84. Построение и использование шаблонов MS Excel.
Шаблон — это заготовка рабочей книги, содержащая необходимые данные, графику, стили, элементы форматирования, формы и т. д., которые могут быть использованы при создании однотипных документов Excel. Шаблоны также могут включать в себя макросы, диаграммы, элементы автотекста, пользовательские панели инструментов, необходимые кнопки, команды меню и т. д. В Excel имеется ряд стандартных шаблонов, позволяющих создавать стандартные бухгалтерские отчеты. Шаблоны рабочих книг Excel имеют расширение .xlt. Создание
Шаблоны — эффективное средство для создания одинаково оформленных или содержащих схожую информацию и служащих для одних и тех же целей книг. Используя шаблоны, можно существенно упростить ввод и форматирование данных. Шаблоны могут содержать информацию о форматировании и оформлении, макросы, данные и выражения. Шаг за шагом
1. Создайте рабочий лист, предназначенный для использования в качестве шаблона. Для этого введите все данные, которые вы хотите сохранить в шаблоне, и необходимым образом отформатируйте рабочий лист.
2. Выберите команду Файл (File) > Сохранить как (Save As).
3. В открывшемся окне диалога введите в поле Имя файла (File Name) имя будущего шаблона.
4. В списке Тип файла (Save as type) выберите пункт Шаблон (*.xlt) (Template (*.xlt)).
5. Нажмите кнопку Сохранить (Save).
ПРИМЕЧАНИЕ При выборе в списке типов файлов пункта Шаблон (*.x!t) (Template (*.xlt)) Excel автоматически предлагает сохранить шаблон в папке Templates. Сохранение файла нового шаблона в этом каталоге гарантирует, что в дальнейшем он будет доступен в качестве шаблона при создании книг.
Изменение
После создания и сохранения шаблона можно вносить необходимые изменения.
ПРИМЕЧАНИЕ В стандартный пакет установки Excel входит несколько готовых шаблонов, которые также могут быть изменены. Однако измененные таким образом стандартные шаблоны рекомендуется сохранять под другим именем.
Шаг за шагом
1. Выберите команду Файл (File) > Открыть (Open.
2. В открывшемся окне диалога перейдите в папку Application Data\Microsoft\Templates\.
3. В списке Тип файлов (File type) выберите пункт Шаблон (*.xlt) (Template (*.xlt)).
4. Выберите предназначенный для редактирования шаблон и нажмите кнопку Открыть (Open).
5. Внесите необходимые изменения.
6. Выберите команду Файл (File) > Сохранить (Save), чтобы сохранить шаблон. Изменения в шаблоне отразятся только на книгах, созданных после его изменения.
85. Параметры форматирования каморки в MS Excel.
Ввод в таблицу различных типов данных. Типы данных. Для создания таблицы и дальнейшего ее использования вы должны уметь вводить данные в ячейки. Существует несколько типов данных для работы в Excel: 1)Текстовые; 2)Числовые; 3)Даты; 4)Времени; 5)Формулы; 6)Функции. Введение текста. Текстовые данные представляют собой последовательность букв, цифр и пробелов между ними. По умолчанию вводимый в ячейку текст выравнивается по ее левому краю. Чтобы ввести текст, выполните следующие действия. 1. Щелкните на ячейке, в которую вы собираетесь ввести текст. 2. Наберите его. Текст появляется в ячейке и в строке формул. 3. Нажмите <Enter>. Текст в ячейке выровняется по ее левому краю. (Вы также можете нажать клавишу <ТаЬ> или воспользоваться другим способом перемещения по ячейкам, если после введения текста в эту ячейку хотите перейти к следующей.) Если при вводе текста вы сделали ошибку,воспользуйтесь клавишей <Esc>. Не помещается! Чтобы расширить столбец для размещения в нем всего текста, переместите указатель мыши на его заголовок, Дважды щелкните на правой границе заголовка. Заголовки столбцов и строк. Заголовки столбцов и строк идентифицируют тип вводимых вами данных. Заголовки столбцов, как правило, вводят в первую строку, а заголовки строк в первый столбец. Заголовки столбцов часто содержат дни, месяцы, годы или другие периоды дат, а заголовки строк соответствуют категориям данных (например, название продукции, имена сотрудников и т.п.). При введении заголовков столбцов удобнее пользоваться клавишей <ТаЬ>, а не <Enter>. А при введении заголовков строк пользуйтесь кнопками перемещения. Добавление примечаний. Чтобы подробно описать данные, находящиеся в ячейках, используйте возможность добавления примечаний к ним (например, опишите назначение содержащейся в ней формулы). Если вы хотите добавить к ячейке примечание, сделайте следующее.