Діяльність органів виконавчої влади, функція прийняття рішень (стр. 4 из 18)

Рис. 1.5. Взаємозв'язок проблеми та цілі

Як видно з рис. 1.6, розрив між цими півкулями, тобто ситуацією, у якій ми перебуваємо та ціллю, куди ми хочемо потрапити, є проблемою. Вирішення проблеми - це мистецтво подолання розриву (рис. 1.7).

Рис. 1.6. Модель вирішеної проблеми

Перелік питань, на які треба відповісти при вирішенні проблеми:

1. Як терміново потрібно знайти вирішення проблеми?

2. Наскільки важливо знайти вирішення проблеми?

3. Чи контролюєте Ви вирішення проблеми?

4. Чи готові Ви відповідати за вирішення проблеми? Ключові моменти при визначенні проблеми та її аналіз:

1. Відокремте проблему від симптомів і рішень.

2. Перевірте, наскільки зрозуміла Ваша проблема, використовуючи критерії: ясність, лаконічність і повнота.

3. Вирішіть, чи доцільно витрачати час та енергію на вирішення проблеми.

4. Домагайтеся загального розуміння і підтримки тих, хто може надати допомогу.

Виявлення проблеми та її аналіз рекомендуємо провести з використанням форми 1. На практиці є низка об'єктивних складностей, з якими зіштовхуються працівники у правління, вирішуючи проблеми. Перша з них полягає в тому, що іноді проблемою вважають її симптоми або навіть рішення. Інша складність - це наявність обмежень, тобто гальмівних чинників (зовнішніх і внутрішніх), які блокують вирішення.

Форма 1

Виявлення справжньої проблеми

Дайте відповіді на низку запитань. (Це один із способів зрозуміти Вашу проблему).

1. У чому суть проблеми? (Почніть із загального опису, підкресліть ключові слова і фрази).

2. Чому виникла проблема? Що зумовило проблему?

3. Коли, де і за яких обставин вона виникла?

4. Чия це проблема? Кому належить? (Коли з'ясується, чия це проблема, визначте всіх, хто захоче і зможе взяти участь у її вирішенні).

5. Що трапиться, якщо вона не буде вирішена?

Щоб переконатися, що Ваш опис проблеми є зрозумілим для інших, перевірте ясність, лаконічність та повноту проблеми.

Перевірка визначення проблеми:

Ясність: чи буде зрозумілим Ваш опис проблеми іншій людині, не знайомій із специфікою проблематики? ("так", "ні").

Лаконічність: чи достатньо Ваша манера опису проблеми є короткою і предметною?("так" "ні").

Повнота: чи не забули Ви чогось важливого у Вашому описі проблеми? ("так", "ні").

Якщо є хоч одна незадовільна відповідь ("ні") - продовжуйте працювати над визначенням проблеми.

Якщо проблема ясна, зрозуміла, лаконічно сформульована і повна, то переходимо до наступного кроку.

Крок 6. Критерії відбору проблеми

Здебільшого, органи державного управління та органи місцевого самоврядування одночасно вирішують декілька проблем. Уважно прочитайте форму 2 і оцініть проблеми відповідно до запропонованих критеріїв.

Форма 2 Критерії відбору проблеми :

Таблиця.1.1.

Опис проблеми	Важливість1(1.2,3,4,5)	Вирішу-ваність1(1,2.3.4,5	Контроль3(1,2,3,4,5)	Відповідальність4(1,2,3,4,5)	Бали
1
2
3
4
5

У графах лівої колонки коротко сформулюйте кожну із проблем, виявлених учасниками групи. Оцініть кожну з них за критеріями важливості, вирішуваності, контролю і відповідальності. Для цього впишіть потрібну цифру у відповідну колонку.

"5" - надзвичайно важливо; "2" - не дуже важливо;

"4 " - дуже важливо; "1" - неважливо.

"З"- важливо;

Обведіть відповідну цифру в коленій колонці з кожної проблеми, перемножте цифри кожного рядка і вкажіть отриманий результат у крайній правій колонці. На основі індивідуальних оцінок виведіть групові оцінки з кожної проблеми, як загальні суми;

важливість - потенційний вплив проблем на виконання завдань органом влади.

² Вирішуваність - можливість вирішувати проблему за допомогою діючих технологій чи очікуваних ресурсів.

* Контроль - відповідальність за вирішення проблеми вписується в юридичні, директивні, функціональні повноваження органу влади.

Відповідальність - особисте прагнення і готовність присвятити необхідний час для пошуку рішень та відповідати за вирішення проблеми.

Вибравши, за наведеними вище критеріями, найважливішу проблему, переходьте до наступного, третього етапу алгоритму ПУР.

Етап 3. Цілі і зобов'язання (чинник дієвості)

Ціль - це стан справ, якого керівник, відділ, управління, орган влади сподіваються досягнути в результаті вирішення проблеми. Чітке визначення цілі необхідне для відпрацювання реальних завдань.

