Карточка регистрации абонента МБА и карточка регистрации абонента заочного библиотечного абонемента предназначены для учета абонентов и анализа сведений о них.
Формуляр читателя предназначен для учета читателя библиотеки, контроля и учета выданных ему и возвращенных им произведения печати и других документов и анализа чтения.
Листок читательского требования предназначен для поиска и выдача произведения печати и другого документа, учета и анализа запросов и отказов.
Контрольный листок предназначен для учета посещений читателем подразделений библиотеки, контроля за выданным и возращенным произведениями печати и другими документами.
В приложениях 7 и 8 представлены формуляр читателя и листок читательских требований. В СОУНБ используется стандартный формуляр, рекомендованный ГОСТ. В формуляре должны отражаться данные о ФИО читателя, годе рождения, национальности, образовании, профессии, учебном заведении (для учащихся), домашнем адресе читателя, телефоне, паспорте, времени записи в библиотеку. Формуляр включает фразу «Правила библиотеки знаю и обязуюсь выполнять». Формуляр подписывается читателем.
Листок читательского требования включает данные:
-ФИО читателя;
-даты заказа/обращения;
-номер читательского билета
-инвентарный номер, шифр заказываемого документа;
-автор документа;
-заглавие документа;
-год издания документа;
-место издания документа;
-№№ журнал
-подпись читателя
-причина отказа
Особенность требования заключается в том, что сведения дублируются.
Перечисленные первичные учетные формы являются главной специфической документацией библиотекой. Ведение их в соответствии с ГОСТ обязательно.
Кадровая документация включает:
- штатное расписание;
- положение о персонале библиотеки;
- трудовой договор;
- приказ /распоряжение/ о приеме, переводе, прекращении трудового договора;
- книга учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- личная карточка;
- командировочное удостоверение;
- анкета;
- справка с места работы;
- заявление о приеме на работу;
- доверенность на получение материальных ценностей и др.
В Приложении 9, 10, 11 из кадровых документов представлены образцы личной карточки работника, командировочного удостоверения, трудового договора.
Унифицированная форма № Т-2 Личной карточки работника утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Она включает в себя обширный перечень сведений и является формой первичного кадрового учета.
В Личной карточке работника фиксируются сведения:
-общего характера (дата составления, табельный номер, идентификационный номер налогоплательщика, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, алфавит, характер работы, вид работы (основная, по совместительству), пол);
-персонального характера (ФИО, дата рождения, место рождения, гражданство, знание иностранного языка, образование, послевузовское профессиональное образование, профессия, стаж работы, состояние в браке, состав семьи, паспорт, адрес места жительства, дата регистрации по месту жительства, сведения о воинском учете, приме на работу и перевод на другую работу, аттестация, повышение квалификации, профессиональная переподготовка, награды, отпуск, социальные льготы, дополнительные сведения, основания прекращения трудового договора и др.).
В настоящее время в СОУНБ начала использоваться форма Т-2.
Унифицированная форма № Т-10 Командировочного удостоверения была утверждена постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 г. № 1. В настоящее время также вводится в СОУНБ.
В командировочное удостоверение последовательно заносятся данные: наименование организации, номер документа, дата составления, табельный номер, ФИО работника, структурное подразделение, должность, место назначение, цель командировки, срок командировки, документ, подтверждающий личность командируемого, отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытия из них и прибытии в место постоянной работы.
Трудовой договор – это юридически оформленное письменное соглашение сторон (как правило, именуемых соответственно «работодатель» и «работник») о добровольном принятии на себя конкретных обязанностей, констатирующем готовность сторон выполнять взятые обязательства в течение некоторого периода времени на вполне определенных условиях. Оформление договора производится при приеме на работу, а также в случае изменения первоначальных договорных условий (содержание служебных обязанностей, уровень заработной платы и т.п.). Типовой трудовой договор включает в себя:
-наименование документа;
-указание на место и дату заключения договора;
-преамбула договора (с указанием полного и условного наименования договаривающихся сторон);
-базовые условия (содержание, характер работы и требуемый уровень квалификации для ее выполнения);
-указание на тип договора (по основной работе или совместительству);
-указание на вид договора (срочный или бессрочный);
-срок действия договора;
-продолжительность испытания (при его наличии);
-обязанности работника с указанием общих профессиональных обязанностей работника, чем они регламентируются;
-обязанности работодателя с указанием основных обязанностей администрации по созданию и обеспечению нормальных условий труда, его оплаты и т.п.
