Основой организации первичного учета в организации является утвержденный главным бухгалтером график документооборота, т.е. прохождения документов от момента их выписки до сдачи на хранение в архив. В графике документооборота определяются лица, ответственные за оформление документов, а также порядок место время прохождения документа с момента составления до сдачи в архив. Ответственность за организацию бухгалтерского учета несет руководитель организации.
Учетная политика на текущий год утверждается приказом по организации в конце предшествующего года, вводится с 1 января текущего года. Она не должна меняться в течение финансового года.
На предприятии бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерной форме учета с применением компьютерных программ: 1С: Предприятие – Бухгалтерский учет, Предприятие – Торговля + Склад. Все журналы-ордера построены по кредитовому признаку, в корреспонденции заранее установленными дебетуемыми счетами. Бухгалтерский учет в ООО «ЗапСибОйл» ведется раздельно по двум направлениям деятельности – торговля (по классической системе налогообложения – КСНО) и автоуслуги (система налогообложения в виде единого налога на вмененный доход - ЕНВД). Т.к. розничная и оптовая торговля автохимией, т.е. подакцизными товарами, облагается налогом на прибыль по общему режиму налогообложения, а услуги по техническому обслуживанию и ремонту автомобилей – единым налогом на вмененный доход.
2.2 Учет расчетов с персоналом организации
В ходе осуществления своей деятельности у компании возникают взаимоотношения с персоналом, выполняющим производственное задание, что влечет за собой расчеты с работниками предприятия, с органами социального страхования и обеспечения и другими организациями и лицами.
Учет труда и зарплаты в организации ведется на основе федеральных региональных и отраслевых законодательных норм регулирования трудовых отношений работников и администрации предприятия, включая отношения по оплате труда.
Для организации учета, для составления отчетности и контроля за фондом оплаты труда разделим весь персонал ООО «ЗапСибОйл» на 4 группы:
1) промышленно-производственный персонал: работники автокомплекса, производящие услуги: автомаляры, автослесари, колорист;
2) торговый персонал: администраторы и продавцы торгово-розничной сети;
3) аппарат управления и работники офисно-складского комплекса;
4) вспомогательный персонал: разнорабочие, дворник, уборщица.
Документальное оформление трудовых отношений и учета начисления заработной платы происходит в организации следующим образом.
На основании заключенного трудового договора с работником
ООО «ЗапСибОйл» оформляет приказ (распоряжение) по предприятию о его приеме на работу в соответствии с условиями договора. Содержание приказа объявляется работнику в течение трех дней с момента подписания договора, а также выдается второй экземпляр, а по требованию – копия приказа о приеме, заверенная руководителем. Оформление приказа о приеме на работу осуществляется при помощи формы №Т-1 и №Т-1а.
Далее на основании приказа о приеме на работу бухгалтером открывается личная карточка работника, оформляемая по форме
№Т-2.
На основании личной карточки бухгалтер по расчетам с персоналом заполняет лицевой счет по форме №Т-54, который составляется для отражения сведений о заработной плате за прошлые периоды. В него заносятся записи обо всех видах начислений на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени, а также различные виды выплат и удержаний из заработной платы. Из данных лицевого счета исчисляется средний заработок, необходимый для проведения начислений при оплате отпуска, по больничным листкам и т. д. Ежегодно на каждого работника открывается новый лицевой счет.
Кроме этого, заводится налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц по форме 1-НДФЛ.
Учет расчетов по оплате труда в лицевых карточках ведется нарастающим итогом в течение года. Лицевые счета работников должны храниться в архиве предприятия в течение 75 лет [42, с . 98].
Для закрепления трудовых обязанностей за конкретным работником используется должностная инструкция, которая утверждается приказом директора ООО «ЗапСибОйл» и после подробного изучения заверяется подписью работника.
Должности (профессии), на которые принимаются работники
ООО «ЗапСибОйл», четко определены в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником (ЕТКС), тарифно-квалификационными характеристиками, а также квалификационными справочниками должностей руководителей, специалистов и других служащих.
Полное наименование должности, профессии и специальности в трудовом договоре указывается в соответствии со штатным расписанием ООО «ЗапСибОйл».
