Работник, причинивший ущерб, может добровольно возместить его полностью или частично. С согласия нанимателя работник может передать для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное.
Работники, как правило, несут полную материальную ответственность за ущерб, причиненный по их вине нанимателю. Коллективными договорами, соглашениями может устанавливаться ограниченная материальная ответственность работников за ущерб, причиненный нанимателю по их вине.
Перед проверяющими в ходе контрольной проверки расчетов с персоналом по оплате труда стоят следующие задачи:
- изучение причин возникновения задолженности по возмещению материального ущерба и ее реальности;
- анализ результатов инвентаризаций, правильности принятых по ним решений и отражения выявленных отклонений (недостач и излишков) в бухгалтерском учете;
- проверка правильности расчетов по недостачам, растратам и хищениям;
- анализ правильности исчисления суммы ущерба, подлежащего возмещению материально-ответственными лицами;
- контроль правильности отражения расчетов по возмещению материального ущерба на счетах бухгалтерского учета;
- проверка правильности документального оформления материальной ответственности работников.
1.2. Нормативно-правовое регулирование и информационное обеспечение проверки операций по возмещению материального ущерба
Основным нормативно-правовым актом, регулирующим условия и порядок привлечения работников к материальной ответственности, является Трудовой кодекс Республики Беларусь от 26.07.1999 г. № 296-З [1].
В частности, трудовым кодексом определены:
- условия привлечения работников к материальной ответственности,
- порядок добровольного возмещения работниками ущерба, причиненного нанимателю;
- размеры материальной ответственности работников;
- случаи ограниченной материальной ответственности;
- случаи полной материальной ответственности;
- порядок заключения письменных договоров о полной материальной ответственности;
- понятие коллективной (бригадной) материальной ответственности;
- порядок возмещения ущерба, причиненного нанимателю;
- учет конкретных обстоятельств при возложении материальной ответственности.
Декретом Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. N 29 "О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины" (в редакции от 02.04.2007 г. №2) [3] закреплено, что контракт, заключенный с работником, должен предусматривать полную материальную ответственность за ущерб, причиненный нанимателю по вине работника излишними денежными выплатами (за исключением случаев счетной ошибки), неправильным учетом и хранением материальных или денежных ценностей, их хищением, уничтожением.
Дополнительным основанием досрочного расторжения контракта по инициативе нанимателя является причинение в связи с исполнением трудовых обязанностей юридическим лицам имущественного ущерба, установленного вступившим в законную силу решением суда или решением о привлечении к административной ответственности, принятым иным уполномоченным государственным органом.
В целях применения контролирующими органами, уполномоченными в соответствии с актами законодательства осуществлять проверки (ревизии) финансово-хозяйственной деятельности государственных юридических лиц разработана Инструкция о порядке определения размера причиненного государственному имуществу вреда в связи с утратой, повреждением (порчей), недостачей при проведении проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности государственных юридических лиц, утвержденная постановлением Министерства финансов и Министерства экономики Республики Беларусь от 24.03.2003 № 39/69 (в редакции от 28.02.2007 г. № 38/41) [4].
Данная инструкция также используется судами для определения размера причиненного материального ущерба, т.к. в законодательстве о труде порядок определения размера ущерба, причиненного работником при исполнении трудовых обязанностей, не изложен.
Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2000 г. N 764 [8] утверждены Примерный перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми нанимателем могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, и примерный договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
С учетом примерного перечня наниматель вправе на основании коллективного договора, а при его отсутствии - самостоятельно утвердить примерный перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми нанимателем могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности.
