – лимитно-заборная карта (приложение Г) либо требование на дополнительный отпуск материалов.
В конце месяца отчет представляется, материально-ответственными лицами, в бухгалтерию вместе с приложенными первичными документами, где остатки в натуральном выражении таксируются и подсчитываются соответствующие суммы остатков на первое число.
Данный метод учета материалов называется оперативно-бухгалтерский (сальдовый).
Таким образом, количественно-сортовой учет материалов на складе при сальдовом методе увязывается с их учетом в бухгалтерии при помощи отчетов материально-ответственных лиц о движении ценностей по складу.
Первичные документы по приходу материальных ценностей поступают в бухгалтерию, где они подвергаются контролю по существу операции и правильности их оформления.
Данные в приходных ордерах сверяются с относящимися к ним платежными документами, счетами-фактурами, товарно-транспортными накладными и др. Неверно оформленные документы возвращаются на доработку, а на основании правильно оформленных документов по приходу материалов составляются бухгалтерские записи.
Материальные ценности, приобретенные за месяц от поставщиков, отражаются в журнале-ордере №6, который ведется по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в корреспонденции с дебетом счетов 08 «Вложения во внеоборотные активы», 10 «Материалы», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и др.