Одним из условий качественного оформления управленческого решения в соответствующем документе является обеспечение высокого качества межотраслевой документации, оформленной в виде государственных стандартов Российской федерации. В настоящее время действуют более 20 систем документов:
Государственная система стандартизации (ГСС);
Единая система конструкторской документации (ЕСКД);
Единая система технологической документации (ЕСТД);
Единая система технологической подготовки производства (ЕСТПП);
Единая система обеспечения единства измерений (ГСН);
Система стандартов безопасности труда (ССБТ);
Разработка и постановка продукции на производство (СРПП);
Государственная система "Надежность в технике"
Системы качества (СК);
Система сертификации и др.
При разработке этих систем были учтены требования международных стандартов и рекомендаций ИСО (Международной организации по стандартизации), МЭК (Международной электротехнической комиссии) и др. организаций.
Оформление документов к инвестиционным проектам регламентируется в Методических рекомендациях /10/.
3.5. Система контроля и мотивации реализации управленческих решений
Ведение регулярного, полного и качественного учета функционирования системы менеджмента является одним из основных условий повышения ее эффективности. Учет должен быть организован по выполнению всех планов, программ, заданий по таким параметрам, как количество, качество, затраты, исполнители и сроки. Учет расхода ресурсов желательно организовать по всем видам ресурсов, выпускаемым товарам, их стадиям жизненного цикла и подразделениям. По сложной технике еще необходимо организовать автоматизированный учет отказов, затрат на эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонты.
Требования к учету:
1) обеспечение полноты, т.е. ведение учета по всем подсистемам системы менеджмента, показателям качества, количества и ресурсоемкости товаров, подразделениям фирмы, товарным рынкам и т.д.;
2) обеспечение динамичности, т.е. учет показателей в динамике и использование результатов учета для анализа;
3) обеспечение системности, т.е. учет показателей системы менеджмента и ее внешней среды (макросреда страны, инфраструктура региона, микросреда фирмы);
4) автоматизация учета на основе компьютерной техники;
5) обеспечение преемственности, применяемости и перспективности учета;
6) использование результатов учета в стимулировании качественного труда.
Если учет ведется, в основном, количественных показателей и его результаты где-нибудь фиксируются, то контрольная функция менеджмента несколько шире. Контроль, во-первых, может быть количественных показателей и качественных требований, документов и других предметов труда, во-вторых, он может осуществляться в различные периоды.
Контроль можно классифицировать по следующим признакам:
1) стадия жизненного цикла объекта - контроль на стадии стратегического маркетинга, НИОКР, ОТПП, производства, подготовки объекта к функционированию, эксплуатации, технического обслуживания и ремонтов;
2) объект контроля - предмет труда, средства производства, технология, организация процессов, условия труда, труд, окружающая природная среда, параметры инфраструктуры региона, документы, информация;
3) стадия производственного процесса — входной, операционный контроль, контроль готовой продукции, транспортирования и хранения;
4) исполнитель - самоконтроль, менеджер, контрольный мастер, отдел технического контроля, инспекционный контроль, государственный, международный контроль;
5) возможность дальнейшего использования объекта контроля - разрушающий и неразрушающий контроль;
6) принимаемое решение - активный (предупреждающий) и пассивный (по отклонениям) контроль;
7) степень охвата объекта контролем - сплошной и выборочный контроль;
8) режим контроля - усиленный (ускоренный) и нормальный контроль;
9) степень механизации - ручной, механизированный, автоматизированный, автоматический контроль;
10) время контроля - предварительный, текущий, заключительный контроль;
11) способ получения и обработки информации - расчетно-аналитический, статистический, регистрационный;
12) периодичность выполнения контрольных операций - непрерывный и периодический контроль.
Предметы контроля по подсистемам системы менеджмента указаны в табл. 3.4.
