Діяльність органів виконавчої влади, функція прийняття рішень (стр. 2 из 18)

Рис. 1.1 Технологія прийняття управлінських рішень

управлінське рішення державна влада

Етап 1. Обстеження та встановлення фактів

Крок 1. Інвентаризація функцій

Функції організації мають значення лише тоді, коли вони координуються для досягнення цілей організації. Однак, коли ми хочемо оцінити виконання однієї із функцій, треба порівняти фактичну дію з тією, яка повинна бути. Якщо одержана оцінка співпадає, то це дає нам впевненість, що особи, які беруть участь у такій діяльності, правильно виконують свої обов'язки.

У багатьох органах влади діючі служби недофінансовуються та недооцінюються. Люди, які займаються розподілом та управлінням незначних ресурсів, прагнуть перекласти виконання нових завдань із технічного обслуговування на діючі механізми та системи й інвестувати наявні у їх розпорядженні засоби у нові проекти, що мають чітко виражену "соціальну значимість". Це об'єктивний та необхідний процес, проте управлінцям важко вирішувати ці завдання не володіючи надійною інформаційною системою з питань управління (ІСУ).

Відомо, що є інформаційні системи з питань у правління та бази даних для прийняття рішень в органах влади. Однак вони містять величезну кількість даних і, водночас, не завжди можуть надати саме ту інформацію, яка вкрай потрібна управлінцям. Придатною до використання для керівних працівників є інформація, котра здатна допомогти їм:

• прийняти обґрунтоване рішення;

• переконати вище керівництво в доцільності підтримки саме цього рішення.

Часто місцеві органи влади займаються тим, чим вони не повинні були б займатися, або що могло б бути зроблено ким-небудь іншим. До останньої категорії належать програми та послуги, за надання та виконання яких відповідно до певних стандартів якості відповідає місцевий орган влади (але виконувати чи надавати їх належно, опираючись лише на свій персонал, йому не під силу).

Орган влади міг би, наприклад, прийняти рішення про укладення договору на технічне утримання вулиць із приватним сектором. У межах такого договору місцевий орган влади продовжує здійснювати контроль за витратами та якістю виконуваної роботи. Можливі й інші варіанти - наприклад: повна передача утримання вулиць певній асоціації мешканців мікрорайону, що знімає відповідальність з органу місцевої влади.

Обидва випадки є прикладами правильного визначення того, що потрібно зробити (дієвості) та як це потрібно зробити (ефективності).

Отже, першим кроком на етапі "Обстеження та встановлення фактів" є "інвентаризація", тобто перегляд управлінцями їх поточних обов'язків.

Після того, як усі функції з'ясовані, потрібно вирішити, чи доцільно їх зберігати. Від деяких із них, особливо тих, подальше забезпечення яких є недоцільним, потрібно відмовитися, але так, щоб це негативно не впливало на діяльність органу влади чи рівень надання послуг населенню. Також можливо, що ті функції, які є доцільними, не обов'язково повинен виконувати місцевий орган влади. Відповідно, потрібно буде вирішити питання про те, хто найкраще зможе виконувати ці функції. Керувати виконанням наявних функцій значно легше, якщо вони:

• зрозумілі;

• кількісно вимірювані;

• розподілені за принципом: "кому і що потрібно робити для прийняття серйозних рішень та врегулювання проблем" (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Чинники дієвості та ефективності при прийнятті рішення щодо утримання вулиць мікрорайону міста.

Наведемо ще один приклад "інвентаризації" функцій. Багато організацій мають невикористовуване та непридатне обладнання на робочих площадках, яке інколи займає потрібне для роботи місце. Якщо запитати, чому воно розташоване саме там і не вивозиться, то для пояснення знайдеться багато причин. Але основна із них, про яку, зазвичай, не говорять, це незадовільне господарювання. Результатом роботи з інвентаризації функцій є наведення елементарного порядку в організації, з'ясування і закріплення за працівниками певних видів діяльності та відповідальності.

Крок 2. Створення інформаційної системи управління (ІСУ)

Після проведення інвентаризації управлінських функцій можна буде вирішити, яка інформація важлива для управління функціями, що залишилися. В такому випадку ІСУ повинна будуватися, із урахуванням конкретних потреб організації, а не копіюватись із якого-небудь підручника. Збирати потрібно лише ту інформацію, ті дані, які необхідні для подальшої роботи та успішного виконання функцій. При створенні ІСУ виникає безліч проблем. Інколи система стає занадто заплутаною і через це залишається лише концепцією. Інколи стається так, що система створена, дані й інформація збираються, але не використовуються. Все це приклади неправильного використання ІСУ.

Для забезпечення відповідної якості управління інформаційний процес в організації повинен відповідати таким характеристикам

• повноті та якості інформації;

• цінності та корисності інформації;

• достовірності та точності інформації;

• актуальності інформації;

• щільності інформації;

• оперативності та доступності інформації;

• частоті використання деяких видів інформації.

