Гриф конфиденциальности информации наносится без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа (при необходимости дополняется номером экземпляра документа, дела, издания), на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим материалам. Например:
Особо конфиденциально или Для служебного пользования экз. 3
Для осуществления нанесения регистрационного номера на ре-гистрационнОКонтрольных карточках, а также в автоматизированных картотеках допускается сокращение написания грифа конфиденциальности; "особо конфиденциально" — "ОКФД", "Совершенно конфиденциально" — "СКФД", "конфиденциально" — "КФД", "для служебного пользования" — "ДСП".
2.6. Руководители структурных подразделений, должностные лица имеют право снимать гриф ограничения доступа с документов и изданий, подготовленных в данном структурном подразделении.
После снятия грифа документ передается в службу открытого делопроизводства. Об изменении или снятии грифа делается отметка на самом документе, удостоверяемая визой руководителя, подписавшего этот документ. О внесении в документ такой отметки сообщается заинтересованным лицам и предприятиям.
В целях своевременного изменения или снятия грифа ограничения доступа с документов необходимо регулярно просматривать учетные картотеки (перечни, журналы, списки и т.д.) ДИОД и выявлять те документы, которые могут быть удалены из картотек перечней, журналов, списков.
3. Перечень ДИОД
3.). Состав ДИОД определяется ее собственником и фиксируется в специальном перечне. Перечень ДИОД является постоянным рабочим материалом руководства организации, службы ДИОД, служб безопасности, службы открытого делопроизводства и других структурных подразделений. Он должен регулярно обновляться, подлежать корректировке.
3.2.В каждой позиции перечня рекомендуется указывать гриф доступа информации, фамилии сотрудников, имеющих право досту па к ним и несущих ответственность за их сохранность, срок дей ствия грифа или наименование события, снимающего это ограниче ние, виды документов и баз данных, в которых эти сведения фиксируются и хранятся.
3.3.Важной задачей перечня является дробление информации на отдельные информационные элементы, известные разным дол жностным лицам. В свою очередь закрепление информации огра ниченного доступа за конкретными документами позволяет исклю чить возможность необоснованного издания документов или включения в них избыточных данных.
3.4.Аналогичные перечни в качестве разделов, входящих в об щий перечень конфиденциальной информации, могут иметь струк турные подразделения организации.
4. Экспедиционные работы по поступившим документам
4.1. В процессе экспедиционной обработки поступившей ДИОД решаются следующие задачи защиты информации и ее носителей:
не допустить попадания в организацию документов других пред приятий и организаций;v
убедиться, что конверты, пакеты с конфиденциальными документами не вскрывались на пути следования от отправителя до адресата;
предотвратить утрату документов после вскрытия пакета;
исключить возможность ознакомления технических работников организации с ДИОД;
исключить возможность ознакомления любых сотрудников организации с ДИОД, имеющими пометку "Лично";
не допустить утерю документов и их частей за счет неполного изъятия их из конвертов;
убедиться в комплектности документа, наличии всех листов, экземпляров и иных частей, отсутствии факта подмены документа.
4.2. Пакеты, конверты, содержащие ДИОД, поступают из поч тового отделения связи (ценные, заказные и простые отправления), от курьеров учреждений и организаций, от посетителей. Эти доку менты могут также приходить по факсимильной связи, электрон ной почте, по телеграфной и телетайпной связи.
4.3. Учитывая особенность, что на пакетах, конвертах и часто на самих документах не ставится гриф ограничения доступа (объясняется нежеланием отправителя обращать внимание посторонних лиц на гриф ограничения доступа) вскрытие конвертов, предварительное рассмотрение и распределение всей поступающей информации выполняется квалифицированным сотрудником службы ДИОД, обладающим знаниями структуры организации, функции структурных подразделений и сотрудников, состав и перечень ДИОД. Документы, поступающие но линиям факсимильной связи, также просматриваются этим сотрудником с целью определения возможной их конфиденциальности.
Сотрудник вскрывает все пакеты, конверты, бандероли (кроме имеющих пометку "Лично"), проверяет правильность адресования и комплектность документов. Поступившие документы он делит на две группы: имеющие гриф или какую-либо отметку доступа и не имеющие такой отметки.
