Для регистрации поступления в организацию отдельных объектов основных средств в «1С. Бухгалтерия», предназначен документ «Приобретение основных средств за плату». Он содержится в группе документов «Поступление основных средств» пункта «Учет основных фондов» меню «Документы» главного меню.
В верхней части экранного документа указывается номер и дата документа на поступление в организацию основных средств и информация о поставщиках. Заполняется табличная часть документа «Приобретение основных средств за плату», с графами «Основное средство», «Стоимость», «НДС», «Всего». В нижней части таблицы автоматически подсчитывается итог по цифровым графам, для проверки соответствия с документами поставщика (накладной). После заполнения документа автоматически сформируются проводки.
Для отражения в учете прочих затрат организации по приобретению основных средств в «1С. Бухгалтерия» предназначен документ «Дополнительные расходы по приобретению основных средств». После заполнения всех необходимых реквизитов нужно напечатать справку о затратах, сохранить и провести документ. При проведении автоматически формируются проводки.
Для отражения в учете зачисления новых объектов в состав основных средств в «1С. Бухгалтерия» предназначен документ «Ввод в эксплуатацию основных средств». Его следует использовать для зачисления на баланс организации основных средств, ввод в эксплуатацию которых оформляется актом по форме ОС-1, независимо от варианта их поступления в организацию. Каждому новому объекту в «1С. Бухгалтерия» автоматически присваивается инвентарный номер. После заполнения всех реквизитов экранной формы документа «Ввод в эксплуатацию основных средств» нужно распечатать акт по установленной форме и сохранить документ. В соответствии с нормами бухгалтерского учета акт по форме ОС-1 приобретает статус первичного документа только после его утверждения руководителем. Следовательно, проводки по нему следует формировать позднее. Для проведения ранее сохраненного документа его нужно найти в журнале документов по учету основных средств, войти в режим редактирования и, не внося изменений, сохранить, и провести документ. При проведении будет сформирована проводка.
Для ежемесячного начисления амортизации в «1С. Бухгалтерия» предназначен регламентный документ «Начисление амортизации основных средств». Документ не только автоматически формирует операцию с проводками по начислению амортизации, но и составляет первичный документ в виде ведомости начисления амортизационных отчислений со сведениями по каждому инвентарному объекту. После проведения документа ведомость можно распечатать.
В процессе эксплуатации основные средства могут передаваться из одного подразделения в другое. Для автоматизации этой учетной операции в «1С. Бухгалтерия» предназначен документ «Перемещение основных средств», группы документов «Учет основных средств», меню «Документы» главного меню. После заполнения реквизитов экранной формы документа следует распечатать акт и сохранить документ. Данный документ не формирует никаких проводок, он лишь изменяет значение периодического реквизита «Подразделение» перемещаемого основного средства.
Для отражения хозяйственных операций по выбытию объектов основных средств в «1С. Бухгалтерия» предназначены документы «Передача основных средств» и «Списание основных средств». Документ «Передача основных средств» используется в тех случаях, когда при выбытии основных средств оформляется акт по форме ОС-1. При выбытии основного средства в связи с моральным и физическим износом, а также при ликвидации в связи с чрезвычайной ситуацией, следует использовать документ «Списание основных средств». После заполнения всех необходимых реквизитов экранной формы документа нужно распечатать акт на выбытие, а документ сохранить и после утверждения акта – провести. При проведении документа автоматически формируются проводки в соответствии с нормами бухгалтерского учета.
Для того чтобы получить инвентарную карточку в «1С. Бухгалтерия» нужно в справочнике «Основные средства» найти интересующий объект и нажать кнопку «Инвентарная карточка». В инвентарной карточке содержится актуальная на рабочую дату информация об основном средстве.
Выше затронуты только некоторые возможности автоматизации учета «1С. Бухгалтерия» в области автоматизации учета основных средств. На практике они могут эффективно применяться для отражения в учете поступления оборудования и передачи его под монтаж, капитального строительства подрядным и хозяйственным способом, модернизации и реконструкции и т.д.
Таким образом, использование компьютерной системы «1С. Бухгалтерия» позволяет в полном объеме автоматизировать все операции, связанные с учетом основных средств, включая формирование проводок и составление первичных документов.
Зачастую, руководство предприятий невнимательно относится к проблемам бухгалтерско-учетной службы хозяйств. Компьютеризация учета, наталкивается на непонимание, со ссылкой на высокую стоимость техники и программного обеспечения. Но на практике, требования налоговых органов, внебюджетных фондов, обязывают предприятия предоставлять отчетность на магнитных носителях.
Если же оценивать экономическую эффективность приобретения компьютерной техники и программ бухгалтерского и налогового учета, то можно отметить, что при стоимости компьютера 50000 рублей и программного продукта в пределах 4500 рублей, окупаемость затрат составляет около шести месяцев. Следует также учесть снижение трудозатрат бухгалтеров до 30%.
Рассчитаем экономическую эффективность и срок окупаемости затрат по автоматизации учета.
