Специфические (конкретные) функции – это объективно необходимые, исторически обусловленные, специализированные виды управленческой деятельности, обособленные в процессе разделения и специализации труда. К ним относят административные (общее линейное руководство и др.), экономические (организация труда и заработной платы), коммерческие (продвижение продуктов и услуг), технико-технологические (технологическое обеспечение процесса создания продуктов и услуг), социальные (подбор, расстановка и повышение квалификации персонала) функции. Внутренние функции управления включают сбор (поиск) управленческой информации, передачу информации, обработку информации, анализ информации. Эти функции реализуются в информационной среде и предусматривают использование технологий работы с информацией (65).
В настоящее время специалисты детализируют и уточняют функции управления для конкретной организации, в том числе и для библиотек. Так, В.Г. Дригайло среди специфических функций библиотек выделяет функции организации комплектования фондов, функции научной обработки документов и организации каталогов, функции организации, хранения, пропаганды и использования фондов, функции справочно-библиографической и информационной деятельности, научно-методическую и исследовательскую функции. Именно эти функции, по мнению автора, способны раскрыть специфику деятельности библиотечного учреждения.
1.2 Информационное и документационное обеспечение деятельности публичной библиотекой
Обеспечение деятельности библиотеки рассматривается как комплексной понятие и включает обеспечение правовое, информационное, документационное, нормативное, технологическое, хозяйственное (14). Максимально успешно вопросы организации и контроля обеспечения деятельности библиотеки можно решать только на административном уровне, что заставляет делать акцент на управление библиотекой. С позиций системного подхода система управления библиотеки также представляет собой совокупность различных подсистем, а именно организационной, кадровой, информационной, документационной, нормативной, технологической (51). Рассмотрим вопросы, связанные с информационным и документационным обеспечением деятельности публичной библиотеки.
Документационная подсистема управления / или документационное обеспечение деятельности библиотеки / исторически сформировалась вперед информационной подсистемы. Документационное обеспечение управления подразумевает разработку используемых систем документации, организацию процесса документирования, документооборота, текущего и архивного хранения документов, организацию работы службы документационного обеспечения управления (ДОУ).
Создание документационной подсистемы управления является сложным процессом, связанным с составлением предварительного перечня документов, определением предварительных реквизитов документов, формированием макетов документов, разработкой схем документооборота, разработкой рабочих форм документов, формированием рабочих форм документов с наполнением их типовыми трафаретными текстами, стандартной информацией (51). Перечень документов любой организации создается исходя из функций управления, конкретных направлений деятельности и видов работ. По функции планирование в качестве основных документов выступают планы. Принципиальная модель системы планов библиотеки включает: перспективный план библиотеки, годовой план библиотеки, квартальные планы структурных подразделений, индивидуальные месячные планы сотрудников библиотеки. По функции организация в качестве основных документов выступают графики и технологическая документация. По функции координация в качестве документов выступают только специальные координационные планы. По функции регулирование специальных документов не разрабатывается, а используется графиковая организационно-технологическая документация. По функции учет /отчет/ составляются все виды учетной /отчетной/ документации, соответствующие плановым документам, а также все виды первичной документации бухгалтерского учета. Формы статистической отчетности библиотек утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Министерством культуры и массовых коммуникаций. Основным видом отчетности библиотеки является годовой отчет. Библиотеки составляют отчеты двух видов – статистический и информационный (текстовый). Годовой статистический отчет (форма № 6-нк) составляется на основе данных учета в двух экземплярах – одни остается в библиотеке, а другой представляется учредителю (районному, городскому или окружному органу культуры не позднее 10 января). Местный орган культуры представляет сводные данные органу управления культуры в республике, крае, области и городе федерального значения не позднее 20 января. Орган управления культуры предоставляет сводные данные Министерству культуры России и органу государственной статистики по месту, установленному территориальным органом Госкомстата России в республике, крае, области, городе федерального значения, не позднее 25 февраля. Министерство культуры и массовых коммуникаций предоставляет сведения Госкомстату России по согласованной программе и срокам. Информационный отчет представляет собой всесторонний анализ деятельности библиотеки. Он содержит объективные данные, конкретные примеры и аналитическую информацию. Схема информационного отчета рекомендуется методическими центрами и соответствует структуре годового плана. По функции контроль могут составляться различные графики, карты контроля. Формой контроля соответствия профессиональной подготовки и способности работников выполнять свои служебные обязанности является аттестация (создаются документы оп аттестации) (12, 64, 59).
Для того, чтобы ориентироваться в массиве документов, используемых в организации необходимо обладать специальными знаниями в сфере документационного обеспечения управления, знать классификации документов, системы документации.
В делопроизводстве документы подразделяются:
- по грифу (т.е. документы открытого доступа, ограниченного доступа, конфиденциальные документы);
- по срокам исполнения (срочные, второстепенные, итоговые, периодические);
- по назначению (организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные, информационно-аналитические, регистрационно-контрольные, планирующие, отчетные, документы по персоналу, финансово-бухгалтерские документы, документы материально-технического обеспечения, документы предпринимательской деятельности и др.);
- по объему (большие, средние, малые);
- по первичности происхождения (оригиналы, копии);
- по виду содержащейся информации (текстовые, графические, статистические, комбинированные и пр.);
- по месту обращения (происхождения) (внутренние, внешние; входящие и исходящие);
- по содержанию (простые или посвященные одному вопросу; сложные или посвященные нескольким вопросам) (13).
Документы объединены в системы документации. В Российской Федерации разработаны и внедрены унифицированные системы документации (УСД). Разработчиками УСД выступают Всероссийский научно-исследовательский институт классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) Госстандарта России, Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Росархива, Департамент информатизации Центрального Банка России, Вычислительный центр Госкомстата России, Всероссийский центр производительности Минтруда России, Пенсионный фонд России и др. В 1993 г. был принят и введен в действие Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), являющийся составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации. ОКУД предназначен для регистрации форм документов, упорядочивания информационных потоков, сокращения количества применяемых форм, контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации и т.п. В ОКУД зафиксированы все созданные УСД:
- унифицированная система организационно-распорядительной документации;
- унифицированная система первичной учетной документации;
- унифицированная система банковской документации;
- унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
- унифицированная система отчетно-статистической документации;
- унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
- унифицированная система документации по труду;
- унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;
- унифицированная система внешнеторговой документации (66).
Для документационного обеспечения управления библиотекой сотрудникам библиотеки особенно необходимо знать унифицированную систему организационно-распорядительной документации, унифицированную систему первичной учетной документации, унифицированную систему финансовой, учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации включает в себя различные документы (по ОКУД более 70 документов). Среди них:
- документация по созданию организации (библиотеки) (устав, учредительный договор и др.);
- документация по распорядительной деятельности организации (библиотеки) (приказ, указание и др.);
- документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации (библиотеки) (должностная инструкция, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание и др.);