Таблица 3.4
Предметы контроля по подсистемам системы менеджмента
| Подсистема системы менеджмента | Предмет контроля |
| 1 | 2 |
| 1. Научное обоснование системы | 1.1. Наличие и достоверность прогноза воспроиз- водственных циклов и циклов прибыльности развития товаров 1.2. Применение научных подходов и принципов менеджмента 1.3. Отражение функций менеджмента в положениях о подразделениях фирмы и должностных инструкциях 1.4. Наличие нормативно-методических документов, регламентирующих порядок и методы выполнения функций менеджмента (по анализу, прогнозированию, нормированию, оптимизации, оценке, планированию, организации процессов, учету и контролю, мотивации, регулированию) |
| 2. Целевая подсистема | 2.1. Рыночная стратегия фирмы 2.2. Дерево целей фирмы на перспективу 2.3. Нормативы конкурентоспособности товаров на конкретных рынках 2.4. Показатели качества и ресурсоемкости товаров фирмы и конкурентов на текущий момент и на перспективу 2.5. Показатели организационно-технического уровня производства фирмы и конкурентов на текущий момент и на перспективу 2.6. Показатели социального развития коллектива фирмы и охраны окружающей среды на текущий момент и на перспективу 2.7. Экономическая эффективность системы менеджмента фирмы |
| 3. Управляемая подсистема | 3.1. Обоснованность проводимых маркетинговых стратегий фирмы 3.2. Качество и глубина разработок НИОКР 3.3. Организация ТПП 3.4. Организация производства и сервиса товаров |
| 4. Обеспечивающая подсистема | 4.1. Конкурентоспособность нормативно-методических документов по системе менеджмента 4.2. Обоснованность состава и качества нормативов расхода различных ресурсов по конкретным товарам и стадиям их жизненного цикла. Источники поступления ресурсов 4.5. Качество информации 4.4. Состав и качество законодательных актов по различным аспектам менеджмента 4.5. Наличие и действенность организационно-технологических проектов реализации целей системы менеджмента, механизма ее функционирования |
| 5. Внешняя среда | 5.1. Параметры макросреды (политические, экономические, природно-климатические,демографические, научно-технические, культурные факторы) 5.2. Параметры развития инфраструктуры региона (промышленность, строительство, пригородное сельское хозяйство, банки и рыночная инфраструктура, наука и научное обслуживание, связь, транспорт, жилье, здравоохранение, образование и культура, торговля, общественное питание, охрана окружающей среды, органы муниципальной власти) 5.3. Параметры микросреды фирмы (клиентура, конкуренты, система распределения, контактные аудитории) |
| 6. Управляющая подсистема | 6.1. Обоснованность организационной и производственной структур фирмы 6.2. Качество положений о подразделениях фирмы и должностных инструкций 6.3. Структура, квалификация и обеспеченность кадрами 6.4. Морально-психологический климат в коллективе 6.5. Социальные методы повышения эффективности менеджмента 6.6. Психологические методы повышения эффективности менеджмента 6.7. Методы оптимизации управленческого решения 6.8. Эффективность системы менеджмента |
По первым двум подсистемам (п.п. 1 и 2) контроль должен осуществлять лично первый руководитель фирмы, т.к. от обоснованности и реализации этих подсистем зависит эффективность системы менеджмента в целом. Общий контроль по остальным подсистемам первый руководитель может поручить своим замам, службе системы менеджмента либо другим подразделениям.
Приведенные в табл. 3.4 предметы контроля по подсистемам даны укрупненно. На следующем этапе структуризации, в зависимости от размера и структуры фирмы, особенностей выпускаемых товаров и других факторов, по каждому предмету руководитель подсистемы (ответственные исполнители) должен строить подробные планы контроля по следующей форме (табл. 3.5).
Таблица 3.5
Фрагмент плана контроля выполнения п.1.1 "Наличие и достоверность прогноза воспроизводственных циклов и циклов прибыльности развитая товаров
| Номер | Номер и наименование | Значения | Результаты | Конт | При | |
| и наименование | подраздела четвертого | контро | контроля | ролер | меча | |
| подраздела | уровня (объект | лиру | (ФИО, | ние | ||
| третьего уровня | контроля) | емых | долж | |||
| показа | Дата | Выпол | ность) | |||
| телей | конт | нение | ||||
| (норма | роля | |||||
| тивы) | ||||||
| 1.1.1. Прогноз | 1.1.1.1. Снятие с про | |||||
| воспроизводст | изводства выпускае | |||||
| венного цикла | мой модели товара А | |||||
| товара А | 1.1.1.2. Начало проек | |||||
| тирования новой мо | ||||||
| дели товара А | ||||||
| 1.1.1.3. Конкуренто | ||||||
| способность новой | ||||||
| модели на 1.01.99: | ||||||
| на рынке I | ||||||
| на рынке II | ||||||
| на рынке III | ||||||
| 1.1.1.4. Окончание | ||||||
| проектирования | ||||||
| 1.1.1.5. Начало орга | ||||||
| низационно-техно | ||||||
| логической подготов | ||||||
| ки производства но | ||||||
| вой модели | ||||||
| 1.1.1.6. Окончание | ||||||
| ОТПП | ||||||
| 1.1.1.7. Начало | ||||||
| серийного выпуска | ||||||
| новой модели | ||||||
| 1.1.2. Прогноз | ||||||
| прибыльности | ||||||
| товара А | ||||||
Нормативы контроля устанавливаются на стадии планирования. Они должны быть обоснованными и выполнимыми, должны иметь некоторый резерв, "буферный" запас. При составлении плана контроля ранее установленные нормативы могут быть скорректированы, т.к. на этой стадии управления имеется больше информации, чем на стадии планирования.