Программное и информационное обеспечение АС «Мотив» в процессе ее эксплуатации осуществляется информационно - вычислительным центром.
МОТИВ – это система оперативного управления компанией, реализованная в виде web-приложения, что позволяет организовать доступ к ней с любой рабочей станции, подключенной к сети Интернет.
Подача информации в системе построена на нескольких простых для освоения понятиях — таких как Проект, Задача, Действие, Сотрудник, Отчет и т.д.
Преднамеренное упрощение объектной модели системы способствует ее успешному внедрению и позволяет уменьшить затраты времени и средств на обучение персонала. Это выгодно отличает МОТИВ от других систем электронного документооборота.
Возможности, которые дает МОТИВ:
- Создание иерархической структуры взаимодействия руководящего персонала с подчиненными;
- Коллективная работа над проектами и документами;
- Получение регулярных отчетов о ходе выполнения задач по проектам;
- Эффективный контроль за процессом исполнения задач;
- Контроль сроков исполнения;
- Мониторинг занятости персонала.
Комплектация системы МОТИВ включает в себя модуль электронного документооборота, что позволяет компании, внедрившей систему, эффективно управлять большим потоком документов. Администрирование документооборота предприятия (создание маршрутных схем, дизайн карточек документов) не требует программирования.
Администратором системы может выступать профессионал-делопроизводитель, обладающий минимальными навыками работы с офисными пакетами программного обеспечения. Все настройки ведутся в интуитивно понятном визуальном редакторе.
Применение модуля электронного документооборота «Мотив» помогает предприятиям увеличить эффективность работы персонала на 20-25% и уменьшить затраты на хранение документов на 80%.
Автоматизированная система «Мотив» также обеспечивает:
- возможность коллективной работы над документами;
- значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
- улучшение контроля над исполнением документов;
- повышение безопасности документов;
- повышение сохранности документов;
- повышение удобства их хранения;
- интеграция со службами доставки электронной почты и SMS сообщений.
Деятельность ООО «Загрантур-Сервис» обеспечивается системой взаимоувязанных документов, составляющих его документационную базу.
Состав документационной базы определяется компетенцией, ООО «Загрантур-Сервис» кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между ООО «Загрантур-Сервис» и сторонними организациями.
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, то есть в создании управленческих документов.
Документы ООО «Загрантур-Сервис» разрабатываются, согласуются, утверждаются, исполняются, изменяются, считаются утратившими силу, закрываются в дело.
Документацией ООО «Загрантур-Сервис» являются: нормативные правовые акты, решения, приказы, поручение, регламент, положения, протоколы, акты, письма, служебные записки, инструкции, правила, штатные расписания, справки (заключения), отчеты, представления, телеграммы и другие документы, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности ООО «Загрантур-Сервис».
Таким образом, ООО «Загрантур-Сервис» использует следующий ЭВМ: Intel Pentium 5 CPU 2.66GHz / RAM 512 Mb / HDD 38,6 Gb монитор SamsungSyncMaster 753DF, с установленной операционной системой Windows ХР и пакетом прикладных программ MS Office 2003, принтер EpsonStylusC43SX. Процесс сбора, обработки и использования управленческой информации на ООО «Загрантур-Сервис» ведется с использованием автоматизированной системы «Мотив».
На ООО «Загрантур-Сервис» предлагается создать информационно-аналитический отдел.
При создании информационно-аналитического отдела на ООО «Загрантур-Сервис» в системе информационного обеспечения предприятия будут задействованы практически все подразделения предприятия.
На отдел информационно-аналитического обеспечения будут возлагаться функции создания системы информационно-аналитического обеспечения ООО «Загрантур-Сервис», координации аналитической работы в подразделениях и объединения результатов в рамках единого информационного пространства предприятия (исследования по запросам руководителей предприятия, поиска оптимальных ресурсов информации и знаний, мониторинг средств массовой информации, обучение сотрудников предприятия пользованию ресурсами и др.)
Эффективность работ по сбору информации обеспечивает организационная структура системы. Основу будут составлять группы информационно-аналитического обеспечения подразделений децентрализованная горизонтальная структура, которые совместно с отделом информационно-аналитического обеспечения (централизованная вертикальная структура) обеспечивают сбор и анализ информации внешней среды практически для всех уровней управления.
