Проблемы возникают при заполнении документов, в ходе проверки выявлено, что на некоторых документах отсутствует дата, имеются исправления, повторы номеров.
Кроме того, в период 2007 – 2009 гг. ни разу не проводилась внезапная проверка кассы, что также является нарушением действующего Порядка.
Следующим этапом аудиторской проверки будет проверка соответствия ведения бухгалтерского учета денежных средств.
Таблица 3.7
Проверка бухгалтерского учета операций с денежными средствами
| № | Содержание вопроса или объекта исследования | Содержание ответа (результат проверки) | Выводы и решения аудитора |
| 1 | Разработаны ли схемы отражения на счетах с денежными средствами? | Определен только рабочий план счетов, схем нет | Возможно наличие ошибок в корреспонденции счетов |
| 2 | С какой периодичностью сверяются данные кассовой книги с данными учетных регистров и первичных документов? | Ежеквартально | Существует вероятность ошибок в учетных регистрах внутри отдельных месяцев |
| 3 | Как регулярно обрабатываются и отражаются в учете выписки банка? | Данные выписок банка отражаются в учете на 3-4 день | Возможны ошибки в корреспонденции счетов |
| 4 | Соответствуют ли данные учетных регистров Отчету о движении денежных средств? (ф.№4) | Соответствуют | Система учета удовлетворительная |
| 5 | Проверяется ли соответствие данных регистров по учету движения денежных средств и расчетов и т.д. | Ежемесячно | Система учета удовлетворительная |
Проверка показала, что в ООО «Орион-Экспрессия» возможно наличие ошибок в корреспонденции счетов, а также существует вероятность ошибок в учетных регистрах внутри отдельных месяцев.
Аудиторской проверкой установлено, что ООО «Орион-Экспрессия» имеет один расчетный счет в ОАО КБ «Алмазэргиенбанк».
В ходе проверки были рассмотрены банковские выписки и приложенные к ним первичные документы. Было проверено подтверждение каждой операции, отраженной в выписке, соответствующими первичными документами. Такая взаимосверка сочетаталась с контролем по банковским документам сущности проведенных операций.
При этом было выявлено:
- перечисление денег в качестве предоплаты по без товарным счетам и другим сомнительным операциям;
- расчеты с прочими дебиторами и кредиторами без предварительно оформленных договоров;
- отсутствие в первичных документах штампа банка.
Проверкой установлено, что на первое число каждого квартала остатки по расчетному счету соответствуют сумме, показанной по строке 252 баланса (ф. № 1).
Особое внимание было обращено на получение наличных средств из банка, их зачисление на счет 50 «Касса», а также на перечисление наличных денег на расчетный счет.
По 2007 – 2008 гг. основные регистры — журнал-ордер № 2 и ведомость по дебету счета 50 были сверены с выписками банка, первичными документами и главной книгой. В 2009 г. сверка осуществлялась с оборотной ведомостью.
В целом проверка не выявила больших нарушений, кроме уже указанных.
По результатам проверки было составлено заключение аудитора (Приложение).
Система повышения эффективности использования денежных ресурсов подразумевает не только управление денежными средствами, такими как наличность на счетах в банках, но и источниками этих средств. Для того чтобы принимать решение о повышении эффективности использования денежных ресурсов ООО «Орион-Экспрессия», используем результаты проведенной аудиторской проверки, а также оценку динамики, состава, структуры этих ресурсов с целью выявления «узких» мест в управлении ими.
Повышение эффективности использования денежных ресурсов предполагает создание системы управления ликвидностью ООО «Орион-Экспрессия», которая включает в себя несколько составляющих. Рассмотрим их поподробнее.
1. Оперативное управление денежными ресурсами – планирование денежных потоков.
Такое управление осуществляется с помощью платежного календаря. Основная цель составления такого календаря заключается в формирование графика денежных потоков на ближайший период (от нескольких рабочих дней до одного месяца) таким образом, чтобы гарантировать выполнение всех необходимых платежей, минимизировать излишки денежных средств на счетах и избежать кассовых разрывов.
