В небольших организациях ДИОД при поступлении или изъятии могут сразу же включаться в дело. В дальнейшем исполнитель работает с делом, а не с отдельным документом. В этом случае в опись документов, находящихся у исполнителя, включается дело в целом.
9.4. Учет дел ДИОД.
Основной формой учета дел ДИОД является номенклатура дел текущего года, в соответствии с которой организуются формирование, хранение и проверка наличия дел.
Номенклатура дел, предназначенных для систематизации ДИОД, может быть составной частью общей номенклатуры дел организации или существовать в качестве самостоятельного документа. По форме она не отличается от номенклатуры дел для несекретных, открытых документов. Однако дополнительно в ней указываются: фамилия исполнителя (исполнителей), которому предоставлено право пользоваться делом, фамилия лица ответственного за формирование и сохранность дела, инвентарный архивный номер дела, номер и дата акта об уничтожении, отметка о снятии грифа ограничения доступа и передаче дела на открытое хранение и другие сведения.
Номенклатура дел учитывается по картотеке подготовленной (изданной) ДИОД. После окончания года она подшивается в дело, содержащее номенклатуры за прошлые годы. Дело находится на списочном учете (раздел 5).%-
Дела и издания ДИОД выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку в журнале или карточке (автоматизированной картотеке) учета выдаваемых дел и изданий.
9.5. Снятие грифа ограничения доступа с дел.
Дела постоянного и временных сроков хранения с грифом ограничения доступа периодически просматриваются с целью возможного снятия этого грифа. Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных подразделений в архив организации.
Решение вопроса о снятии грифа ограничения доступа с дел возлагается на создаваемую в установленном порядке экспертную комиссию (ЭК), в состав которой включаются сотрудники службы ДИОД, представители службы открытого (несекретного) делопроизводства, ответственных за делопроизводство структурных подразделений.
Решение комиссии оформляется составляемым по произвольной форме актом, который утверждается руководством организации. В акте перечисляются дела, с которых гриф ограничения доступа снимается. Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации.
10. Организация проведения совещаний и переговоров с использованием информации ограниченного доступа
10.1.Совещания и переговоры, в процессе проведения которых могут упоминаться сведения из ДИОД, именуются конфиденци альными. Разрешение на проведение таких совещаний и перегово ров (далее — совещание) с приглашением представителей других организаций дает руководитель организации. Решение руководите ля о предстоящем совещании доводится до сведения руководителя службы ДИОД и руководителя службы безопасности. Информация об этом решении фиксируется специально выделенным сотрудни ком службы ДИОД в карточке учета в целях дальнейшего контроля за подготовкой и проведением такого совещания.
10.2.Плановые и неплановые конфиденциальные совещания, проходящие без приглашения посторонних лиц, руководителем организации, его заместителями, ответственными исполнителями (главными специалистами по направлениям работы) с обязатель ным предварительным согласованием с руководителем службы ДИОД. По факту проведения таких совещаний в службе ДИОД заводится учетная карточка, в которой фиксируется состав рассмот ренных вопросов, принятые решения и состав присутствовавших на каждом вопросе сотрудников организации.
10.3.Доступ сотрудников на любые совещания, в том числе и конфиденциальные, осуществляется на основе действующей в орга низации разрешительной системы. Приглашение на такие совеща ния лиц, не являющихся сотрудниками организации, допускается только в случае крайней необходимости их личного участия в об суждении конкретного вопроса. Присутствие их при обсуждении других вопросов не разрешается.
10.4.Ответственность за обеспечение защиты ДИОД и соблюде ние секретности в ходе подготовки и проведения совещания несет руководитель, организующий данное совещание. Сотрудник служ бы ДИОД оказывает помощь руководителям и совместно со служ бой безопасности осуществляет контроль за перекрытием возмож ных организационных и технических каналов утечки информации. Подготовку конфиденциального совещания осуществляет органи зующий его руководитель с привлечением сотрудников, допущенных к работе с конкретной ДИОД. Из числа этих сотрудников назначает ся ответственный организатор (например, ответственный секретарь коллегии), планирующий и координирующий выполнение подгото вительных мероприятий и проведение самого совещания.
