Після отримання аутентованої заяви-повідомлення про відкриття акредитива (покритого чи непокритого) від PC, УМФТіДО головного банку виконує його обробку за такою схемою: перевірка правильності оформлення заяви-повідомлення (дотримання стандартів, наявність дат та референсу PC, дані про відправника, умови надання покриття або коштів для проведення платежу, умови оплати комісій та витрат); аналіз умов акредитива; визначення підтверджуючого банку (у разі необхідності); отримання покриття або дозволу на відкриття акредитива на непокритій основі; формування повідомлення на авізуючий / виконуючий банк про відкриття акредитива.[115,389]
Строк обробки заяви наказодавця банком згідно з Постановою НБУ складає 3 дні, з котрих: перший день відводиться на обробку заяви клієнта регіональною структурою; другий день — на аналіз заяви-повідомлення регіональної структури головним банком, відкриття рахунку для переведення покриття та виявлення можливих розбіжностей та повідомлення про них PC; третій день - відводиться для переказу покриття наказодавцем на рахунок покриття та для підготовки і відправки працівником УФМТіДО Головного банку аутентованого повідомлення про відкриття акредитива на авізуючий банк
В разі відкриття акредитива без надання покриття на момент виникнення зобов'язань дозволяється перевищення вказаного строку для отримання необхідних дозволів, узгоджень та інших заходів, передбачених чинними кредитними процедурами банка. При дотриманні стандартів оформлення заяви-повідомлення PC, умов надання покриття УФМТіДО головного банку здійснює відкриття акредитива після повного завершення обробки такої заяви-повідомлення.[79] Факт відкриття акредитива підтверджується телекомунікаційним повідомленням "Підтвердження про виконання інструкцій" (acknowledgement), яке відсилається УФМТіДО головного банку до PC, згідно інструкцій якої було відкрито акредитив. Повідомлення є стандартизованим (Додаток 4).
В разі невірного оформлення заяви-повідомлення, будь-яких невідповідностей та незрозумілих інструкцій, непереказу покриття (у випадку покритого акредитива), несплати необхідних комісій УФМТіДО Головного банку не здійснює відкриття акредитива, про що сповіщає Регіональну структуру телекомунікаційним повідомленням з зазначенням підстав невиконання інструкцій. Таке повідомлення відсилається одразу по закінченню обробки заяви-повідомлення.
По кожному відкритому акредитиву згідно з умовами Положення НБУ формується справа як в PC, так і в ГО, котра повинна містити всі документи, пов'язані з операцією. PC має зберігати в справі всі первинні документи: (заява клієнта про відкриття акредитива; копія контракту; копії платіжних доручень та меморіальних ордерів, що свідчать про сплату комісій та переказ покриття (в разі відкриття покритого акредитива); листи клієнта щодо відкриття акредитива; копії повідомлень до ГБ; копії повідомлень УФМТіДО, що можуть стосуватися зауважень ГБ щодо тексту, виконання або інших умов акредитива, які треба виправити).[79]
Головний банк формує справу, яка має містити всі повідомлення, що стосуються операції, документи, що свідчать про сплату комісії та переказ покриття. Вибір підтверджуючого банку за акредитивною операцією, рамбурсуючого банку при підтвердженні акредитива проти рамбурсного зобов'язання третього банку та призначення інструкцій по виконанню акредитива здійснюється УФМТіДО головного банку. Для цілей уникнення будь-яких затримок при відкритті акредитива, або змін підтверджуючого банку, регіональна структура має узгоджувати вибір підтверджуючого або рамбурсуючого банків до оформлення заяви клієнта про відкриття акредитива і має відправити в заяві повідомленні регіональної структури раніше узгоджений підтверджуючий або рамбурсуючий банк, якщо такі є необхідними при операції. PC в процесі підготовки заяви-повідомлення про відкриття акредитива може отримати консультацію по телефону або іншому телекомунікаційному каналу з приводу призначення підтверджуючого / виконуючого банку, способу виконання та інструкцій щодо виконання. В разі, якщо клієнт та/або PC самостійно призначають підтверджуючий банк (або виконуючий банк та/або банк, який підтверджує рамбурс) і це розходиться з існуючими критеріями головного банку по вибору банків для підтвердження акредитивів (відсутність встановлених лімітів за документальними операціями, кореспондентських відносин, інше) та інструкцій по виконанню, УФМТіДО в процесі перевірки заяви-повідомлення PC про відкриття акредитива виконує запит до регіональної структури з пропозицією своєї схеми підтверджуючого та виконуючого банків. В разі незгоди з запропонованою схемою головний банк і регіональна структура спільно з наказодавцем визначають компромісний варіант, який, тим не менш, не розходиться з критеріями головного банку по даному питанню.[30,98]
Акредитив відкривається тільки при отриманні відповіді від PC у вигляді аутентованого телекомунікаційного повідомлення про згоду з запропонованою схемою. Це питання може бути вирішено по телефону з подальшою висилкою регіональною структурою дубліката заяви-повідомлення про відкриття акредитива з зазначенням нових інструкцій по підтверджуючому / виконуючому банку або тільки виправлених пунктів в тексті акредитива. Акредитив відкривається після отримання та перевірки головним банком цього дубліката повідомлення. При відкритті акредитива з підтвердженням іноземним банком УФМТіДО взаємодіє з департаментом Back-Office в процесі контролю дотримування лімітів, що встановлені банком Фінанси та кредит на інші банки.
