При відкритті акредитива без покриття УФМТіДО взаємодіє з Департаментом Back-Office в процесі контролю дотримування лімітів при проведенні активних операцій у відношенні наказодавців та лімітів повноважень керівників PC та лімітів, що встановлені КБ “Фінанси та кредит” на інші банки. В разі розгляду заяви клієнта на суму, що перевищує ліміт повноважень регіональної структури, відповідальний співробітник PC виконує узгодження заяви відповідно до встановлених процедур делегування повноважень регіональним структурам. В будь-яких випадках, коли покриття за акредитивом не надається до головного банку, заява PC на випуск акредитива без покриття повинна містити повноваження для УФМТіДО на дебетування рахунку PC для проведення платежу по акредитива. Надання коштів до моменту здійснення банком платежу за акредитивом здійснюється клієнтом у валюті акредитива на спеціальний рахунок, відкритий в головному банку, номер якого повідомляється регіональній структурі телекомунікаційним повідомленням або іншим зручним засобом. У випадку неготовності наказодавця надати кошти на момент здійснення платежу за акредитивом і здійснення платежу банком, відшкодування витрат банку клієнтом-резидентом може здійснюватися без наявності індивідуальної ліцензії НБУ тільки в національній валюті України. При цьому УФМТіДО дебетує рахунок регіональної структури на суму документів та можливих комісій. В обов'язки регіональної структури входить вимога та отримання таких коштів від наказодавця.
Робота за імпортним акредитивами здійснюється наступним шляхом: в залежності від умов акредитива головний банк може виступати (авізуючим банком, виконуючим банком, підтверджуючим та виконуючим банком, банком, що здійснює рамбурс, банком, який підтверджує рам бурс).[115, 510]
Згідно з рішенням головного банку регіональній структурі можуть бути делеговані наступні функції: авізування акредитива, часткове або повне виконання акредитива. Операції щодо здійснення рамбурсу та підтвердження рамбурсу регіональними структурами не виконуються і цим Положенням не регламентуються. PC, залучена до операції за експортним акредитивом, вважає акредитив оперативним інструментом, якщо його отримано з УФМТіДО головного банку з дотриманням всіх правил аутентування телекомунікаційних повідомлень. Якщо акредитив було отримано на паперовому носії, то разом з текстом акредитива має бути надісланий аркуш-додаток про авізування експортного акредитива та аутентоване телекомунікаційне повідомлення головного банку. В цих повідомленнях окрім оригінального змісту акредитива з банку-емітента повинна бути інформація про референс акредитива головного банку, чи підтверджується акредитив головним банком або авізується без зобов'язань з його боку, чи є акредитив оперативним інструментом або авізується в інформаційному порядку. Якщо акредитив було авізовано в інформаційному порядку, в повідомленні повинні бути викладені причини подібного авізування. Строк обробки повідомлення про авізування експортного акредитива в головному банку складає 1 робочий день з моменту отримання такого повідомлення в УФМТіДО головного банку. Якщо отримане повідомлення від іноземного банку про відкриття акредитива потребує перевірки тестових ключів (перевірка на аутентованість повідомлення), текст акредитива передається на регіональну структуру тільки після підтвердження коректності ключування або з обов'язковою позначкою "тільки для інформації". Перевірка на аутентованість стосується також експортних акредитивів, отриманих на паперових носіях. Строк авізування головним банком акредитивів, що потребують перевірки тестових ключів, складає один день після отримання аутентованого повідомлення від іноземного банку-емітента з підтвердження аутентованості повідомлення про акредитив. Підрозділ, який займається документальними операціями в PC, повинен перевірити повідомлення, що надійшло від головного банку, на відповідність вимогам, які були викладені в попередньому абзаці. В разі виявлення незрозумілих інструкцій та розбіжностей, регіональна структура повинна звернутися до головного банку за роз'ясненнями. Після перевірки повідомлення регіональна структура здійснює подальше авізування експортного акредитива бенефіціарові у відповідності до наданих головним банком інструкцій. Після завершення операції авізування PC відправляє до головного банку належним чином оформлене повідомлення "Підтвердження про виконання інструкцій" (Додаток 3) з обов'язковим зазначенням: референсу PC; та номеру розподільчого рахунку бенефіціара у відповідній валюті; базового номеру бенефіціара.
Строк обробки повідомлення в PC - на протязі 1 робочого дня з моменту надходження в підрозділ, відповідальний за роботу по документарним операціям в PC.
