В зависимости от целей выбирается набор инструментов, которые будут внедрять, и определяются сроки внедрения.
На втором этапе (этапе внедрения на предприятии управленческого учета и отчетности) решаются следующие задачи:
своевременное получение руководством текущей информации о деятельности предприятия (в удобном формате);
улучшение взаимодействия между подразделениями;
сокращение времени принятия управленческих решений из-за уменьшения неопределенности;
улучшение мотивации сотрудников;
оптимизация использования производственных мощностей;
оптимизация потребления финансовых, материальных и кадровых ресурсов предприятия.
Далее задаются основные требования к системе управленческой отчетности. В частности, устанавливаются:
пользователи различной информации;
периодичность и формат входящих информационных потоков подразделений. Должен выполняться принцип уменьшения количества представляемой информации с движением вверх по иерархической лестнице;
периодичность и формат выходящих информационных потоковв.
Составляются необходимые учетные формы для использования внутри подразделений. Они должны соответствовать следующим установкам:
изменение регистров учета должно быть вызвано происшедшими событиями;
все существенные изменения, произошедшие на предприятии, должны быть отражены;
все изменения должны быть отражены в тот момент, когда они произошли.
На третьем этапе (этапе внедрения процедур планирования) вырабатывается формат планов и заданий для различных подразделений с привлечением всех уровней руководства. Кроме того, определяются методики составления планов.
Планирование должно охватывать ключевые показатели деятельности предприятия, а также сбыт, бюджеты накладных расходов и нормативы издержек, прибыль, программы инвестиций и финансирования,
1. Целевые планы:
материально-вещественные цели - производимые товары и услуги;
стоимостные цели - финансовый результат, требования по обороту и т.п.;
социальные цели — по отношению к инвесторам, партнерам, персоналу, общественности.
2. Стратегические планы:
стратегические планы полей бизнеса и функциональные и региональные стратегии;
план совершенствования организационной структуры и правовой формы предприятия;
план совершенствования структуры управления.
3. Оперативные планы:
ассортиментно-продуктовый план (в стоимостном и натуральном выражении);
планы по подразделениям (сбыт, производство, материально-техническое снабжение, транспортно-складское хозяйство, персонал, основные средства и т.д.);
плановые проекты.
4. Общий план результата / финансовый план.
5. Плановые значения ключевых показателей.
Механизмы планирования должны использовать данные внедренного управленческого учета и составляться в аналогичной форме.
На четвертом этапе (этапе внедрения процедур и механизмов контроля) вводятся в действие механизмы контроля соответствия фактических показателей плановым, а также разрабатывается система раннего предупреждения.
Основное назначение управленческого учета — возможность принимать экономически взвешенные решения. Создание системы управленческого учета - вопрос не только эффективного управления предприятием, но и самого его существования в условиях рынка. Возможность быстро адаптироваться к динамично меняющейся среде в условиях конкуренции — то преимущество, которое представляют современные методики управленческого учета и соответствующие им модели бизнеса.
В зависимости от организации процесса выбора системы, согласованности мнений руководителей различного уровня выделяются основные уровни готовности предприятия к внедрению интегрированной информационной системы управления:
1) высокая степень готовности.
Высшее руководство, руководители среднего звена выработали согласованное мнение относительно необходимости внедрения системы, имеют представление о необходимой функциональности и особенностях организации проекта внедрения, имеют подготовленный и организованный коллектив внедрения на предприятии;
2) средняя степень готовности.
Высшее руководство инициировало процесс выбора системы. Руководители основных направлений и служб не принимают активного участия в этом деле и не имеют представления о базовой функциональности предназначенных для автоматизации вверенных им направлений. Приготовленный и организованный коллектив внедрения на предприятии в явном виде отсутствует;
3) низкая степень готовности.
Высшее руководство понимает необходимость интеграции информации для принятия управленческих решений. Руководители основных направлений и служб к данному вопросу практически не привлекаются и рассматривают работы по этому направлению как дополнительную нагрузку.
Предприятия с низкой степенью готовности к внедрению втягиваются в длительный и мало активный процесс анализа систем, решение по организации системы маловероятно.