Штат бухгалтерии составляет 5 человек. Среднемесячная заработная плата одного бухгалтера – 3,5 тыс. руб. Среднегодовой фонд оплаты труда бухгалтерии составляет 4,1 х 6 х 12 = 168,0 тыс. руб. Стоимость одного нового компьютера в среднем – 35 тыс. руб.
35 тыс. руб. х 3 = 105 тыс. руб. – всего
Стоимость программы «1С Бухгалтерия» версия 8.0 – 30 тыс. руб.
Обучение работников бухгалтерии 4,0 тыс. руб. х 4 чел. = 16,0 тыс. руб.
Итого стоимость автоматизации учета СПК «Петровский» составляет 151,0 тыс. руб. Срок окупаемости составляет 151,0 тыс. руб. / 168,0 тыс. руб. = 0,90. Таким образом, затраты по автоматизации учетного процесса окупятся практически через 1 год.
Автоматизация бухгалтерского учета в СПК «Петровский» позволит вести учет качественно и предоставлять отчетность пользователем своевременно.
Выводы и предложения
На основании проведенного дипломного исследования можно сделать следующие выводы:
1. Основные средства играют огромную роль в процессе труда, в своей совокупности они образуют производственно-техническую базу и определяют производственную мощность предприятия. На протяжении длительного периода использования основные средства поступают на предприятие и передаются в эксплуатацию; изнашиваются; подвергаются ремонту, при помощи которого восстанавливаются их физические свойства; перемещаются внутри предприятия; выбывают с предприятия вследствие ветхости или нецелесообразности дальнейшего использования. Современные рыночные отношения заставляет по-новому подойти к постановке учета на отдельных участках финансово-хозяйственной деятельности предприятий и организаций, в том числе учета основных средств и их анализа.
2. Объектом исследования выступил СПК «Петровский», который является сельскохозяйственным предприятием, специализирующемся на производстве продукции растениеводства и животноводства, а также ее переработки внутри предприятия. Объем произведенной продукции за исследуемый период в целом по хозяйству увеличился на 58,9%, причем рост объема производства продукции растениеводства составил 42,6%, рост объема производства продукции животноводства – 79,8%. В основном такое увеличение обосновано ростом цен на семена, корма, топливо и т.д.). Стоимость товарной продукции в текущих ценах возросла на 65,5% в результате увеличения объемов продаж и продажных цен на сельскохозяйственную продукцию (например, молоко, мясо, подсолнечное масло). Площадь сельскохозяйственных угодий, в том числе и пашни за период 2007–2009 гг. осталась неизменной. В результате роста производительности труда, укреплением трудовой дисциплины численность работников сократилась на 20 человек, в том числе занятых в сельскохозяйственном производстве на 20 человек. Фонд оплаты труда при этом возрос в 2,36 раза. Среднегодовая стоимость основных средств за счет приобретения техники по лизингу, увеличения поголовья продуктивного скота увеличилась в 2,34 раза.
3. Состояние и использование основных средств – один из важнейших аспектов аналитической работы, так как именно они являются материальным воплощением научно-технического прогресса – главного фактора повышения эффективности любого производства. Источниками данных для анализа основных средств являются бухгалтерский баланс (ф. 1), приложения к бухгалтерскому балансу (ф. 5) раздел 2 «Состав и движение основных средств», инвентарные карточки учета основных средств, проектно – сметная документация, техническая документация. наибольший удельный вес занимают производственные основные средства, в том числе машины и оборудование – от 25,0% в 2007 г. до 69,3% в 2009 г., продуктивный скот – от 30,2% в 2007 г. до 12,1% в 2009 г., транспортные средства – в среднем 15,0%. Удельный вес активной части основных средств СПК «Петровский» составляет на конец 2009 г. более 90%. В СПК «Петровский» наблюдается рост коэффициента обновления – с 0,36 в 2007 г. до 0,45 в 2009 г. и снижение коэффициента выбытия на 0,33, то есть с 0,43 в 2007 г. до 0,10 в 2009 г. Коэффициент прироста за исследуемый период увеличился на 0,23 пункта. Показатели состояния основных средств, представленные в таблице 4.5, свидетельствуют о том, что в СПК «Петровский» изношенность основных средств достаточно низкая. Исходя из показателей коэффициентов износа, она составляет за исследуемый период от 0,26 до 0,16 на начало года, от 0,24 до 0,11 на конец года. Соответственно коэффициенты годности имеют высокое значение. Так, на начало 2007 г. коэффициент годности составляет 0,74, на конец – 0,76, на начало 2009 г. – 0,84, на конец – 0,89. Качественные характеристики использования основных средств СПК «Петровский» за период 2007–2009 гг. значительно улучшились. Эта положительная тенденция благоприятно отражается на деятельности предприятия, поскольку, себестоимость сельскохозяйственной продукции, ее качество, своевременность получения, конкурентоспособность зависят от технической оснащенности работ.