Покриття за акредитивною операцією повинно надаватися в валюті, відповідній до валюти акредитива. Покриття повинно надаватися шляхом переказу наказодавцем коштів покриття на спеціальний рахунок, який відкриває відповідальний працівник УФМТіДО головного банку для кожного акредитива окремо і повідомляє його номер регіональній структурі телекомунікаційним повідомленням або іншим шляхом. Строк відкриття рахунку та повідомлення його номеру регіональній структурі складає один день від дня отримання заяви-повідомлення про відкриття акредитива. Повідомлення регіональною структурою номеру рахунка наказодавцю має бути здійснено не пізніше 13 години наступного дня за днем повідомлення головним офісом інформації щодо номера рахунку. Якщо сума акредитива зазначена з толерансом (+/-%), то розмір покриття повинен забезпечувати максимальні зобов'язання Фінанси та кредиту за фінансовою операцією. В окремих випадках дозволяється інший спосіб надання покриття за узгодженням з начальником УФМТіДО. Головний банк не несе відповідальності за збитки, пов'язані із затримкою відкриття акредитива з причини несвоєчасного і неповного надання покриття. Підставою для внесення змін до акредитива є телекомунікаційне повідомлення "заява-повідомлення про внесення змін до акредитива" (Додаток 5), належним чином оформлене та аутентоване, яке надійшло з регіональної структури до головного банку. Це повідомлення формується PC на підставі відповідного листа-заяви наказодавця про внесення змін до умов акредитива у відповідності до встановленої стандартної форми (Додаток 6), та, якщо такі зміни передбачені внесеними змінами до контракту, то крім листа-заяви про внесення змін до акредитива клієнт повинен надавати до PC відповідні зміни до зовнішньоекономічного контракту.
При внесені змін до умов акредитива, які передбачені відповідними змінами контракту, відповідальний працівник PC має перевірити такі зміни в контракті на відповідність валютному законодавству та проаналізувати операцію на критерії фінансового моніторингу.[70, 216]
Після отримання аутентованого повідомлення про внесення змін до акредитива УФМТіДО головного банку здійснює його обробку за такою схемою: правильність складання заяви-повідомлення регіональної структури (умови надання покриття або коштів для проведення платежу (якщо необхідно), дані про відправника, умови оплати комісій та витрат); перегляд умов, що змінюються (коректність щодо поточних умов акредитива, ясність інструкцій, відповідність УПДА No.500, редакція 1993р.).
Крім умов змін до акредитиву заява-повідомлення PC повинна містити інформацію про проходження клієнтом валютного контролю, а також умови надання покриття або коштів для проведення платежу (в разі зміни непокритого акредитива) при збільшенні суми акредитиву.
Строк обробки листа-заяви наказодавця про внесення змін до умов акредитива складає 2 дні, з яких: перший день відводиться на аналіз умов змін в PC, підготовку та відправлення повідомлення про внесення змін на адресу головного банку; другий день — на обробку головним банком заяви-повідомлення PC, аналіз змін, підготовку та відправлення повідомлення на адресу іноземного банку.[64,68]
При дотриманні всіх вимог та умов до оформлення заяви-повідомлення про внесення змін (описані вище в цьому розділі) головний банк формує і відправляєповідомлення про зміни документального акредитива. По факту виконання інструкцій головний банк відсилає в регіональну структуру стандартизоване телекомунікаційне повідомлення "Підтвердження про виконання інструкцій" (Додаток 7).
Якщо в результаті перевірки заяви-повідомлення PC про внесення змін до акредитива виявлені розбіжності в умовах, незрозумілі інструкції або помилки у використанні стандартів, УФМТіДО Головного банку не приймає повідомлення про внесення змін до акредитива в роботу. При цьому головний банк надсилає до PC телекомунікаційне повідомлення про затримку або відмову від виконання інструкцій із зазначенням причин не пізніше дня наступного за днем отримання відповідного повідомлення від PC.