Предприятия со средней степенью готовности потенциально готовы к организации внедрения, но имеется недостаток информации об особенностях организации проекта внедрения, что может, оказать негативное влияние на ход проекта внедрения.
На предприятии с высокой степенью готовности имеется большая вероятность успешного внедрения, в основном всё зависит от правильной организации проекта внедрения со стороны компании-исполнителя и предприятия, квалификации консультантов и согласованной работы участников проекта. Таких предприятий, к сожалению, практически нет.
Задача построения адекватной системы, позволяющей автоматизировать ведение бухгалтерского и управленческого учета на швейных предприятиях, является весьма актуальной.
Анализ состояния современного рынка бухгалтерских программ показал, что в настоящее время представлены бухгалтерские системы следующих типов:
самые примитивные системы, представляющие собой автоматизированное рабочее место одного бухгалтера. Они построены на принципе составления проводок и служат фактически только для получения оборотных и сальдовых ведомостей. Эти системы не приспособлены к работе в сети, малофункциональны и могут применяться на любом предприятии независимо от вида деятельности;
функциональные системы, позволяющие автоматизировать некоторые участки учета. Они могут использоваться в сетях, настраиваются на изменения в законодательстве;
специализированные системы, предназначенные для комплексной автоматизации деятельности Предприятия. Эти системы могут работать в сети и, как правило, разрабатываются под конкретное предприятие, что не позволяет использовать их на предприятии с другим видом деятельности, не прибегая к изменению программного кода;
комплексные корпоративные информационные системы, характеризующиеся интегрированными технологическими решениями. Эти системы предполагают перестройку бизнес-процессов на предприятии, включая управленческий и бухгалтерский учет и настройку на конкретного заказчика.
Комплексные корпоративные информационные системы получили в последнее время наибольшее распространение, однако и они по своей сути являются либо слабо настраиваемыми на специфику конкретного предприятия, либо реализующими определенный вид деятельности предприятия.
При этом обычно бод настройкой понимается написание дополнительных программных модулей программистами предприятия, эксплуатирующего эту систему.
Примером системы, предназначенной для автоматизации управленческого учета, может послужить программа «Инталев: Корпоративные финансы» для «1С: Предприятие 7.7». При постановке задачи разработчики пришли к выводу, что создаваемый модуль должен стать не только центром консолидации плановой и отчетной информации, но и центром получения всей управленческой отчетности по бюджетам в форме, удобной для принятия управленческих решений.
Таким образом, программный продукт служить для поддержки процесса финансового управления.
Его основная задача - максимально способствовать менеджерам в принятии финансовых решений, освобождать их время от рутинных операций и обрабатывать большие массивы данных, предоставляя отчетную информацию в удобной для принятия решений форме.
С точки зрения управленческого учета программа предоставляет все виды управленческой отчетности, в т.ч. отчет по движению денежных средств, отчет о прибылях и убытках, отчет по балансу.
Учет в программе может вестись как по национальным, так и международным стандартам, при этом обеспечивается гибкая и моментальная связь с первичными документами и бухгалтерскими проводками. Учитывая все достоинства данного продукта, он имеет и ряд недостатков: отсутствует отраслевая специфика, несоответствие с принятой учетной политикой и др.
На основании проведенного анализа систем автоматизации бухгалтерского учета можно сделать следующий вывод: ни одна из них не является настолько универсальной и функциональной, чтобы в ней одновременно учитывались форма собственности предприятия, вид основной деятельности и принятая на предприятии учетная политика. Стремление устранить этот недостаток приводит к необходимости переписывания части программного кода системы или написания дополнительного. Подобный подход приводит к значительным материальным и временным затратам со стороны предприятия.
Основная задача состоит в проведении ряда предварительных мероприятий, позволяющих осуществить перевод предприятия в высокую степень готовности и создания предпосылок для успешного, эффективного внедрения.
Проблемой в построении системы управленческого учета является постановка системы автоматизации. Не уменьшая значения качественной программы для предприятия, необходимо отметить, что постановка системы управления предприятием и внедрение информационных технологий в компании неравнозначны.