При формировании платежного календаря на месяц требуется смоделировать распределение запланированных денежных потоков по неделям и дням.
Практика показывает, что если в компании более 5 процентов платежей являются внеплановыми или производятся в нарушение внутреннего порядка их осуществления, то, скорее всего, внутренние бизнес-процессы управления не отлажены, регламенты осуществления платежей некорректны либо на предприятии существуют проблемы с финансовой дисциплиной.
В ООО «Орион-Экспрессия» все платежи осуществляются в полном соответствии с платежным календарем.
Понимание того, как распределяются расходы во времени, помогает выявить наиболее рисковые с точки зрения возникновения кассовых разрывов моменты и заблаговременно провести мероприятия по перераспределению бремени платежей (например, разнести на разные недели выплату заработной платы и перечисление в бюджет налогов, вовремя воспользоваться кредитными ресурсами).
Для поддержки оперативного управления денежными потоками, повышения скорости и качества принятия решений в этой области требуется также автоматизация соответствующих бизнес-процессов.
2. Эффективное использование свободных денежных средств.
ООО «Орион-Экспрессия» практически не имеет свободных средств: все деньги вкладываются в торговый оборот и его обеспечение.
Однако в апреле-июле 2008 г. сложилась ситуация, при которой ООО «Орион-Экспрессия» имело временно не задействованные в основной сфере деятельности деньги.
Основная сложность, с которой столкнулось ООО «Орион-Экспрессия» при выборе финансового инструмента, связана с тем, что компании необходимо иметь возможность моментально извлечь деньги и вложить их в основной бизнес. Именно поэтому руководство ООО «Орион-Экспрессия» считает, что наилучшим способом сохранить и приумножить свободные средства является банковский депозит. Его можно открыть на короткий срок с приемлемым уровнем риска и почти нулевыми сопутствующими расходами. В то же время этот инструмент является наименее доходным.
Операции с ценными бумагами в ООО «Орион-Экспрессия» практически не осуществляются, так как предприятие имеет четкое направление своей деятельности – торговля строительными материалами и товарами народного потребления, и не является инвестиционной или посреднической компанией.
3. Управление дебиторской и кредиторской задолженностью.
Дебиторская задолженность является неотъемлемым элементом сбытовой деятельности ООО «Орион-Экспрессия». Слишком высокая доля дебиторской задолженности в общей структуре активов снижает ликвидность и финансовую устойчивость предприятия и повышает риск финансовых потерь ООО «Орион-Экспрессия».
Систему управления дебиторской задолженностью можно разделить на два крупных блока:
- кредитную политику, позволяющую максимально эффективно использовать ее как инструмент увеличения продаж,
- комплекс мер, направленных на снижение риска возникновения просроченной или безнадежной дебиторской задолженности.
Разумное использование коммерческого кредита способствует росту продаж, увеличению доли рынка и, как следствие, положительно влияет на финансовые результаты ООО «Орион-Экспрессия». Хотя деятельность ООО «Орион-Экспрессия» значительно отличается от работы банков, основные принципы кредитования клиентов остаются теми же: коммерческий кредит предоставляется покупателю с учетом его стоимости (ресурсы предоставляются на платной основе) и срочности (срок использования денежных средств ограничен).
При формировании кредитной политики ООО «Орион-Экспрессия» нужно определить максимально допустимый размер дебиторской задолженности как в целом для компании, так и по каждому контрагенту (кредитный лимит). Рассчитывая эти показатели, ООО «Орион-Экспрессия» в первую очередь ориентируется на свою стратегию, т. к. увеличение доли рынка требует большего кредитного лимита, чем удержание своей рыночной доли и аккумулирование свободных денежных средств. При этом нужно поддерживать достаточную ликвидность компании и учитывать кредитный риск.