Ежегодно в обычно ноябре (по законодательству - до 01.01 следующего года) месяце в МУ «ДЕЗ» на каждом подразделении составляется график отпусков (ф. Т-7) (прилож. 28), который предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков – сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работника.
График отпусков визируется руководителями структурных подразделений, руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации.
Перенос срока отпуска на другое время осуществляется только с согласия работника и руководителя структурного подразделения, в этом случае в график отпусков вносятся соответствующие изменения.
При прекращении трудовых отношений работником на специальном бланке пишется заявление на имя директора (прилож. 29), которое визируется руководителем структурного подразделения, принимающим решение о необходимости установить срок (до 14 дней) во время которого работник будет еще выполнять свои обязанности. На основании заявления Отделом кадров издается приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-8) (прилож. 30), который применяется для оформления и учета увольнения работника. Заполняется работником кадровой службы, подписывается руководителем организации, объявляется работнику под расписку.
На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой
книжке, производится расчет с работником по форме Т-61 “Записка-расчет при прекраще-
нии действия трудового договора с работником” (прилож. 31).
Записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Составляется инспектором кадровой службы. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.
Каждому работнику предприятия, принятому на постоянную или временную работу, присваивается табельный номер, который является шифром аналитического учета и проставляется во всех документах по учету расчетов с персоналом. На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу и под соответствующим табельным номером табельщики заносят работника в табель. В случае увольнения или переводе на другую работу его табельный номер не присваивается другому работнику в течение одного - двух лет.
Все первичные документы, связанные с движением личного состава, поступают в бухгалтерию МУ «ДЕЗ» и служат основанием для начала или прекращения начисления заработной платы, изменения тарифных ставок и тому подобное.
Кроме показателей состава и движения личного состава учреждения большое значение имеет организация учета количества затраченного труда. Это количество может быть измерено:
- при помощи показателя рабочего времени,
- количеством выпущенной продукции.
Измерение количества затраченного труда при помощи показателя рабочего времени означает использование повременной оплаты труда, которая является основной на рассматриваемом предприятии. Измерение количества затраченного труда при помощи количества выпущенной продукции (выработки) означает использование сдельной системы учета зарплаты, эта система в МУ «ДЕЗ» применяется при оплате нарядов.
Основой для начисления зарплаты служит учет фактически отработанного времени или табельный учет. Табельный учет должен обеспечивать контроль за своевременной явкой рабочих и служащих на работу и своевременным их уходом по окончании рабочего дня в соответствии с действующим на предприятии трудовым распорядком, а также контроль за нахождением сотрудников в рабочее время.
Название табельного этот учет получил по основному документу, при помощи кото-
рого он ведется.
Табельный учет может вестись по централизованной и децентрализованной системе.
Если используется централизованная система, то табель составляется по предприятию в целом на основании данных центральной проходной, если учет ведется по децентрализованной системе, то табель составляется по каждому структурному подразделению в отдельности, ведет его специально выделенный для этого работник, а контроль за его ведением возлагается на руководителя соответствующего подразделения (цеха, отдела).
В зависимости от степени охвата информации табельный учет можно вести сплошным методом и методом отклонений. При сплошном методе регистрируются все данные: явки, неявки, опоздания, премии, сверхурочные часы и тому подобное. При использовании метода отклонений в табеле регистрируются только отклонения от
нормальных условий работы: неявки, опоздания, простои и т.п. Второй способ отличается меньшей трудоемкостью, но требует более четкой организации этого учета.
В МУ «ДЕЗ» табельный учет ведется по децентрализованной системе, т.е. отдельно по каждому подразделению, сплошным методом. Ответственность за ведение табеля в подразделениях обычно возложена на экономиста или работника бухгалтерии ЖЭУ или мастера (на участках РСУ, мех. обработки, гаража) в дополнении к основным обязанностям.
На предприятиях могут применяться две формы табеля: Т-12 и Т-13 («Т» – раздел учета, труд). В «Дирекции Единого Заказчика» применяется форма Т-12 (прилож. 32), в которой отражается учет используемого рабочего времени и расчет заработной платы. Табель составляется в одном экземпляре, подписывается табельщиком, начальником цеха (отдела) и передается в бухгалтерию в конце месяца.
Табельный учет охватывает всех работников организации. У каждого работника, как говорилось выше, есть свой табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин, а также часов простоя.
Отметку о неявках делают в табеле на основании соответствующих документов – листов о временной нетрудоспособности, суд и др., которые работники сдают лицу, ведущему табельный учет.
По окончании месяца табель закрывается, то есть в нем подсчитывается по каждому работающему: количество дней явок на работу, неявок по причинам, количество неотработанных часов (опоздания, преждевременный уход с работы, простои), общее количество отработанных часов, в том числе ночные, сверхурочные, переработка.
Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, определяется сумма заработка работников за месяц, и производятся из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят в расчетной ведомости (прилож. 33) и платежной ведомости (форма Т-53) (прилож. 34). В расчетной ведомости содержатся все расчеты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам. Платежную ведомость используют лишь для выплаты заработной платы. В ней указывают фамилии и инициалы работников, их табельные номера, суммы к выдаче и расписку в получении заработной платы. Аванс за первую половину месяца выдают по платежным ведомостям.
На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости.
Для регистрации платежных ведомостей применяется Журнал платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации. Этот журнал ведется кассиром.
Выплаты, не совпадающие со временем выдачи заработной платы (внеплановые авансы, отпускные суммы и т.п.), производят по расчетным ведомостям, на которых делают пометку “Разовый расчет по заработной плате (выдача отпускных, материальная помощь и др.)” (прилож. 35).
В МУ «ДЕЗ» на каждого работника открывают лицевые счета (форма Т-54) (прилож. 36), в которых записывают необходимые сведения о работнике (семейное положение, разряд, оклад, стаж работы, время поступления на работу и др.), все виды начислений и вычетов из заработной платы за каждый месяц. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой период времени. На основании данного лицевого счета составляют расчетную ведомость по форме Т-51.
Простая повременная система оплаты труда дает известную возможность учесть качество труда, квалификацию рабочего, условия труда, но недостаточно обеспечивает непосредственную связь между конечными результатами данного рабочего и его заработной платой.
Поэтому в промышленности, и, в том числе, в МУ «Дирекция Единого Заказчика», широко распространена повременно-премиальная система оплаты труда, при которой учитывается количество и качество труда, усиливается ответственность и личная материальная заинтересованность рабочих в результатах труда.
Специалисты и другие работники, относящиеся к служащим, получают заработную плату по установленным месячным должностным окладам и в зависимости от количества отработанного в отчетном месяце дней. Их премирование производится согласно установленной системе.
У специалистов, служащих, у ряда рабочих специальностей, таких как монтажники сан/тех. систем, кровельщики, газосварщики, плотники и некоторые др., в рассматриваемой организации 40-часовая пятидневная рабочая неделя. Начало рабочего дня в 800, окончание: понедельник – четверг в 1700, пятница в 1600. Обеденный перерыв с 1230 до 1318. Таким образом, продолжительность рабочего дня в дни недели с понедельника по четверг составляет 8,2 часа, а в пятницу 7,2:
8,2 * 4 + 7,2 = 40 рабочих часов в неделю.
Рабочие дни проставляются в табеле этим работникам в виде: 8,2 и 7,2 часов в зависимости от дня недели. В приведенном в приложении 32 табеле используются условные обозначения: Б - больничный; О - отпуск, А - административный отпуск, 8,2; 7,2; 7; 5 - рабочий день, У - учебный отпуск, Р - отпуск по уходу за ребенком.