Крок 7. Виявлення цілей

Як формалізовані, так і слабоструктуровані проблеми повинні бути приведені до форми, коли вони стають задачами вибору засобів, що найбільше підходять для досягнення мети. Тому, передусім, треба визначити цілі. На цьому етапі аналізу визначається, що саме треба зробити для зняття проблеми (на відміну від наступних етапів, які визначають, як це робити).

Головна складність полягає в тому, що цілі є ніби антиподом проблеми. Якщо, формулюючи проблему в явній формі, ми висловлюємо те, що нам не подобається, то як, формулюючи ціль, ми пробуємо з'ясувати, що ж ми хочемо? Тобто ми вказуємо напрям, у якому треба йти від наявної ситуації. Небезпека підміни цілей засобами. У практичній діяльності нерідко трапляється, що попередньо сформульовані цілі змінюються або скасовуються цілком. При вирішенні проблем міського господарства великого міста сформовано ціль: у якому напрямі збудувати додатковий водовідвід питної води. Виявилося, що справжня ціль - поліпшення водопостачання населення, і серед запропонованих альтернатив знайшлись ефективніші способи використання ресурсів, ніж будівництво нового водопроводу. Це типовий приклад того, як засоби можуть прийматись за цілі. Дуже часто приклади такої підміни цілей спостерігаються на державному чи регіональному рівнях прийняття управлінських рішень. Отже, дослідження цілей зацікавлених у проблемі осіб повинно передбачити їх уточнення, розширення або навіть заміну. У цьому полягає одна з основних причин інтерактивності технології ГІУР.

Крок 8. Планування стратегій

Наступний етап процесу прийняття оптимального управлінського рішення – це етап вироблення стратегій та плану дій. Стратегія – прийнята концепція, що має основні і довготермінові цілі та поточні завдання, що з них випливають; прийнятий курс дій і розподілу ресурсів, необхідних для досягнення поставлених цілей. Якщо в завданні сформульовано те, що треба досягти, то у стратегії у формі накреслених послідовних заходів визначається те, що треба зробити для її реалізації. Оскільки багато проблем мають більше як одне рішення, керівник повинен вирішити, який варіант він обирає. Інколи „найкраще” рішення очевидне, інколи вибрати його з низки можливих альтернатив важко. У таких ситуаціях, для прийняття оптимального рішення, потрібно задати декілька запитань або перевірити критерії та наслідки.

Крок 9 Реалізація рішення.

Етап здійснення стає значно легшим, якщо всі завдання, про які згадувалось раніше, вже вирішуються (тобто, якщо тактика їх реалізації досконало продумана).Для належного виконання робіт потрібні детальне планування та аналіз, причому, до того моменту, поки не буде запущено робочий процес.

Керівництво. Ефективне керівництво залежить, як мінімум, від правильного підбору кадрів, навчання їх теорії та практики і надання їм більшої свободи та ширших повноважень при виконанні своїх обов’язків.

По-перше, процес відбору лінійних „низових” керівників, як правило, має низку недоліків. Але нагляд та керівництво на нижчому рівні можуть виявитися найважливішим чинником у реалізації завдань.У такому випадку процес відбору кадрів обумовлює три причини:

-може бути суб’єктивним;

-може відповідати застарілій кадровій практиці;

-може просто не розглядатися як важлива умова створення стійкої функціонуючої організації.

По-друге, керівники висуваються із ланок тих, ким вони будуть керувати і не мають відповідної професійної підготовки у сфері управління.

Вдосконалення управління на всіх рівнях органів влади є великим, але поки що мало використовуваним резервом підвищення ефективності господарської діяльності; а якість управління визначається плановими, організаційними та оперативними рішеннями, що приймаються. Саме рішення є продуктом праці керівника. Успішно функціонувати в динамічно мінливому середовищі здатен лише той орган управління, той керівник, який оперативно слідкує за змінами, використовує актуальну інформацію, володіє методологією вироблення оптимальних рішень і вміє доводити їх до реалізації.

Етап 4. Оцінка результатів і забезпечення якості.

Крок 10.Забезпечення якості.

Оцінка якості- це діяльність працівників управлінської ланки з визначення прогресу в реалізації завдань і досягнення мети.

Еталон якості – це добре всім відомий приклад найякіснішого виконання конкретної функції чи завдання. А якщо приклад невідомий, тоді детально описуємо вимоги до якості.

Розробка впровадження таких „еталонів” дозволяє керівникам наочніше продемонструвати окремим працівникам чи цілим підрозділам, яких показників вони очікують. Еталони подають опис „найкращого варіанту” виконання завдання.До них належать такі показники, як витрати. одержані блага, своєчасність виконання, наявність і тип побічних ефектів або наслідків.

Крок 11.Оцінка результатів.

Оцінка результатів- це постійний процес, який ведеться поетапно, а остаточні результати визначаються після завершення роботи.

Процес управління державними установами і організаціями суттєво відрізняється від управління приватними фірмами. Те саме стосується і моделей оцінки. Оскільки державні установи працюють в особливих умовах, звичайні критерії досягнень не дуже підходять. Для цього можна скористатися як комерційними, так і не повністю комерційними показниками.