Модификация подсистемы АИСВУЗ "Основные средства" (стр. 3 из 18)

1) начисление зарплаты сотрудникам института (по бюджету);

2) начисление пенсий;

3) составление ежемесячных, поквартальных и годовых балансов;

4) контроль за расходованием подотчетных сумм;

5) начисление стипендий студентам, осуществление контроля за расходами стипендиального фонда и фонда материального поощрения студентов;

6) учет движения основных средств (ОС);

7) учет кассовых операций;

8) учет банковских операций и т.д.

1.4 Описание производственных и функциональных структур (подразделений)

Работа любого предприятия всегда сопровождается кругооборотом денежных и иных средств, принадлежащих этому предприятию, а также его контрагентам. Учет и контроль этого кругооборота, а, следовательно, и всей финансово-хозяйственной деятельности, являются одними из важнейших функций управления организацией. Именно эти функции и призвана выполнять бухгалтерия предприятия (или организации). Бухгалтерский учет вкратце можно охарактеризовать как систему обобщения и наблюдения за финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, которая отражается упорядоченно и непрерывно в специальных документах и регистрах, с целью получения достоверных данных о работе последнего и контроля за его деятельностью. Ответственным за ведение аналитического и синтетического учета по оборудованию, инвентарю и материалам по всем материально-ответственным лицам является старший бухгалтер материальной группы. В его задачи входит:

1) Обработка первичной документации основных средств и ведение журнала ордера №1;

2) Ведение журналов ордера по счету «020», №4 - по счету «071» и №5 по счету «070»;

3) Ведение учета спирта по кафедрам и отделам;

4) Составление годовых и периодических отчетов по институту в части имущественно материальных ценностей;

5) Участие в снятии натуральных остатков имущественно-материальных ценностей как в период годовой инвентаризации, так и в отдельных случаях сличение натуральных остатков с книжными (бухгалтерскими).

Основные средства института подразделяются по счетам:

013 - оборудование (вычислительная техника, приборы);

015-транспорт;

016 - инвентарь(мебель);

018 - библиотечный фонд;

019 - прочее (драгметаллы, постановочные средства);

073 - мягкий инвентарь

1.5 Описание системы управления

Схему управления предприятием в условиях использования бухгалтерской информационной системы можно представить следующим образом:

БУИСИАСУ

Рис. 1.2. Схема управления предприятием

Любая структура, даже однотипных предприятий, специфична при решении одной задачи. В разных организациях, при реализации программных блоков для одной и той же задачи, могут выглядеть по-разному.

Система на начальном этапе очень сильно зависит от руководителей. Схема управления ориентирована на определенного человека или группу людей.

Схему управления института можно представить в следующем виде:

Рис. 1.3. Схема управления бухгалтерии института

Верхний уровень - уровень руководящих структур. Функции руководителя (ректор) - это стратегические, оперативные, тактические цели. Т.е. долгосрочное и краткосрочное планирование, ведение оперативных текущих дел.

Уровень замов руководителя (начальник финансового отдела, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера) занимается решением текущих вопросов: финансовое обеспечение и планирование, а также бухгалтерский учет и материально-техническое обеспечение.

В подчинении зам. гл. бухгалтера находится старший бухгалтер материального отдела.

Бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением организации и подчиняется главному бухгалтеру.

Бухгалтерия в своей деятельности руководствуется Федеральным законом "О бухгалтерском учете" и Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, которые устанавливают единые методологические основы бухгалтерского учета и отчетности на территории Российской Федерации для организаций, являющихся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации независимо от подчиненности и формы собственности (кроме банков и страховых компаний), включая организации с иностранными инвестициями и организации, основная деятельность которых финансируется за счет средств федерального бюджета.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации.

Руководитель организации обязан создать необходимые условия для обеспечения нормальной работы бухгалтерии путем создания условий неукоснительного выполнения требований по подготовке, оформлению и представлению всеми структурными подразделениями организации документов в бухгалтерию.

Структуру бухгалтерии и штатное расписание утверждает руководитель организации в соответствии с объемами работ и нормативами численности специалистов и служащих.

В состав бухгалтерии входят группы:

1) Учета основных средств и малоценных и быстроизнашивающихся

2) предметов.

3) Учета финансовых вложений.

4) Учета нематериальных активов.

5) Учета производственных запасов.

6) Учета расчетов с персоналом.

7) Учета затрат на производство продукции и калькулирование себестоимости продукции.

8) Учета готовой продукции и ее реализации.

9) Учета денежных средств.

10)Учета операций в иностранной валюте. Сводного учета и отчетности и др.

1.6 Схема документооборота

Чтобы реализовать задачи, стоящие перед информационной системой, необходимо как можно лучше разобраться в механизмах работы бухгалтера. Старший бухгалтер материальной группы помимо чисто бухгалтерских функций ведет натуральный учет объектов в стоимостной и количественной форме. Здесь финансовый учет тесно соприкасается с производственным учетом и для этой комбинации должны быть найдены адекватные средства отражения.

Т.о. всю документацию, с которой приходится иметь дело бухгалтеру по учету ОС, условно можно разделить на внутреннюю, та что оформляется самим бухгалтером в бухгалтерии, и внешнюю, (поступающая с других подразделений) на основе которой оформляется предыдущая.

Схема документооборота приведена в Приложении 1.

1.7 Основные средства

1.7.1 Понятие основных средств

Основные средства играют огромную роль в процессе труда, так как они в своей совокупности образуют производственную базу и определяют производственную мощь предприятия.

Производственно-хозяйственная деятельность предприятий обеспечивается не только за счет использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов, но и за счет основных фондов — средств труда (станки, рабочие машины, передаточные устройства, инструменты и т.п.) и материальных условий процесса труда (производственные здания, транспортные средства и другие).

Основные средства представляют собой средства труда, участвующие в производстве в течение длительного времени (не менее одного года) и стоимостью не менее 50 минимальных разовых оплат труда, постепенно перенося свою стоимость на стоимость продукции посредством износа. К основным средствам относятся здания, сооружения, передаточные устройства, оборудование, измерительные и регулирующие приборы и устройства, вычислительная техника, транспортные средства, инструмент, производственный и хозяйственный инвентарь и принадлежности. Помимо этого в составе ОС учитываются находящиеся в собственности организации земельные участки, объекты природопользования (вода, недра и другие природные ресурсы).

К основным средствам относятся также капитальные вложения в коренное улучшение земель (осушительные, оросительные и другие мелиоративные работы) и в арендованные объекты основных средств.

Капитальные вложения в многолетние насаждения, коренное улучшение земель включаются в состав основных средств в сумме затрат, относящихся к принятым в эксплуатацию площадям, независимо от окончания всего комплекса работ.

В составе основных средств учитываются находящиеся в собственности организации земельные участки, объекты природопользования (вода, недра и другие природные ресурсы).

Жизненный цикл ОС может состоять из следующих основных этапов:

1) Поступление на предприятие;

2) Эксплуатация ОС;

3) Сдача в аренду;

4) Выбытие по мере износа.

В соответствии с этими этапами и осуществляется учет ОС, который ведется на активном счете 01 «Основные средства» по первоначальной стоимости, которая представляет собой совокупность фактических затрат на их приобретение. Сооружение и изготовление. Изменение первоначальной стоимости основных средств допускается в случаях достройки, дооборудования, реконструкции и частичной ликвидации Соответствующих объектов, а также в случае их переоценки в Соответствии с постановлениями правительства.