-ГОСТ 83-2001. Электронные издания. Основные виды и выходные данные;
ГОСТ 7.20-80. Единицы учета фондов библиотек и органов научно-технической информации;
-ГОСТ 7.35-81. Библиотечная документация. Первичные учетные документы. Требования к оформлению бланков;
-ГОСТ 34.201-89. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем;
-ГОСТ 34.601-90. Автоматизированные системы. Стадии создания;
-ГОСТ 34.602-89. Техническое задание на создание автоматизированной системы и многие другие.
Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:
-ГОСТ 6.01-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;
-ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;
-ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.
-ГОСТ 6.10-5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;
-ГОСТ Р. 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
-ГОСТ Р. 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (12);
Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления – ГСДОУ. Положения ГСДОУ получили развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах власти, утвержденной приказом Росархива от 27 ноября 2000 г., регистрационный № 68 и зарегистрированной в Минюсте РФ 26 декабря 2000 г., регистрационный номер № 2508.
Существуют также нормативные документы по труду и охране труда. Например, Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления (ЦБНТ Минтруда РФ, 1995), Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций (ВНИИДАД, 1992), Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (ЦБНТ Минтруда РФ, 1993), Типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов (ЦБНТ Госкомтруд, 1990).
Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Среди них, Общероссийский классификатор управленческой информации (ОКУД), Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ) и др. ОКУД предназначен для регистрации форм документов, упорядочивания информационных потоков, сокращения количества применяемых форм, контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации и т.п. В ОКУД зафиксированы все созданные унифицированные системы документации (УСД).
Разработчиками УСД выступают Всероссийский научно-исследовательский институт классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) Госстандарта России, Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Росархива, Департамент информатизации Центрального Банка России, Вычислительный центр Госкомстата России, Всероссийский центр производительности Минтруда России, Пенсионный фонд России и др. (66).
Публичная библиотека как государственное и бюджетное учреждение должна соблюдать требования по организационно-распорядительной УСД, финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской УСД бюджетных учреждений и организаций, отчетно-статистической УСД.
Кроме УСД существуют специфические (специализированные, отраслевые, ведомственные) системы документации, которые включают в себя перечень документов, принятых в определенной отрасли или сфере деятельности. За разработку и внедрение специализированных форм документов отвечают разные ведомства, министерства и другие официальные структуры. Согласно постановлению Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных документах» федеральные органы исполнительной власти по согласованию с Госкомстатом России на базе унифицированных форм первичной учетной документации имеют право разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных учетных документов в организациях, находящихся в сфере их деятельности. Публичная библиотека (статуса областной научной) в вопросах разработки и применения специфической документации должна полагаться на рекомендации и разработки Российской государственной библиотеки, Российской национальной библиотеки. Сотрудники региональных публичных библиотек должны периодически проходить стажировки в указанных библиотеках и повышать свой уровень знаний по проблемам документационного и информационного обеспечения управления библиотекой.
Сложности с правовым, документационным и информационным обеспечением управления публичной библиотеки требует от ее сотрудников постоянного ознакомления с изменениями в этой сфере.
Выводы
Изучение документационного и информационного обеспечения деятельности публичных библиотек в России – одна из актуальных и насущных проблем. Совершенствование законодательной и нормативно-методической базы делопроизводства в библиотеках должно содействовать улучшению качества работы специализированных служб (служб ДОУ), повышению квалификации сотрудников, сокращению документооборота, предотвращение практики волокиты и бюрократизации процессов документирования и т.п. В настоящее время особое значение необходимо уделять проблеме информационного обеспечения деятельности публичных библиотек.
Глава II. Развитие и совершенствование информационного и документационного обеспечения деятельности региональных публичных библиотек (на примере Самарской областной универсальной научной библиотеки)
2.1 Краткая характеристика Самарской областной универсальной научной библиотеки
В 1860 г. была открыта Самарская общественная (публичная) библиотека, будущая Самарская областная универсальная научная библиотека (СОУНБ). С 1882 г. по 1918 г. она носила имя Самарской Александровской публичной библиотеки. Практически весь советский период библиотеки называлась Куйбышевской областной библиотекой (15). С 1991 г. ей было присвоено имя Самарской областной универсальной научной библиотеки. В настоящее время Самарская областная библиотека является общедоступной научной библиотекой универсального профиля, центральным хранилищем краеведческой, отечественной и иностранной литературы Самарской области; универсальным областным центром МБА. Она выполняет функции межобластного депозитария универсального профиля для зоны Поволжья (1975 г.), научно-методического центра для массовых библиотек Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, регионального центра отраслевой информации по проблемам культуры и искусства, образованию и филологии (46).
В настоящее время фонд библиотеки составляет более 4 млн. ед. хр., в штате работает 143 библиотечных работника (83,6 % из них имеют высшее образование). Ежегодно библиотека обслуживает более 55 тыс. читателей, осуществляет около 2 млн. книговыдач, проводит более 500 различных массовых мероприятий. Крупными партнерами СОУНБ являются Институт «Открытое общество» (Фонд Сороса), американская некоммерческая организация « Project Harmony » и др. Наиболее значимые грантовые проекты СОУНБ: программа «Английский язык для библиотекарей», «Программа развития Интернет в Самарской области», «Библиотечные ресурсы Самары – в Интернет» и др.
Структура СОУНБ включает в себя:
- административный отдел
директор
заместитель по библиотечной работе
заместитель по хозяйственной работе
заместитель директора по фондам
главный инженер
главный бухгалтер
начальник отдела кадров
- информационно-библиографический отдел
сектор краеведческой библиографии
сектор информации по культуре, искусству, образованию и филологии
центр правовой и научно-технической информации
- отдел читальных залов
зал выдачи литературы
зал периодических изданий
сектор массовой работы с читателями
выставочный зал
центр доступа к Интернет
- отдел основного книгохранения
зал электронных каталогов
зал каталогов
- отдел депозитарного хранения
сектор обменного фонда
-отдел развития и инноваций
- межбиблиотечный абонемент
- отдел редких книг
- отдел искусств
- отдел комплектования книжного фонда
- отдел обработки литературы и каталогизации
- редакционно-издательский отдел
- центр формирования информационной культуры
- центр информатизации библиотечной отрасли
- отдел литературы на иностранных языках
абонемент
читальный зал
читальный зал американской литературы ( American Center in Samara ) (46).
Деятельность СОУНБ организована по следующим основным направлениям:
-комплектование, развитие и сохранение фондов;
-развитие внешней и внутренней кооперации;
-финансово-хозяйственная деятельность;
-управление персоналом;
-социальная и просветительная деятельность;
-маркетинг и PR ;
-проектная деятельность;
-методическое сопровождение деятельности;
-исследовательская и поисковая деятельность;
-информационно-библиографическая работа;
-информатизация.
За последний период в управлении библиотекой произошли существенные изменения, в библиотеке дважды происходила смена директора, была смена заместителей. В 2005 г. в период директорства Кузьмишиной Т. М. был проведен ремонт библиотеки, установлена система электронных пропусков для сотрудников. В настоящее время СОУНБ возглавляет Колоколова Татьяна Анатольевна, заместителем по библиотечной работе является Никулина Наталья Николаевна, заместителем по хозяйственной работе – Темников Михаил Леонтьевич, заместителем директора по фондам – Матенкова Галина Николаевна. Проблемы организационно-управленческого характера, низкое материальное стимулирование рядовых сотрудников привели к уходу из библиотеки ряда сотрудников, негативно сказались на деятельности многих отделов. В том числе, в библиотеке сменилось несколько секретарей.