Штатное расписание исследуемой организации представляет собой организационно-распорядительный документ. Оно отражает информацию о должностях, численном составе и фонде заработной платы работников предприятия. Оно составляется по форме №Т-3. Штатное расписание должно быть заверено подписями главного бухгалтера и директором организации. Утверждается директором посредством издания соответствующего приказа.
В ООО «ЗапСибОйл» согласно коллективному договору и Трудовому кодексу РФ применяются следующие системы оплаты труда:
– для аппарата управления, работников офисно-складского комплекса, а так же для торгового персонала - повременно-премиальная;
– для вспомогательного персонала – повременная (месячный оклад);
– для рабочих студии кузовного авторемонта «СКАРТ» – сдельно-премиальная.
Сотрудники аппарата управления, а также офисно-складского комплекса имеют оклады в соответствии с занимаемой должностью. При наличии фонда заработной платы, полученной как разница между плановым начислением заработной платы с начала года и суммой гарантированных месячных окладов, доплат за месяц начисляется премия за достижение плановых показателей.
Торговый персонал получают заработную плату по установленным месячным должностным окладам и в зависимости от количества отработанного в отчетном месяце дней. Их премирование производится согласно установленной коллективной системе премирования: в процентном отношении к сумме продаж в данном месяце по всему магазину в целом.
Другие работники – вспомогательный персонал получают заработную плату по установленным месячным должностным окладам и в зависимости от количества отработанного в отчетном месяце дней.
Форма №Т-13 служит для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы как работников аппарата управления, служащих так и других работников.
Бланки этого табеля ООО «ЗапСибОйл» созданы с помощью средств программного обеспечения «1С Бухгалтерия 7.7». Ежедневно регистрируются явки работников на работу, ухода с работы. Всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин, а также часов сверхурочной работы. Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании соответствующих документов - справок о вызове в военкомат, суд, листов о временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают в бухгалтерию; а часы сверхурочной работы - по спискам начальников подразделений.
Для учета выработки рабочих автокомплекса применяют совмещенную форму таких первичных документов как: счет, заказ-наряд на выполнение работ и акт выполненных работ. Заказ-наряд и акт выполненных работ, услуг выписывается в двух экземплярах на одной странице на основании Договора с клиентом и Протокола согласования цен (формы и вид этих документов утверждены приказом директора ООО «ЗапСибОйл») и кладутся в папку конкретного работника. По мере выполнения работ, услуг в течение календарного месяца второй экземпляр заказа-наряда и акта выполненных работ и услуг с печатью организации получателя услуг, подписью ее руководителя, датой выполнения услуг и предоставляется в бухгалтерию, где ответственным бухгалтером проставляется дата сдачи (отметка о выполнении услуг) заказа-наряда и акта выполненных работ, услуг. Учет сданных заказов-нарядов и актов выполненных работ, услуг ведется с помощью компьютерной программы «1С Бухгалтерия 7.7», адаптированной под специфику работы организации.
На основании сданных заказов-нарядов и актов выполненных работ компьютером автоматически формируется Ведомость объемов выполненных работ за месяц. Сумма зарплаты рабочего формируется в процентном отношении к сумме объема выполненных работ в данном месяце. Процент устанавливается приказом директора 1 раз в год. В 2009 году такой процент составляет 10% от суммы выполненных работ.
Данная форма передается бухгалтеру, начисляющему заработную плату только после внесения в нее данных о необходимых вычетах, процентов премирования или наказания по каждому работнику. При премировании учитывается количество и качество труда, ответственность и личная материальная заинтересованность рабочих в результатах труда, премирование производится за выполнение плана, отсутствие брака и экономию материалов. На премирование рабочих, обеспечивающих экономию материалов, расходуется 30% суммы от экономии, фактически полученной по каждому рабочему месту.
Ведение и хранение трудовых книжек осуществляет бухгалтер по расчетам с персоналом в соответствии законодательством РФ.
Трудовые книжки, как бланки строгой отчетности, хранятся в сейфе и учитываются в следующей документации:
– приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
– книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Расходы на приобретение трудовых книжек учитывают на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Расходы признаются в учете на основании сданных подотчетным лицом товарных и кассовых чеков, накладных. Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек отражают в акте на их списание.