Основные функции центральной библиотеки определены ее главными обязанностями по отношению к самому региону:
-всестороннее и максимально полное раскрытие уникальности региона, его духовного наследия, научной и культурной деятельности, его духовного наследия, научной и культурной деятельности;
-сбор, хранение и распространение документов, вышедших в регионе и документов о регионе (функция региональной памяти);
-оказание научно-методической помощи библиотекам региона;
-создание основ для обеспечения координации и кооперации региональных библиотек (функция региональной библиотечной политики).
В советский период управленческие функции по отношению к сети публичных библиотек (тогда – сети государственных массовых библиотек) выполняло Министерство культуры Российской Федерации, в силу чего эту сеть называли сетью библиотек Министерства культуры Российской Федерации. В настоящее время Министерство выполняет по отношению к публичным библиотекам функции, прежде всего, центра координации, инициирующего разработку и реализацию общероссийских библиотечных программ и проектов, осуществление которых способствует достижению взаимодействия публичных библиотек и библиотек различных систем и ведомств.
Во всем мире публичные библиотеки, согласно Манифесту ЮНЕСКО о публичных библиотеках (1994 г.) выполняют важные социальные функции, направленные на сокращение цифрового, образовательного, культурного неравенства: информационную; культурную; образовательную.
Манифест провозгласил публичную библиотеку – активной силой в сфере образования, культуры и информации, существенным фактором в культивировании идей мира и духовности в сознании мужчин и женщин. Публичная библиотека служит информационным центром для обслуживания района, обеспечивая пользователям оперативный доступ к всевозможным знаниям и информации. Обслуживание в публичной библиотеке строится на принципе равенства доступа для всех независимо от возраста, расы, пола, вероисповедания, национальности, языка или общественного положения. Необходимо предоставлять особые виды услуг и документов тем потребителям, которые по какой-либо причине не могут пользоваться обычными услугами или документами, например, представителям языковых меньшинств, инвалидам или лицам, находящимся в больнице или местах заключения. Необходимо, что фонды и услуги публичных библиотек содержали, наряду с традиционными видами документов, всевозможные подходящие носители информации и современные технологии. Фонды публичных библиотек не должны подвергаться никакой идеологической, политической или религиозной цензуре или зависеть от коммерческих факторов (25).
Манифест зафиксировал также ряд функций публичных библиотек:
-создание и закрепление навыков чтения у детей с самого раннего возраста;
-содействие систематическому образованию всех уровней, равно как и самообразованию;
-обеспечение возможностей для творческого развития личности;
-развитие воображения и творческого начала у детей и молодежи;
-приобщение людей к культурному наследию и развитие в них способности воспринимать искусство, научные достижения и новшества;
-обеспечение доступа к культурным проявлениям всех исполнительских видов искусства;
-развитие диалога между культурами и поощрение культурной самобытности;
-поддержка устной традиции;
-обеспечение доступа граждан ко всем видам муниципальной информации;
-предоставление надлежащего информационного обслуживания местным предприятиям, объединениям и группам по интересам;
-помощь в овладении информационной и компьютерной грамотностью;
-поддержка и участие в осуществлении мероприятий и программ развития грамотности, ориентированных на все возрастные группы, а при необходимости и организация таких программ.
В разной степени все публичные библиотеки организовывают свою деятельность по вышеперечисленным направлениям.
Качество библиотечно-информационного обслуживания, высокая степень удовлетворенности пользователей публичной библиотеки зависит также от решения организационно-управленческих проблем. Управление публичной библиотекой – это деятельность, направленная на обеспечение функционирования библиотеки, повышение эффективности ее работы и развитие в соответствии с меняющимися потребностями пользователей и условиями внешней среды. Особое внимание в процессе управления библиотекой следует уделять разработке миссии и целей библиотечного учреждения, функциям и методам управления, кадровому менеджменту, вопросам организационного проектирования, управлению хозяйственно-производственных аспектов деятельности и т.п. (64).