Информационно-аналитический отдел будет решать следующие проблемы:
Проблема 1: заставить специалистов других подразделений (не отдела информационно-аналитического обеспечения) заниматься информационной работой.
Проблема 2: заставить делиться (полученной и владеющей ими) информацией.
Проблема 3: даже при желании поделиться информацией, помочь это сделать (представить информацию в виде пригодном для использования другими).
Высококвалифицированный специалист в своей области: Может грамотно выполнять свои функциональные обязанности на -100%; знает, почему он так поступает на 80%; может описать, объяснить (умеет передать эти знания) максимум на 60% и т.д.
Решать рассмотренные выше проблемы можно с помощью системы «кнута и пряника».
«Кнут» - комплект организационно-нормативных документов для регулирования этой деятельности: порядок проведения информационно-аналитических исследований для подготовки управленческих и технических решений в ООО «Загрантур-Сервис» на основе информационных ТАС-моделей; положение о системе постоянного мониторинга внешней среды; инструкция по подготовке мониторинга средств массовой информации; внесение в Должностные инструкции специалистов дополнительных функций (ранее не выполняемых ими) по сбору, систематизации и передаче информации в корпоративную информационную систему.
«Пряник» - материальное стимулирование, премирование за: инициативу и реализацию творческих идей; выполнение важных производственных заданий; разработку и внедрение новых положений, инструкций и т.д.
Необходимость в единой системе управления, способной справиться с постоянно растущими объемами бизнеса предприятия, была осознана руководством ООО «Загрантур-Сервис» около года назад. Прежде применявшиеся учетные системы не давали полной и объективной картины.
Для совершенствования сбора, обработки и использования управленческой информации на ООО «Загрантур-Сервис» предлагается внедрить единую систему управления предприятием.
В результате анализа рынка программного обеспечения ООО «Загрантур-Сервис» можно сделать вывод, что именно система MicrosoftNavision наилучшим образом отвечает потребностям предприятия.
После выбора системы следующим шагом был выбор партнера по внедрению. ООО «Загрантур-Сервис» предлагаем выбрать в качестве партнера для ведения всех работ по внедрению MicrosoftNavision - компанию «Кредо Консалтинг», обладающую успешным опытом работы с предприятиями, имеющую уникальный опыт работы по оказанию услуг в области управленческого консультирования и внедрения ERP, CRM и ВРМ систем.
В рамках проекта на ООО «Загрантур-Сервис» необходимо автоматизировать следующие бизнес-процессы: финансы, бухгалтерский учет, налоговый учет, продажи.
На данный момент предлагается внедрить предварительный этап - модуля «Анализ», закупить все необходимые гранулы и стартовые пользовательские лицензии. После внедрения единой системы в ООО «Загрантур-Сервис» будут работать следующие модули системы MicrosoftNavision: Бухгалтерский учет & Финансы; Продажи & Клиенты;– Банк & Касса; Услуги; Основные средства.
Для ускорения прохождения информации, сопутствующей материальному и финансовому потокам мы предлагаем следующую минимальную конфигурацию оборудования и программного обеспечения (табл. 3.1).
Таблица 3.1.
Необходимое оборудование и программное обеспечение на ООО «Загрантур-Сервис»
| Оборудование: | Требования: |
| Процессор | Intel Celeron M |
| Оперативная память, не менее | 2048 Мб |
| Свободного места на жестком диске (при установке) | 20 Гб |
| Свободного места на жестком диске (при текущей работе) | 300 Гб |
| Операционная система | Microsoft Office, MicrosoftNavision |
Программное обеспечение | Бухгалтерский учет & Финансы; Продажи & Клиенты; Банк & Касса; Товары; Основные средства. |
До начала установки программного обеспечения клиент должен убедиться в отсутствии вирусов на своем компьютере пароль для доступа к дистрибутиву, после этого загружает дистрибутив из раздела «Загрузка»; самостоятельно (с получением дистрибутива по e-mail): диктует специалисту службы сопровождения свой адрес e-mail, и после этого он присылает дистрибутив; самостоятельно (на дискетах): в этом случае клиенту придётся приехать к специалисту лично, обратится в ОПЕРУ или филиал, в котором он обслуживается. С собой необходимо иметь 3 дискеты 1.44. с выездом специалиста: клиент должен договориться со специалистом о времени установки. В этом случае необходимо предоставить транспорт туда и обратно. Плата за установку взимается предприятием согласно утверждённым тарифам.