В процессе подготовки конфиденциального совещания составляются: программа проведения совещания, повестка дня, информационные материалы, проекты решений и список участников совещания по каждому вопросу повестки дня. Все документы, составляемые в процессе подготовки конфиденциального совещания, должны иметь гриф ограничения доступа, составляться и обрабатываться в соответствии с требованиями действующей Инструкции по обработке и хранению ДИОД (инструкцию, возможно, составить на материалах, представленных в данных Методических рекомендациях).
10.5.Документы (в том числе договоры, контракты и др.), пред назначенные для раздачи участникам совещания, не должны иметь конфиденциальные сведения. Эта информация сообщается участ никам совещания устно при обсуждении конкретного вопроса. Цифровые значения ДИОД (технические и технологические пара метры, суммы, проценты, сроки, объемы и т.п.) в проектах реше ний и других документов не указываются или фиксируются в каче стве общепринятого значения и являющегося стартовой величиной при обсуждении. В проектах не должно быть развернутых обосно ваний предоставляемых льгот, скидок или лишения льгот тех или иных партнеров, клиентов. Документы, раздаваемые участникам совещания, не должны иметь гриф конфиденциальности.
10.6.Список участников совещания составляется отдельно по каждому обсуждаемому вопросу. К участию в обсуждении вопроса привлекаются только те сотрудники организации, которые имеют непосредственное отношение к этому вопросу. Это правило каса ется и руководителей. В списке участников указываются фамилии, имена и отчества лиц, занимаемые должности, представляемые ими организации и наименования документов, подтверждающих их пол номочия вести переговоры и принимать решения. Наименование представляемой организации может при необходимости заменять ся ее условным обозначением.
10.7.Документом, подтверждающим полномочия лица (если это не руководитель организации) при ведении переговоров и приня тии решения по конкретному вопросу, может служить письмо, до веренность представляемой лицом организации, рекомендательное письмо юридического или физического лица, письменный ответ организации на запрос о полномочиях представителя, в отдельных случаях телефонное, факсимильное или электронное послание — подтверждение полномочий руководителем представляемой орга низации. Наименование документа, подтверждающего полномочия лица, может вноситься в список непосредственно перед началом совещания. Эти документы передаются участниками совещания ответственному организатору для хранения в службе ДИОД.
10.8.ДИОД, составляемая при подготовке конфиденциальных совещаний, на которых предполагается присутствие представите лей других организаций, согласовываются с руководителями служ бы ДИОД и службы безопасности. Их предложения по замеченным недостаткам в обеспечении защиты ДИОД должны быть исправлены ответственным организатором совещания. После этого ДИОД утверждается руководителем, организующим совещание. Одновременно с визированием подготовленных документов руководители указанных служб и ответственный организатор определяют место проведения совещания, порядок доступа участников совещания в это помещение, порядок документирования хода обсуждения вопросов и принимаемых решений, а также порядок рассылки (передачи) участникам совещания оформленных решений и подписанных документов.
10.9. Требования к помещению.
Любое конфиденциальное совещание проводится в помещении, имеющем лицензию на проведение в нем подобного мероприятия и, следовательно, оборудованном средствами технической защиты информации. Доступ в такие помещения сотрудников организации и представителей других организаций разрешается и осуществляется сотрудником службы безопасности. Перед началом совещания сотрудник службы безопасности обязан убедиться в отсутствии в помещении аудио- и видеозаписывающих или передающих устройств я качественной работе средств технической защиты на всех возможных каналах утечки информация. Помещение должно быть оборудовано кондиционером, так как открытие окон, дверей в ходе проведения совещания не допускается. Окна закрываются шторами, входная дверь оборудуется сигналом, оповещающим о ее неплотном закрытии. В целях звукоизоляции целесообразно иметь двойную дверь (тамбур) или зашторивать двери звукопоглощающей тканью. Проведение совещаний в других или неприспособленных помещениях организации (кроме кабинета руководителя организации) не разрешается. В помещении для проведения совещаний не должны находиться приборы, оборудование и технические средства, которые непосредственно не используются для обеспечения хода совещания (например, телефоны городской сети, ПЭВМ, теле- радиоприемники и др.)- При необходимости они размешаются в соседней, изолированной комнате.
10.10.Аудио- и видеозапись конфиденциальных совещаний, фотографирование ведутся только по письменному указанию руко водителя организации и осуществляются одним из сотрудников, готовившим совещание. Магнитный или фотоноситель информа ции для этих целей выдается службой ДИОД под роспись в учет ной форме и возвращается в службу по окончании рабочего дня.