Основные задачи управления публичной библиотекой:
-обеспечение успешного выполнения плановых заданий по всем количественным и качественным показателям;
-создание условий для непрерывного технического совершенствования процессов работы библиотеки и отделов на базе внедрения информационных технологий, новой техники, прогрессивных методов организации производства;
-неуклонное повышение производительности труда за счет выявление и использования внутрипроизводственных резервов;
-улучшение культуры и качества обслуживания читателей;
-мобилизация инициативы сотрудников, воспитание их в духе творческого отношения к труду;
-повышение квалификации кадров;
-координация работы с библиотеками других систем и ведомств;
-внедрение прогрессивных форм и методов обслуживания читателей;
-создание единых справочно-информационных фондов;
-совершенствование и развитие массовых и индивидуальных форм воспитательной работы;
-внедрение НОТ, прогрессивных форм учета и нормирования труда;
-управление процессом обслуживания, организация дифференцированного обслуживания читателей;
-внедрение открытого доступа к фондам;
-улучшение научно-методической деятельности и др.
Управление библиотекой означает также реализацию функций управления. Функции управления – это специализированные виды управленческой деятельности, представляющие различные направления воздействия на управляемый объект. Специалисты подразделяют функции управления на общие/основные, специфические и внутренние. К основным функциям управления относят планирование, организацию, мотивацию, контроль, координацию, а также прогнозирование, регулирование, учет. Прогнозирование представляет собой определенную систему вероятностной оценки характера изменений целей и путей развития объекта управления в сопровождении с материальными ресурсами организации (создаются прогнозы развития, сценарии развития) (7). Планирование является центральной функцией управления. В ходе ее реализации осуществляется разработка системы мероприятий, в которой конкретно определяются цели и задачи, пути их достижения, плановые показатели работы библиотеки и ее подразделений на календарный период (создается система планов). Функция учета заключается в наблюдении, измерении и фиксации всех процессов деятельности библиотеки в установленных формах. Благодаря функции учета и отчетности органы управления обеспечиваются информацией, необходимой для принятия управленческих решений и контроля за их осуществлением. В библиотеках существуют три вида учета – оперативный, статистический и бухгалтерский. Контроль – это функция управления, которая заключающаяся в сравнении фактического состояния библиотеки (подразделения) с предусмотренными (поставленными) целями, плановыми заданиями, нормами и т.п. и в проверке исполнения решений. Контрольные полномочия руководителей всех уровней управления, а также коллегиальных органов четко распределяются и закрепляются в соответствующих документах (уставе, положениях о структурных подразделениях и коллегиальных органах, должностных инструкциях руководителей). Организация как функция управления включает в себя управленческую деятельность по организации работы библиотеки, организации труда коллектива, организации управления. Организация работы библиотеки – это деятельность субъекта управления, направленная на обеспечение функционирования библиотеки и достижения оптимальных результатов в ее работе. Она включает определение оптимальной структуры библиотеки, построение библиотечных технологических процессов, обеспечение библиотеки ресурсами (кадрами, финансами, материально-технической базой и др.). Организация труда в библиотеке – это комплекс мероприятий, обеспечивающих рациональное упорядочение деятельности библиотечных работников. Она должна осуществляться как НОТ, внедрение которой представляет собой реализацию комплекса организационных, технико-экономических, социально-психологических и санитарно-гигиенических мероприятий, обеспечивающих улучшение условий библиотечного труда и его эффективности. Организация управления – это целесообразное построение системы управления в соответствии с потребностями упорядочения совместного труда в библиотеке. Координация – это функция управления, заключающаяся в согласовании по целям и срокам действий. Осуществление этой функции означает согласованное разделение библиотечных ресурсов, объемов и видов работ между работниками, подразделениями и библиотеками для устранения дублирования. Основными формами координации являются: координация планов работы, соглашения, совместное планирование, то есть составление планов согласования мероприятий, работ по целям, срокам, исполнителям (координационных планов). Функция регулирования заключается в поддержании уровня работы, отдельного процесса в заданном режиме, определяемом регламентирующими документами, и ликвидации отклонений от них. Такими документами являются устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и другие нормативные документы (59, 64).