При этом были выявлены следующие ошибки.
1. Касса для выдачи средств не оборудована надлежащим образом.
В соответствии с пунктом 3 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк.
Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.
Обращая внимание на Постановление ФАС Дальневосточного округа от 10 июня 2008 г. по делу N Ф03-А51/05-2/1420 говорится, что порядок хранения свободных денежных средств включает в себя оборудование помещения кассы
Помещение кассы ООО «Орион-Экспрессия» изолировано и оборудовано, однако в него имеют доступ посторонние лица, что является прямым нарушением указанного Порядка.
2. Кассовые операции оформляются не по унифицированным формам.
Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» 129-ФЗ от 21.11.1996г. (в действующей редакции) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
В ООО «Орион-Экспрессия» допускается оформление первичных учетных документов, например, авансовых отчетов в рукописной форме.
3. Исправления в кассовых документах.
В соответствии:
с пунктом 19.1 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.
с пунктом 4.4. «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете» в приходных и кассовых ордерах исправления не допускаются.
со статьей 9 пункта 5 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.1996г. внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.
Однако в анализируемом предприятии - ООО «Орион-Экспрессия», такие исправления имеют место быть.
Особенно это касается приходных ордеров, заполнение которых также вызывает ряд замечаний: заполнены небрежно, сумма прописью указывается с маленькой буквы, не указываются полностью фамилии плательщиков.
Кроме того, в ООО «Орион-Экспрессия» прилагаемые к расходным и приходным кассовым ордерам документы погашаются штампом «оплачено», что также не соответствует инструкциям.
4. Согласно пункту 20 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
В ООО «Орион-Экспрессия» приходные и расходные ордера зачастую подписываются кассиром в конце рабочего дня. При этом кассир ссылается на занятость, что не является достаточной причиной для возникших нарушений.
5. Не составляется реестр депонированных сумм, депонированная сумма не сдается в банк.
В соответствии с пунктом 18 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации», по истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:
…б) составить реестр депонированных сумм…
Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.
В ООО «Орион-Экспрессия» суммы невыплаченной заработной платы сдаются на депонированный счет в банк без соблюдения 3-дневного срока. Так, выявлено, что 25 октября 2009 г. была сдана сумма заработной платы работника ООО «Орион-Экспрессия» Кириллина А.В., которая была начислена и получена в банке к уплате 15 октября 2009 г.
6. Выявлено, что в 2008 г. (июль – август) и в 2009 г. (сентябрь-октябрь) во время очередного отпуска постоянного кассира временно были приняты исполняющие обязанности кассира Петрова Н.А. и Дутлова Е.И. При этом они не были ознакомлены с Порядком ведения кассовых операций, так как, по словам руководителя, «имеют большой опыт работы в кассе и знают все правила». Однако то, что данные лица, заменявшие в 2008 – 2009 гг. кассира, знакомы с указанным Порядком, известно только с их собственных слов.
Согласно пункту 32 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» «после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации…»
При этом отметим, что наибольшее число нарушений выявлено именно в период замены основного кассира.
7. В ООО «Орион-Экспрессия» отсутствует приказ руководителя и договор с работником о полной материальной ответственности в случае временной замены кассира. Не составлен акт о результатах пересчета ценностей.
Пунктом 35 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» установлено, что на предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается договор, предусмотренный пунктом 32.
В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.
8. Проверкой установлено, что в период с 15 мая по 01 июня 2007 года обязанности кассира в ООО «Орион-Экспрессия» выполнялись главным бухгалтером.
В соответствии п. 36 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» обязанности кассира могут выполняться главным бухгалтером (при условии заключения с ним договора) только на малых предприятиях, не имеющих кассира в штате.
ООО «Орион-Экспрессия» не относится к малым предприятиям, таким образом, главный бухгалтер нарушила существующий Порядок.
9. Выявлено, что в ООО «Орион-Экспрессия» в сентябре 2009 г. в расходных кассовых ордерах ( 16 штук) отсутствует расписка в получении денег.
Пункт 15.3 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» гласит, что расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами.
Далее проанализируем соответствие состояния систем внутреннего контроля при операциях с денежными средствами.
Таблица 3.6
Проверка соответствия состояния систем внутреннего контроля при операциях с денежными средствами
| №
| Содержание вопроса или объекта исследования | Содержание ответа (результат проверки)
| Выводы и решения аудитора |
| 1 | Заключен договор о материальной ответственности с кассиром? | Имеется приказ и договор | Приказ и договор отвечают установленным требованиям |
| 2 | Созданы ли условия, обеспечивающие сохранность денежных средств? | Помещение кассы оборудовано сигнализацией. Денежные средства хранятся в сейфе | Надлежащие условия хранения денежных средств обеспечены |
| 3 | Допускаются ли случаи подписания незаполненных чеков и платежных поручений? | Нет | Риск контроля низкий |
| 4 | Регистрируются ли кассовые ордера, банковские платежные документы в журналах регистрации? | Журналы регистрации ведутся | Риск контроля низкий |
| 5 | Полностью ли заполняются необходимые реквизиты в кассовых документах? | На некоторых документах отсутствует дата, имеются исправления, повторы номеров | Риск контроля высокий. Обратить внимание на оформление документов |
| 6 | Снимаются ли ежедневно остатки денежных средств в кассе? | Да | Необходимо провести внезапную проверку кассы |
| 7 | Насколько регулярно отчеты кассира передаются в бухгалтерию и проверяются главным бухгалтером? | Отчеты кассира передаются в бухгалтерию и проверяются главным бухгалтером в конце недели | Ослаблен текущий контроль. Риск контроля высокий. |
| 8 | Проводятся ли внезапные проверки кассы? | В отчетном году не проводились | Риск контроля высокий |
| 9 | Подписывает ли расходные кассовые документы руководитель предприятия? | Да | Риск контроля низкий |
| 10 | Проверяется ли полнота оприходования поступивших денежных средств? | Выборочно, нерегулярно | Следует проверить полноту оприходования денежных средств |
| 11 | Соблюдается ли установленный лимит кассы? | Да | Контроль удовлетворительный |
| 12 | Проверяется ли целевое использование денежных средств, полученных в банке? | Да | Контроль удовлетворительный |
| 13 | Нарушаются ли установленные сроки обязательной продажи части валютной выручки? | Не нарушаются | Контроль удовлетворительный |
| 14 | Насколько регулярно проверяет главный бухгалтер соответствие первичных банковских документов и учетных регистров? | Еженедельно | Контроль удовлетворительный |
| 15 | Проверяется ли соответствие проведенных банковских операций договорам? | Ежемесячно | Следует проверить порядок расчетов по договорам |
Результаты аудиторской проверки, изложенные в табл. 3.6 показывают, что системы внутреннего контроля при операциях с денежными средствами в удовлетворительном состоянии.