Собеседование состоит из трех последовательных этапов - "Введение", "Основная часть" и "Завершение интервью".
На первом этапе происходит установление контакта с кандидатом. Это является обязательным условием для того, чтобы вы смогли достичь своей цели, получить нужную вам информацию. Ведь для кандидата надо создать такую атмосферу, чтобы он смог и захотел раскрыться.
На втором этапе, который носит название "основная часть интервью", вы получаете и проверяете необходимую информацию о вашем собеседнике. "Основная часть" является самой объемной и содержательной. Основным инструментом получения информации являются вопросы, у каждого из которых есть свое "место" в процессе интервью. Сначала вы предоставляете кандидату возможность рассказать о себе, а уже затем рассказываете о фирме и должности, чтобы не вводить человека в соблазн стараться в своем рассказе соответствовать вашим ожиданиям.
Третий этап или "завершение интервью" состоит из нескольких частей. Прежде всего, это - подведение итогов беседы. Кроме того, именно на этом этапе осуществляется договоренность о дальнейших шагах и завершается контакт с собеседником.
"Введение" и "Завершение" несут очень важную эмоциональную нагрузку, определяют роли и атмосферу вашего взаимодействия с кандидатом.
Еще раз перечислим различные стили проведения собеседования при приеме на работу: "допрос", "прятки", "соло", "испытание" и "партнерские переговоры". Использование каждого стиля предоставляет интервьюеру определенные возможности, но у каждого из них есть свои ограничения. Мы выделили ситуации, в которых стоит использовать элементы того или другого стиля.
Особое внимание мы уделили стилю "партнерские переговоры", так как именно этот стиль целесообразно применять при отборе будущих членов управленческой команды. Именно с этой категорией персонала руководитель компании чаще всего проводит собеседование лично.
Если вы планируете провести именно партнерские переговоры с кандидатом, то необходимо помнить о следующих принципах:
1. "Партнерские переговоры" - это переговоры о взаимовыгодном сотрудничестве.
2. Для взаимовыгодного сотрудничества необходимо:
а) иметь исчерпывающую информацию об интересах партнера;
б) предоставлять столь же исчерпывающую информацию о своих интересах собеседнику.
3. Алгоритм проведения переговоров идентичен алгоритму любого социального взаимодействия.
Кроме содержательной подготовки к интервьюированию - определения требований к кандидату, формирования его портрета, планирования самого интервью, подготовки вопросов к кандидату, выбора наиболее подходящего стиля проведения собеседования, вспомните еще об одном подготовительном аспекте. Непосредственно перед интервью необходимо подготовиться психологически. Это очень важно, так как позволяет сосредоточиться на предстоящем разговоре и помогает установить контакт с собеседником.
Обозначим еще раз основные цели проведения: интервью:
•Определить, может ли кандидат успешно выполнять сформулированные на этапе экспертизы вакансии должностные обязанности с необходимым нам результатом и качеством, то есть определить способности кандидата.
•Выяснить, может ли он работать в компании, то есть определить соответствие его личных качеств корпоративной культуре вашей компании
•Решить, хочет ли кандидат успешно работать в предлагаемой должности и в вашей организации, то есть определить мотивацию кандидата.
•Проанализировать совместимость кандидата и его будущих коллег, подчиненных и руководителей.
Еще раз вспомним какие сведения о кандидате и в каком виде должны быть готовы к началу интервью.
1. Резюме или справка на кандидата, где указано: его половозрастные характеристики, места учебы и работы, название должностей, которые он занимал и основные должностные обязанности, которые он выполнял на каждой должности.
2. Бланк оценки кандидата (Приложение 9), где есть характеристики сотрудника, желательного для организации
3. Список подготовленных вопросов, которые вы будете задавать кандидату
4. Бумага для заметок
5.Тексты заданий, если вы их используете в собеседовании.
Главной задачей первого этапа интервью является создание таких условий беседы, такой атмосферы, чтобы кандидат смог и захотел раскрыться. Для этого:
•Если вы не успели закончить подготовку или у вас возникло срочное дело (неотложное!), а собеседник уже прибыл, то определите то время, которое вам нужно для его завершения. Предупредите кандидата о задержке через секретаря или лично. Подобная организованность и уважительное отношение к посетителю продемонстрирует возможному будущему сотруднику стиль взаимодействия в компании с наилучшей стороны.
