Модификация подсистемы АИСВУЗ "Основные средства" (стр. 12 из 18)

Название полей	Тип данных	Количество символов	Назначение полей
1	2	3	4
DATE	D	8	Дата операции
KOD_DOC	N	5	Номер документа
ID	N	1	Содержание хозяйственной операции
DB	C	3	Дебетовый счет
KR	C	3	Кредитовый счет
SUMMA	N	10	Сумма проводки

Таблица 2.10 Структура данных БД Oborot .dbf

Название полей	Тип данных	Количество символов	Назначение полей
1	2	3	4
SCH	C	3	Номер счета
D_S	N	10	Сумма по дебету
K_S	N	10	Сумма по кредиту

2.3 Описание работы программы. Руководство пользователя

Разработанное программное обеспечение является типовым для среды разработки VisualFoxPro. Оно включает в свой состав базы данных, процедурный файл, файл меню, экранные формы для ввода данных и заполнения справочников.

Выполнение программы начинается с загрузки программного модуля Project.exe. Действие этого программного модуля начинается с системных установок: отключения системного меню VisualFoxPro, установки системной даты формата ДД.ММ.ГГ., установки пути для нахождения файлов, из которых состоит приложение.

Все управление программой осуществляется с помощью меню, которое состоит из главного горизонтального меню и нескольких ниспадающих меню.

Строка меню позволяет производить все необходимые операции по ведению учета ОС:

1) ведение картотеки основных средств;

2) начисление износа основных средств;

3) начисление проводок;

4) формирование и просмотр журнала хозяйственных операций;

5) формирование оборотной ведомости по бухгалтерским счетам;

6) ведение специальных справочников;

7) формирование и вывод отчетов по учету ОС.

Главное горизонтальное меню включает в себя шесть пунктов:

1) Просмотр / Ввод.

2) Коррекция.

3) Расчет.

4) Печать.

5) Обслуживание.

6) Выход.

Первый - предназначен для просмотра всех имеющихся средств, ввода новых, ведения книги хозяйственных операций, а также для выполнения операций списания и перемещения ОС.

Второй - позволяет проводить модификацию (формирование) справочников и некоторых экранных форм с сохранением текущих изменений.

Третий - предназначен для выполнения расчетов по начислению износа и проведения операции переоценки основных средств.

Четвертый - служит для вывода всевозможных отчетов.

Пятый - осуществляет резервное копирование и переход на следующий месяц.

Шестой - осуществляет выход из программы.

Практически все пункты главного меню имеют вложенные подменю, детализирующие данный режим работы.

Поступление ОС, как уже упоминалось ранее, оформляется актом (накладной) приемки-передачи основных средств, а также заполняется инвентарная карточка приобретенного объекта. В электронном учете применяется аналог бумажного документа - экранная форма для ввода инвентарной карточки (рис.2.4).

Рис. 2.4. Экранная форма для ввода инвентарной карточки

Для ввода нового основного средства необходимо нажать кнопку <Добавить>, после чего заполнить все необходимые реквизиты:

Номер инвентарной карточки - вводится вручную (должен быть уникальным).

Инвентарный номер объекта - инвентарный номер может быть таким же как и номер инвентарной карточки, а может и не совпадать с ним. Это зависит от сложившейся практики предприятия (организации). Он должен быть уникален и даже после списания основного средства инвентарный номер не может быть присвоен другому средству.

Код подразделения - указывается код подразделения к которому относится данное основное средство. При вводе можно обратится к справочнику двойным нажатием кнопки мыши.

Табельный номер материально-ответственного лица- поле заполняется из справочника или вручную.

Группа ОС - код группы ОС проставляется вручную или берется из справочника групп ОС.

Статус ОС - статус ОС может иметь три значения: в учете, в эксплуатации, списан. Проставляется вручную.

Начальный износ - вводится износ ОС по документам поступления.

Начисленный износ - вычисляемое поле.

Шифр начисления износа и годовая норма износа — вводятся по справочнику норм износа.

Балансовая стоимость — указывается начальная стоимость ОС на момент поступления.

Остаточная стоимость - автоматически вычисляется как только будет введена балансовая стоимость (ОСТАТ. СТОИМ. = БАЛС. СТОИМ. -НАЧАЛЬНЫЙ ИЗНОС.)