-сведения о предоставлении дополнительных гарантий по защите трудовых прав работника;
-сведения об особенностях режима труда и отдыха;
-сведения о величине денежного вознаграждения, порядке его выплата;
-сведения о порядке предоставления и продолжительности отпуска;
-прочие условия по данному договору;
-особые условия по данному договору (условия расторжения или пересмотра условий договора);
-условия прекращения действия договора;
-юридические адреса, прочие необходимые реквизиты договаривающихся сторон;
-подписи договаривающихся сторон;
-даты подписания договора сторонами;
-приложения к договору.
Текст договора оформляется машинописным способом на листах писчей бумаги формата А4, без малейших помарок, ошибок и исправлений.
В СОУНБ принята форма, рекомендованная Министерством культуры и молодежной политики. Она содержит все необходимые пункты договора и является юридически грамотной.
К трудовому договору, представленному в Приложении 11 прилагается также дополнительное соглашение, оформление которого связано с принятием нового работника во время ухода сотрудника в отпуск по уходу за ребенком.
В настоящее время резюме не используется в практике СОУНБ, его стандартная форма не разработана. В Приложении 12 предложен образец резюме. Резюме должно содержать сведения о ФИО претендента, месте жительства/регистрации, образовании, опыте работы, навыках, деловых и личностных качествах. В резюме может указываться цель работы, а также хобби и интересы претендента. Как правило, организации сами разрабатывают и внедряют формы резюме.
Бухгалтерская документация представлена в Приложениях 13 и 14 документами: образцы счет-фактуры, платежного поручения. В силу наличия существенных организационно-управленческих проблем сотрудники СОУНБ не предоставили других документов.
В Приложении 15 представлен образец квитанции по оказанию платных услуг (например, ксерокопирования). Они предоставляются в бухгалтерию СОУНБ. Форма квитанции утверждена приказом Министерством финансов Российской Федерации от 26 августа 2004 г. № 70н. В квитанцию заносятся следующие данные: дата, наименование учреждения, ФИО. заказчика, наименование вида услуги/работы, источник финансирования, сумма (прописью), ФИО сотрудника-исполнителя, подписи заказчика и исполнителя. В квитанции проставлены также коды организации по ОКУД, серия ББ. Обязательно должен стоять штамп организации.
Форма Счета-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 № 914 (с последующими редакциями в 2001 и 2004 гг.). Счет-фактура подписывается руководителем организации, индивидуальным предпринимателем, главным бухгалтером. В счет-фактуру вносятся данные о:
-продавце (в данном случае это СОУНБ);
-адрес продавца;
-ИНН (идентификационный номер продавца);
-грузоотправитель и его адрес;
-грузополучатель и его адрес;
-принадлежность (отношение счета-фактуры) к платежно-расчетному документу;
-покупатель;
-адрес покупателя;
-ИНН покупателя.
В табличной форме вводятся данные о наименовании товара/услуг, единицах измерения, количестве, цене (тарифе) за единицу измерения, стоимости товаров/услуг, налоговой ставке, сумме налога, стоимость товара/услуги, стране происхождения, номере таможенной декларации.
Платежно-расчетным документом является платежное поручение. Оно подписывается руководителем организации и главным бухгалтером. Содержит сведения о получателе (ИНН, наименовании учреждения/организации), банке получателе, расчетных счетах, заказчике, плательщике. Также указываются наименование товаров/услуг, единицы измерения, количество, цена (в рублях), сумма (в рублях). Прописью должна быть внесена фраза «Всего к оплате: 000рублей 00копеек». Указывается также НДС.
Большое значение в библиотеках придается плановой и учетно-отчетной документации. В ходе реализации функции планирования осуществляется разработка системы мероприятий, которые фиксируют в планах. В библиотеке создаются различные планы:
-по степени директивности (обязательности выполнения): планы прогнозные и директивные;
-по сроку действия: перспективные и текущие планы (годовой, квартальный, месячный);
-по объему планируемой работы: план библиотеки, план структурного подразделения, индивидуальный план сотрудников.
План может быть универсальным, т.е. охватывающим работу библиотеки в целом, или тематическим, отражающим только одно направление ее деятельности. Все планы призваны обеспечить в совокупности планомерность и согласованность развития библиотеки и должны быть приведены в систему, обеспечивающую непрерывную работу по планам и исключающую их дублирование.