•Даже если вы предполагаете, что собеседник информирован о вашем имени, отчестве и должности, назовите их и, если это не затруднительно для вас, дайте ему свою визитную карточку. Это не просто дать вежливости. Такими действиями вы поможете кандидату избежать неловкой ситуации, когда он от волнения, вполне естественного для данного момента
•Постарайтесь организовать "переговорное пространство" так, чтобы со стороны ваше взаиморасположение не выглядело как ситуация экзаменов или общение чиновника и просителя.
•Улыбка - сильнейший инструмент конструктивных диалогов, если она выражает искреннюю заинтересованность в собеседнике и его словах.
•Оптимальная поза интервьюера для начала собеседования следующая: придвиньтесь к столу, удобно и свободно расположите на нем руки, чуть - чуть наклонитесь в сторону собеседника.
•Для повышения эффективности разговора сообщите кандидату о том, сколько времени вы готовы посвятить разговору с ним.
•Желательно, перед тем как начать диалог с кандидатом, рассказать немного о компании.
Индикаторами того, что контакт с собеседником установлен, служат изменения в темпе его речи, позе, дыхании, мимике и жестикуляции.
Важно помнить о необходимости сохранять атмосферу доверия и доброжелательности в течение всей беседы. Достигается это за счет поощрительных реплик интервьюера, одобрительных кивков, улыбки.
Первый этап - самый подходящий момент для утверждения или изменения предварительного решения о дальнейшем стиле собеседования.
Начало делового диалога с кандидатом знаменует собой первый опыт взаимодействия с возможным будущим сотрудником.
Не забывайте, что именно вы являетесь ведущим собеседование, поэтому должны сохранять контроль над его ходом.
Информация, которую вы получаете в ходе основного этапа интервью, поможет определить соответствие кандидата разработанным требованиям и составленному портрету будущего сотрудника, а также выяснить его мотивацию и "совместимость" с корпоративной культурой и будущими коллегами.
Ваша задача заключается в том, чтобы получить ответы на все интересующие вас вопросы. Мы рекомендуем придерживаться принципа "от общего к частному", для чего необходимо начинать разговор с "открытых" вопросов.
Как понять, что полученную информацию необходимо проверить? В первую очередь мы рекомендуем вам отследить собственную реакцию на ответ кандидата. Ощущение замешательства может быть связано с неполнотой или недостоверностью информации.
Если в процессе вашего разговора перед вами встала печальная необходимость подвергнуть сообщаемые сведения проверке, сделать это необходимо таким образом, чтобы ваш интерес к настораживающему блоку информации был замаскирован.
Возможность задать вопросы о фирме и должности обычно предоставляют кандидату только после того, как вы выяснили всю ту информацию, на основании которой будете делать вывод о пригодности соискателя. Если это произойдет раньше - спонтанно или по инициативе кандидата, то стоит вежливо напомнить ему, что вы готовы ответить на эти вопросы ближе к концу встречи.
Внимательно фиксируйте вопросы кандидата, как заранее заготовленные, так и возникающие экспромтом.
Окончание встречи происходит в тот момент, когда этого хочет интервьюер.
Есть еще несколько приемов, которые позволят вам вежливо завершить встречу, особенно если по вашей инициативе она длилась дольше запланированного:
•"Итак, в конце нашей встречи я…"
•"Задайте, пожалуйста, последний вопрос"
•"Если у Вас больше нет вопросов, позвольте поблагодарить вас за встречу"
•" Посмотрите на часы: "О, как мы задержались. Это потому, что мне было очень интересно и приятно с вами беседовать. Спасибо, что пришли к нам"
•"Давайте завершать нашу встречу…".
Необходимо, чтобы в завершающей фразе было соблюдено три условия - констатация факта окончания интервью, благодарность за беседу и какой-нибудь вариант "до свидания".
Итак, для проведения успешного анализа информации, собранной в процессе интервью, вам необходимо иметь перед глазами следующие материалы:
•Заполненный бланк оценки кандидата с вашими пометками на обратной стороне
•Заполненная форма 2, где зафиксированы ваши самые сильные положительные реакции и действия кандидата, которые их вызвали.
•Заполненная форма 3, где зафиксированы ваши самые сильные отрицательные реакции и действия кандидата, которые их вызвали.
•Дополнительная форма для фиксации информации о кандидате (Приложение 13)