Якщо акредитив отримано регіональною структурою з іншого банку безпосередньо, відповідальний працівник PC має сповістити УФМТіДО головного банку про отримання повідомлення або тексту акредитива на паперовому носії від іноземного банку, не авізуючи при цьому акредитив бенефіціару. Сповіщення відбувається шляхом передачі до головного банку належним чином оформленого телекомунікаційного повідомлення, яке містить в собі наступну інформацію: референс PC; інформацію за отриманим акредитивом: номер акредитива (референс банку-емітента); банк-емітент; наказодавець за акредитивом; бенефіціар; банк, з якого надійшов акредитив та його референс; сума та валюта акредитива; термін дії; виконуючий банк та підтверджуючий банк (якщо такий є), чи є бенефіціар за акредитивом клієнтом PC. Крім того регіональна структура зобов'язана передати копію акредитива до головного банку (електронною поштою, якщо акредитив прийшов у вигляді телекомунікаційного повідомлення або по факсу). Після проведення роботи по отриманій інформації головний банк надсилає до PC повідомлення з інструкціями про подальшу роботу за даним акредитивом. Термін обробки повідомлень в головному банку складає 1 робочий день з моменту отримання повідомлення в УФМТіДО. Під час прийняття документів за експортними акредитивами PC, в залежності від умов виконання акредитива, повинна діяти наступним чином:
- у випадку якщо акредитив виконується не в КБ “Фінанси та кредит”, відіслати документи у виконуючий банк кур'єрською поштою (DHL, UPS або еквівалентною) з супроводжувальним листом електронна копія супроводжувального листа в текстовому форматі повинна бути надіслана до головного банку із зазначенням номеру поштової накладної у день відправки документів. Перед відправкою документів PC робить їх копії (щонайменше інвойсу та транспортного документу) та зберігає з іншими документами по справі;
- у випадку, якщо виконуючим банком є КБ “Фінанси та кредит”, передати документи з супроводжувальним листом до головного банку кур’єрською поштою або нарочним;
- у випадку, якщо PC уповноважена на самостійне виконання акредитива, розпочати процедуру виконання акредитива;
- у випадку, якщо PC уповноважена на часткове виконання акредитива, передати документи факсимільним зв'язком до головного банку з відповідним супроводжувальним листом та розпочати процедуру часткового виконання акредитива.
- при виконанні експортних акредитивів головним банком, УФМТіДО здійснює перевірку наданих документів на відповідність умовам акредитива, вимогам УПДА та МСБП. По закінченню перевірки головний банк повідомляє її результати регіональній структурі, звідки були отримані документи.
- у випадку, якщо документи не відповідають умовам акредитива, вимогам УПДА та МСБП, головний банк формує і надсилає аутентоване телекомунікаційне повідомлення до PC з переліком розбіжностей в наданих документах та зазначенням, що документи знаходяться у розпорядженні бенефіціара - сторони, що надала документи, "Повідомлення про відмову" (Додаток 4).
В день отримання "Повідомлення про відмову" PC повинна передати це повідомлення бенефіціару або стороні, яка надавала документи, та зробити запит про подальші інструкції відносно документів з розбіжностями. У випадку неможливості передачі повідомлення бенефіціару, PC повинна негайно проінформувати про це головний банк. Оплата, акцепт трат або прийняття зобов'язань по відстроченому платежу при цьому не відбувається. При отриманні відповідних повноважень бенефіціара, отриманих через PC або безпосередньо, головний банк має право: повернути документи бенефіціару через PC або особі, яка вповноважена бенефіціаром на отримання документів, або вислати повідомлення до банку-емітента з інформацією про документи, надані з розбіжностями з переліком таких розбіжностей, та запитом про оплату документів з розбіжностями, та/або відправити документи до банку-емітенту з інструкціями видати їх проти платежу (на базі інкасо). Якщо документи надані без розбіжностей, оплата відбувається згідно з інструкціями про платіж, наданими в тексті акредитива. Якщо PC уповноважена на самостійне виконання експортного акредитива, перевірка документів здійснюється підрозділом PC, який відповідає за роботу з документальними операціями. Інформація про результати перевірки надається бенефіціару та головному банку шляхом відповідного телекомунікаційного повідомлення. Якщо документи відповідають умовам акредитива, повідомлення PC до головного банку повинно мати в собі заяву, що надані документи повністю відповідають умовам акредитива.[78, 301] Крім того, повідомлення має містити дані по документах: дата надання; перелік документів; дата відвантаження за транспортними документами; сума документів; дані про перевірку документів (прізвище та телефон виконавця, що робив перевірку з кола співробітників підрозділу, відповідального за проведення роботи по документарним операціям у регіональній структурі; прізвище та телефон контролера за перевіркою документів начальник відділу/сектору документальних операцій, міжнародних розрахунків або валютного відділу). На підставі цього повідомлення головний банк на протязі 1 дня з моменту його отримання в УФМТіДО здійснює роботу з виконання платежу відповідно з інструкціями банку-емітента за акредитивом. При закінченні роботи з наданими документами за експортним акредитивом PC відсилає оригінали документів до банку-емітента. Документи відправляються належним чином оформленими з супроводжувальним листом регіональної структури з зазначенням номера поштової накладної. Копії комерційних рахунків і транспортних документів та електронна копія супроводжувального листа у текстовому форматі - до головного банку для обліку операції. При вимозі головного банку PC повинна бути готовою надіслати копії всіх наданих клієнтом документів до УФМТіДО по вказаному засобу телекомунікації. Якщо документи не відповідають умовам акредитива, PC передає "Повідомлення про відмову" (відповідно до статті 14d УПДА) бенефіціару або стороні, яка надавала документи, та здійснює роботу з документами: повертає їх для доопрацьовування клієнту або тримає у розпорядженні бенефіціара / сторони, що надала документи. При цьому PC в той же день передає до УФМТіДО "Повідомлення про розбіжності" (Додаток 5), копію "Повідомлення про відмову" (Додаток 4) з інформацією про документи, працівників, що здійснювали їх перевірку, дату повернення документів для доопрацьовування.