Документы второй группы сравниваются с перечнем документов организации, отнесенных к категории ДИОД. При совпадении наименования или темы поступившего документа с одной из позиции перечня на документе ставится гриф ограничения доступа необходимой степени конфиденциальности. Одновременно ставится срок действия графа и условия его снятия, указанные в перечне.
Если документ поступил с грифон ограничения доступа, то этот гриф не может быть снят даже в случае, когда данный документ не входит в указанный выше перечень. Гриф может быть изменен только в сторону повышения уровня конфиденциальности, потому что организация обязана защищать не только свои тайны, но и тайны всех юридических и физических лиц, установивших контакт с данной организацией.
Вся ДИОД подлежит немедленному учету (раздел 5). Документы, не отнесенные к разряду ДИОД, повторно внимательно просматриваются и передаются сотруднику, занятому обработкой и хранением открытых документов.
5. Регистрация и учет ДИОД. Коттролыю-справочно-регистрационный аппарат
5.1. Регистрации подлежат все поступающие и создаваемые ДИОД и издания. Документы, учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) — поэкземплярно. Допускается вести регистрацию и изданий ДИОД в массиве другой несекретной документации. При этом в регистрационно-контрольных формах (РКФ) к регистрационному номеру документа добавляется гриф ограничения допуска к документу в краткой форме, например:
"ДСП" — "для служебного пользования". Для документов, поступивших из других организаций, имеющих другое обозначение грифа ограничения доступа, во входящих РКФ, к регистрационному входящему номеру добавляется обозначение грифа в краткой форме, например: "КФД" — "конфиденциально" и т.д.
5.2.Дополнительно размноженные экземпляры ДИОД учиты ваются за номером этого документа (издания). Нумерация допол нительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров. В размноженных документах в грифе ограничения доступа проставляются номера экземпляров, а в РКФ отмечается количество экземпляров.
5.3.Учет ДИОД предусматривает не только регистрацию факта создания (издания) или получения документа, но и обязательную фиксацию всех перемещении документа по инстанциям, руково дителям и исполнителям в процессе рассмотрения и использова ния документов. Учет этих документов и их хранение всегда цент рализованы в подразделении открытого делопроизводства или службы ДИОД.
Основными целями учета ДИОД являются:
обеспечение их физической сохранности;
формирование контрольно-справочно-информационной базы, обеспечивающей постоянное наблюдение за сохранностью каждого документа и своевременное фиксирование его местонахождения.
Учет ДИОД документов решает следующие задачи: фиксирование факта поступления или издания документа; фиксирование местонахождения документа;v
обеспечение поиска документов при проверке их наличия или необходимости обращения к документу;
обеспечение справочно-информационной и контрольной работы по документам;
предупреждение утраты копий и экземпляров документа, черновиков и редакций, приложений и отдельных листов.
Учет изданной ДИОД дополнительно решает следующие задачи:
предотвращение утери черновиков и вариантов документа;
подтверждение факта уничтожения всех черновых материалов, возникших в процессе исполнения документа;
подтверждение факта передачи документа на отправку или исполнение, передачи его другим сотрудникам службы конфиденциальной документации.
Для решения этих задач целесообразно вести следующие виды ДИОД учета:
учет входящих (поступивших) документов; учет подготовленных, изданных исходящих (отправляемых) и внутренних документов;
инвентарный (выделенный) учет документов, дел и носителей ДИОД.
При любом виде учета индексирование ДИОД базируется на валовой нумерации документов всего потока в течение календарного года.
К валовому номеру документа может добавляться индекс по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, структурное подразделение — исполнитель и т.п.
Номер поступившего документа, относящегося к ДИОД про ставляется не только во входящем штампе на первом листе доку мента, но и на первом листе каждого приложения в штампе "К вх. № " с указанием даты регистрации. Во входящем штампе до кумента дополнительно проставляется количество листов основно го документа и приложений с указанием грифа ограничения досту па, например: "Кол-во листов: 2 КФД + 5 прил. КФД>. При наличии в поступившем пакете нескольких документов гаттдый из них учи тывается за отдельным номером.
В журналах и карточках учета записываются не только исходные данные о документе, но и сведения о его движении с момента поступления или издания до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресату или уничтожения. Каждая запись заверяется росписями сотрудника службы ДИОД и исполнителя или второго сотрудника этой службы.