Номера счетов либо вводятся вручную, либо путем вызова справочника счетов.

Номера актов вводятся вручную.

После заполнения всех полей необходимо нажать кнопку <Сохранить> в результате чего сведения об основном средстве записываются в базу данных OSl.dbf, а программа готова к вводу нового средства. Для завершения режима достаточно нажать кнопку <Выход>.

При входе в пункт меню «Просмотр» / «Основные фонды» на экране появляется реестр основных средств, выводится наиболее полный перечень полей базы данных OSl.dbf. Причем данные предоставлены только для просмотра. Для модификации данных служит пункт меню «Коррекция» / «Основные фонды». Чтобы отредактировать запись курсор подводят к нужной строке списка и производят изменения. Можно целиком удалить запись на которой находится курсор для этого необходимо нажать кнопку <Удалить>. Перед удалением программа запрашивает разрешение на удаление строки. Для сохранения всех изменении достаточно нажать кнопку < Выход> после чего текущая форма закрывается.

Учитывая то, что реестр основных средств может быть достаточно велик, предусмотрены развитые средства сортировки и поиска. Сортировка может производится по:

1) номерам карточек;

2) по инвентарным номерам;

3) по наименованиям.

Поиск осуществляется по инвентарному номеру объекта и по наименованию.

Пункт меню «Просмотр» / «Начисление проводок»

(рис. 2.5)предназначен для:

1) просмотра журнала хозяйственных операций;

2) формирования оборотной ведомости по бухгалтерским счетам;

3) начисление проводок.

Рис. 2.5. Экранная форма для начисления проводок

Форма «Журнал хозяйственных операций» (рис. 2.6) предназначена для просмотра списка проводок, которые были сформированы в данной подсистеме. В основной части экрана представляется главная информация по проводке:

1) дата совершения операции;

2) номер документа, на основании которого выполнена проводка;

3) содержание хозяйственной операции или проводки;

4) дебетуемый и кредитуемый счета проводки;

5) сумма проводки.

Данные могут быть добавлены, отредактированы, удалены.

Рис. 2.6. Экранная форма для просмотра журнала хозяйственных операций

Для печати журнала хозяйственных операций используется кнопка «Печать». Образец журнала хозяйственных операций приведен в Приложении 2.

Для формирования и вывода оборотной ведомости используется кнопка «Проводки и обороты». «Оборотная ведомость» предназначена для просмотра и печати оборота по счетам. Данная ведомость содержит следующую информацию:

1) номер счета;

2) наименование счета;

3) оборот по дебету;

4) оборот по кредиту.

Образец оборотной ведомости приведен в Приложении 3.

В процессе использования основные средства могут перемещаться внутри предприятия, переоцениваться и списываться. Для всех этих операций разработаны экранные формы, позволяющие осуществлять эти действия с удобством для пользователя.

Выбытие основных средств (Рис. 2.7) оформляется документами на выбытие (списание ОС). Как только выбран пункт меню «Ввод» / «Списание ОС» появляется экран списания. Пользователь освобождается от поиска вручную нужного ему средства, ему достаточно ввести в поле ввода инвентарный номер объекта, который соответствует номеру по накладной и нажать кнопку <Найти>.

Рис. 2.7. Экранная форма для выполнения операции списания основных средств

Программа сама ищет нужную запись в БД и в случае удачного поиска устанавливает на нее указатель, в результате чего в поле наименование появляется наименование найденного основного средства. Затем вручную вводится № акта и дата списания. Для ввода номеров счетов можно воспользоваться планом счетов по двойному нажатию левой кнопки мыши или ввести вручную. Статус ОС также может быть введен вручную или автоматически, для этого нужно дважды щелкнуть на этом поле левой кнопкой мыши, после чего поступит запрос на подтверждение операции списания. После успешного завершения операции списания форму закрывают, все изменения при этом сохраняются.

Экранная форма для перемещения (рис. 2.8) ОС схожа по своему внешнему виду на предыдущую форму с тем лишь отличием, что имеет другие реквизиты. При этом старый код подразделения появляется в случае удачного поиска основного средства, а пользователь вводит новый код подразделения, за которым будет числиться основное средство.