Типовым планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденными постановлением Министерства финансов Республики Беларусь № 89 от 30.05.2003 г. [9] предусмотрено, что для учета расчетов по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба предприятием может быть открыт субсчет 2 к счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Источниками информации в ходе ревизии расчетов по возмещению материального ущерба являются учетные регистры и документация и организации, а именно:
- инвентаризационные описи, сличительные ведомости, расписки материально-ответственных лиц, протоколы заседания инвентаризационной комиссии;
- договоры о полной материальной ответственности;
- расчеты, подтверждающие сумму нанесенного ущерба;
- решения судебно-исполнительных органов о взыскании нанесенного ущерба;
- учетные регистры по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (анализ счета, карточка счета, оборотно-сальдовая ведомость, Главная книга, журнал-ордер и т.п. в зависимости от формы учета, принятой на предприятии).
1.3. Общая характеристика системы внутреннего контроля организации
Целями системы внутреннего контроля на предприятии являются упорядочение и эффективное выполнение текущих хозяйственных дел предприятия; выполнение требований финансово-хозяйственной политики руководства; сохранение активов предприятия и обеспечение приемлемого уровня полноты и точности документов и, соответственно, информации [21, с. 75].
При определении эффективности систем внутреннего контроля в Барановичское райпо автором исследованы многие факторы, а именно:
- стиль и основные принципы управления;
- организационная структура;
- распределение ответственности и полномочий;
- кадровая политика;
- порядок подготовки бухгалтерской отчетности для внешних пользователей;
- порядок осуществления внутреннего управленческого учета и подготовки отчетности для внутренних целей;
- соответствие хозяйственной деятельности экономического субъекта в целом требованиям действующего законодательства;
- наличие технических средств контроля.
Руководство предприятия должно разработать такую систему внутреннего контроля, которая могла бы обеспечить пусть не полную, но хотя бы достаточную уверенность в том, что бухгалтерская отчетность представлена объективно. Систему внутреннего контроля руководство разрабатывает с учетом потенциальных затрат и выгод от использования контроля. Руководство предприятия зачастую не хочет прибегать к идеальной модели системы внутреннего контроля, так как ее стоимость может оказаться слишком высокой.
Анализ структуры управления Барановичского райпо показывает, что она соответствует современным требованиям, т.е. четко распределяет обязанности и ответственность специалистов управления, обозначена схема группирования подразделений и принципы руководства ими. Важным элементом является то, что исключено дублирование в процессе управления.
Несмотря на сравнительно небольшую численность работников Барановичского райпо (среднесписочная численность на 1.07.09 – 379 человек), в организации создан ревизионный отдел, осуществляющий основные контрольные функции. Возглавляет отдел начальник КРО, в подчинении которого находятся два ревизора второй категории.
Контрольно-ревизионным отделом осуществляется внутрихозяйственный контроль (председателем ревизионной комиссии и ее членами с участием работников и членов общественно-массового кооперативного контроля). Данный отдел проводит документальные ревизии, изучает причины и обстоятельства возникновения недостач, краж, пожаров и порчи товарно-материальных ценностей. Оформляет материалы в правохранительные органы. Принимает меры к розыску должников, уклоняющихся от возмещения ущерба.
Вопросами планирования и анализа результатов финансово-хозяйственной деятельности занимаются сотрудники планово-экономического отдела во главе с главным экономистом. Наличие данного структурного подразделения повышает эффективность системы внутреннего контроля в организации. Зачастую на предприятиях функции планирования, прогнозирования и анализа возлагаются на работников бухгалтерии, что не может не сказаться негативно на выполнении ими непосредственно учетных функций.
Ценообразование находится в ведении отдела цен, в состав которого входят три сотрудника.Отдел управленческого учета в Барановичском райпо отсутствует, отчетность для внутренних целей представляют работники бухгалтерии и планово-экономического отдела по мере необходимости.
Материальная ответственность за сохранность товаров на складах возложена на кладовщиков, в местах реализации - на продавцов, в кулинарном цехе – на заведующего производством. С этими лицами подписаны договоры о полной материальной ответственности. Принятие, перевод, перемещение и увольнение работников, с которыми заключаются письменные договора о полной материальной ответственности, производится по согласованию с главным бухгалтером.