Дотримання вищезазначених характеристик в органах влади можна досягнути через:

• упорядкування системи документообігу із всіх функцій, що залишилися відповідно до сучасних моделей організації цього процесу;

• скорочення витрат на інформаційну роботу, пов'язану з якістю прийняття управлінських рішень;

• організації автоматизованих робочих місць та вивільнення часу висококваліфікованих працівників;

• удосконалення контролю за виконанням планово-управлінської діяльності.

Вимоги до 1СУ подано на рис. 1.3. Дотримання цих вимог сприяло б налагодженню інформаційного потоку, який виконує важливу роль для прийняття оптимального управлінського рішення.

Крок 3. Обстеження

Після розробки та впровадження ефективної інформаційної системи рекомендується провести обстеження.

Обстеження - це вміння управлінця слухати та бачити все, що здійснюється в його оточенні, і реагувати на те, що відбувається при прийнятті відповідних управлінських ініціатив

Перший крок ІСУ: інвертаризація функцій і прийняття рішень

Управляти легше, коли функції (обов'язки):

• зрозумілі;

• кількісно вимірювані;

• розподілені за категоріями (кому і що треба робити).

Другий крок ІСУ: розробка інформаційної системи ІСУ повинна бути:

• для конкретних потреб організації;

• не громіздкою;

із бази даних, що постійно оновлюється.

Третій крок : Обстеження

• це господарський погляд на все довкола або управління за принципом "не минайте".

Четвертий крок : Формування пріоритетних напрямків діяльності

• виявлення проблеми і пріоритетів.

Рис. 1.3. Послідовність кроків реалізації етапу обстеження та встановлення фактів.

Для забезпечення загального високого рівня якості ініціатива повинна надходити не лише від працівників апарату управління, але й від будь-якого службовця.

Внаслідок обстеження отримаємо повний опис діяльності організації з усіма її проблемами, що виникли. На рис. 1.3 видно, що обстеження -".. .це господарський погляд на все довкола...".

Одержану інформацію доцільно викласти письмово, як аналітичну (доповідну) записку і періодично повертатись до неї при відборі проблем для вирішення.

Крок 4. Формування пріоритетних напрямів діяльності

Провівши інвентаризацію функцій, розробивши інформаційну систему і обстеживши організацію, можна сформувати основні напрями і пріоритети діяльності, спрямовані на вдосконалення роботи. Це можна викласти у плані першочергових і довготермінових заходів вирішення проблеми. Нижче наведемо деякі основні моменти проведення обстеження і встановлення фактів.

Отже, першим етапом процесу прийняття управлінських рішень в органах державного управління та органах місцевого самоврядування є обстеження і встановлення фактів.

Основні моменти при проведенні обстеження і встановлення фактів:

1. Проводьте обстеження і роботу з встановлення фактів ретельно, не упускаючи жодного із напрямів діяльності і ресурсів.

2. Підготуйте письмовий перелік усіх об'єктів і заходів.

3. Визначтесь, які заходи повинні здійснюватись Вашою організацією (органом), а які іншими органами чи організаціями.

4. Створіть зручну для практичного використання і надійну інформаційну систему (ІСУ).

5. Проявіть наполегливість під час здійснення Вашої програми (управлінського рішення).

Етап 2. Виявлення проблеми та її аналіз.

Формулювання проблеми - це системний підхід. У практичній діяльності етап визначення проблеми є найважчим. Звичайно буває і так, що проблеми з якими ми зіштовхуємось, є чітко визначеними. Однак трапляються і невизначені, двозначні проблеми, які важко описати. У дослідженні або проектуванні складної системи постановка завдання - це проміжний етап, якому передує довга і складна робота із структуризації вихідної проблеми.

Проблема - це розрив між реальною ситуацією і ціллю, яку треба досягти, або, образно кажучи, це те що утримує Вас (Вашу організацію) від ситуації потрапити з цього місця, де ви перебуваєте, у те місце, куди вам хочеться потрапити.

Це визначення передбачає (проте не завжди) з чого нам потрібно починати роботу. Часом буває так, що нам не цілком зрозуміло, чого ми хочемо, які цілі ставимо перед собою. Отже, якщо не знаємо, чого ми прагнемо, важко визначити, як ми хочемо цього досягнути і чи досягнули вже, чи ні. Така ситуація є типовою як на державному, так і на муніципальному рівнях управління. Відсутність чітких цілей, які є антиподом проблем, приховує самі проблеми. Іноді проблеми приховані під маскою симптомів або навіть рішень.

Симптоми - це ті аспекти проблеми, що візуально спостерігаються, вони є її проявами проблеми. Симптоми рідко прояснюють проблему. Наприклад, в Коломийському районі спостерігається великий відсоток звернень пересічних громадян за допомогою соціального характеру до голови районної державної адміністрації щодо вирішення побутових проблем. Вирішуючи питання побутового характеру, треба мати на увазі те, що самі звернення є симптомом іншої проблеми – недостатньої роботи з громадянами органів місцевого самоврядування – голів сільських та селищних рад. Тобто виникає ситуація, коли є проблема у проблемі.