на копии исходящего писма или подлиннике организационно-распорядительного документа: "Черновик (и варианты) уничтожены. Дата. Подпись". Запись производится непосредственно исполнителем или сотрудником структурного подразделения в зависимости от того, где были уничтожены черновики и варианты документа, относящегося к ДИОД.
7.2. Организация работы по изготовлению электронной ДИОД.
Изготовление электронных аналогов бумажных конфиденциальных документов сопровождается дополнительными требованиями к системе их безопасности. Для сотрудников централизованно разрабатывается иерархическая система идентифицирующих паролей, кодов и ключей для обеспечения разграничения доступа к информации.
Система утверждается приказом первого руководителя и доводится выборочно в строго индивидуальном порядке до каждого сотрудника организации под роспись. Обновление системы должно быть постоянным, что особенно важно при частой смене персонала.
Любое санкционированное или несанкционированное обраще ние к информации должно регистрироваться, (протоколироваться). Рекомендуется систематически проверять используемое пользова телями программное обеспечение с целью обнаружения неутверж- денных или необычных программ. Применение персоналом неут- вержденных (незарегистрированных) защитных мер при работе с компьютером не допускается. При несанкционированном входе в конфиденциальный файл информация должна немедленно авто матически стираться.
Закончив работу на ПЭВМ, сотрудник обязан:
перенести конфиденциальную информацию на гибкие носители информации (дискеты, диски);
стереть конфиденциальную информацию с носителей в ПЭВМ и записать шумовую информацию для предотвращения считывания остаточных сигналов;
проверить наличие гибких магнитных носителей информации по внутренней описи и сдать их в службу ДИОД;
блокировать ПЭВМ персональным ключом и отключить электропитание в помещении;
запереть и опечатать помещение, сдать его под охрану.
После изготовления конфиденциального документа на принтере и при необходимости переноса текста на дискету информация в ПЭВМ также должна быть стерта с магнитного носителя. Факт уничтожения информации подтверждается росписями исполнителя и сотрудника службы ДИОД в карточке учета изданного документа.
В службе ДИОД должны храниться регулярно обновляемые копии используемых исполнителями магнитных носителей ДИОД.
Работа с электронной ДИОД разрешается только при наличии в организации сертифицированной системы защиты компьютеров и локальной сети.
7.3. Размножение ДИОД и снятие с них копий производится по письменному разрешению руководителя структурного подразделения, в котором работает исполнитель. Дополнительно размноженные экземпляры учитываются в службе ДИОД за номером подлинника и в той же учетной форме. Выписки из ДИОД делаются также с разрешения руководителя подразделения и учитываются за новыми номерами на карточках учета подготовленных (изданных) документов.
Целевое использование сотрудниками копировальной техники следует строго контролировать. Копировальные аппараты могут размещаться в специальном помещении службы конфиденциальной документации и при необходимости в кабинетах руководителей. По окончании рабочего дня эти помещения должны запираться, опечатываться и сдаваться под охрану.
Снятие копий для сторонних организаций с документов производится на основании письменных запросов по разрешению руководства структурного подразделения, подготовившего эти документы. Копирование для сторонних организаций документов, полученных от других организаций, производится по согласованию с организациями-составителями.
8. Экспедиционная обработка и рассылка ДИОД
8.1. Разрешением на отправку исходящей ДИОД является под писание первым руководителем организации сопроводительное письмо к документу или разрешительная запись, сделанная лично руководителем в учетной карточке, если документ отправляется без сопроводительного письма.
Рассылка тиражированной ДИОД осуществляется на основании подписанного руководителем структурного подразделения списка адресов с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров ДИОД.
8.2. В процессе экспедиционной обработки отправляемых ДИОД решаются следующие задачи защиты информации и ее носителей:
исключить возможность тайного вскрытия и несанкционированного ознакомления с документами в процессе их пересылки (передачи) адресату, подмены документов и листов;
ограничить возможность утери, кражи или подмены пакета с ДИОД;
подтвердить факт отправки документа и правильность оформления этого факта в учетных формах;
исключить ошибочную отправку документа, пакета другому адресату, необоснованную рассылку документов ряду адресатов.
8.3. Конвертование и отправка ДИОД осуществляется сотруд ником службы ДИОД. Отравка документов лично исполнителями не допускается.
Конфиденциальные документы упаковываются в два пакета, т.е. производится их двойное пакетирование- На внутреннем пакете указываются: гриф доступа, фамилия лица, которому документ адресуется, номера вложенных документов, при необходимости ставится пометка "Лично". Внутренний пакет опечатывается бумажными наклейками, на которых ставится печать "Для пакетов или печать службы конфиденциальной документации фирмы. Внешний пакет оформляется в соответствии с Почтовыми правилами, указанные сведения на него не выносятся.
Пакеты с ДИОД пересылаются ценными отправлениями. Передача их в почтовое отделение фиксируется в почтовом реестре, копия которого с почтовым штемпелем помещается в соответствующее дело.
8.4. При передаче пакетов с ДИОД адресатам курьерами (нароч ными) организации двойное конвертование, как правило, не при меняется. Все необходимые отметки делаются на одном светоне проницаемом пакете, который опечатывается. Передача документов курьером фиксируется в разносной книге или реестре, расписке.
Доставка документов через представителей других организаций производится на основании доверенности-
Пересылка ДИОД по каналам факсимильной или иной оперативной связи, электронной почты не допускается. В исключительных случаях разрешается пересыпать ДИОД по указанным каналам связи при условии шифровки текста документа.
Если в ДИОД сведения, относящиеся к Компетенции других организаций, передача их за границу может быть осуществлена только с согласия этих организаций.
9. Группировка исполненных документов в дела. Учет в храпение дел. Номенклатура дел
9.1. ДИОД после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел открытого делопроизводства.
В исключительных случаях ДИОД в зависимости от производственной необходимости допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.
Дела формируются централизованно в службе ДИОД, которая осуществляет их текущее и архивное хранение.
9.2. В случаях, когда образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (распоряжения, постановления, приказы, инструкции, отчеты, сводки и т.д.) с грифом ограничения доступа и без этого грифа, но являющимися ДИОД, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры "Индекс дела" к номеру дела с ДИОД добавляете" отметка ограничения доступа. При снятии с документов грифа ограничения доступа они перемещаются в аналогичное дело без грифа, которое хранится в службе открытого (несекретного) делопроизводства. Например:
Индексы дел Заголовки дел
01-1 приказы по основной деятельности
01-1ДСП тоже
08-98 Переписка об аренде помещений
08-98КФД то же
9.3. При включении документа ДИОД в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает соответствующий гриф ограничения доступа и данное уточнение вносится в номенклатуру дел.
Если в деятельности структурного подразделения организации образуется небольшое количество ДИОД, номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется: "Материалы ДИОД". Срок хранения одного такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка "ЭК" (экспертная комиссия).
Дела с несекретными документами, в которых по мере накопления материалов сосредотачивается информация ограниченного доступа, должны быть отнесены к категории дел ограниченного доступа. На обложках этих дел также проставляется соответствующий гриф ограничения доступа. Данные уточнения вносятся в номенклатуру дел.
На внутреннюю сторону обложки переносится из номенклатуры фамилия исполнителя, которому дело выдается для работы. Одновременно с заведением дела заполняется карточка учета выдачи дела.
Раздельно с различиями по доступу хранится электронная ДИОД и несекретная (открытая) документация в памяти ПЭВМ.
В начале дела помещается внутренняя опись дела, все исправления, вносимые в нее, заверяются визами исполнителей (или контролирующего лица) и сотрудника службы ДИОД. Нумерация листов осуществляется в процессе ведения дела при подшивке в него документов. Одновременно сведения о подшиваемом документе и номера листов вносятся в опись дела. При изъятии документа из дела нумерация листов сохраняется, но отсутствующие листы оговариваются в описи с указанием причины изъятия документа или его части и их нового местонахождения. Вместо изъятых документов в дело помещается справка-заместитель, в котором указываются основания изъятия документа или данные об уничтожении. Дело может быть закрыто только после исполнения и подшивки в него всех документов за текущий год.