Коллективный договор СОУНБ имеет титульный лист (где должны быть проставлены подписи директора СОУНБ и председателя ПК СОУНБ). Договор содержит разделы:
Общие положения (отсутствие нумерации в разделе следует признать неверным);
1. Производственно-экономическая деятельность библиотеки;
2.Обеспечение занятости сотрудников и социальные гарантии;
3. Заработная плата;
4.Рабочее время и время отдыха;
5. Улучшение условий и охрана труда;
6. Охрана здоровья и социальное страхование;
7. Социальные гарантии и льготы;
8. Порядок внесения изменений в коллективный договор. Контроль за выполнением договорных обязательств.
К коллективному договору также приложено Соглашение по улучшению условий и охране труда Самарской областной универсальной научной библиотеки на 2002-2003 гг.
Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностной и размер оплаты труда (в государственных библиотеках – с указанием разряда по Единой тарифной сетке). Форма штатного расписания утверждена постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26 (Форма Т-3 в Альбоме первичной учетной документации). В штатном расписании фиксируются сведения:
-структурное подразделение (наименования и код);
-профессия (должность);
-количество штатных единиц;
-оклад ( ЕТС);
- надбавки;
-месячный фонд заработной платы;
- примечания.
Штатное расписание СОУНБ не представлено в Приложении.
Положение о структурном подразделении – правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений. Положения о подразделениях оформляются на общем бланке организации, утверждаются руководителем организации, подписываются руководителем подразделения. Обязательными реквизитами положения о структурных подразделениях являются: наименование организации, гриф утверждения, место издания, наименование вида документа с заголовком к тексту, текст, подпись, визы.
Текст положения о структурном подразделении состоит из разделов:
1.Общие положения;
2.Основные задачи;
3.Функции;
4.Права и обязанности;
5.Отвественность;
6.Взаимоотношения.
В Приложении 3 представлено Положение о Центре правовой информации. Положение включает разделы:
1.Обшие положения;
2.Основные задачи;
3.Содержание работы;
4.Струткура ЦПИ. Организация работы.
В Положении отсутствуют разделы «Права и обязанности» и «Взаимоотношения». Предложен краткий вариант Положения о структурном подразделении, фиксирующий основные организационные моменты.
В связи с реорганизацией Центра правовой информации и Патентно-технического отдела в Центр правовой и патентно-технической информации необходимо создавать новое положение о структурном подразделении, учитывая что новая структура фактически состоит из двух самостоятельных подразделений (по правилам на каждое подразделение разрабатываются самостоятельные положения). Рекомендуем переработать новое Положение о структурном подразделении с учетом принятых правил.
Должностная инструкция – правой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения.
Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении. Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами являются: наименование организации, гриф утверждения, название вида документа и заголовок к тексту, место составления, подпись. После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.
Текст должностной инструкции состоит из разделов:
1.Общие положения;
2.Должностные обязанности;
3.Права;
4.Ответсвенность;
5.Взаимоотношения.
В Приложениях 4 и 5 предложены Должностные инструкции сотрудников Центра правовой информации.
Они также написаны в кратком варианте и включают разделы:
1.Общие положения
2.Должностные обязанности
3.Права
4.Ответственность.
Отсутствует раздел 5, не указано место составления.
Директор библиотеки издает следующие виды распорядительных документов:
-приказ;
-распоряжение;
-указание.
Приказ – правовой акт, издаваемы единолично руководителем организации в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов их деятельности. Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному составу. Проекты приказов по основной деятельности по поручению руководителя организации разрабатываются руководителями структурных подразделений с привлечением ведущих специалистов или в инициативном порядке согласовываются с руководством организации.
Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен отвечать на вопрос «о чем?». Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки с абзаца.
При составлении приказа необходимо:
-увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;
-излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;
-намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;
-обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований ведомств, предприятий, организаций, должностей;
-указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа;
-соблюдать сроки подготовки проектов приказов, установленный руководством организации;
-указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу.
При большом объеме текста в проекте приказа излагаются лишь основные вопросы, остальной текст – в приложениях к приказу.
Основные реквизиты приказа: наименование организации, вид документа (приказ), дата, номер приказа, место составления, заголовок, текст (констатирующая и распорядительная части), подпись.
Анализ приказа № 170 СОУНБ (см. Приложение 6) показывает, что есть определенные нарушения при его составлении. Номер приказа располагается рядом с видом документа (приказ № 170), отсутствует заголовок приказа (обязательный реквизит), не указано место составления (г. Самара). Претензий к тексту приказа нет – он точен и понятен.
Распоряжение – это правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, действующим единолично. Правом издавать распоряжения могут наделяться заместители руководителя учреждения по вопросам их компетенции, руководители структурных подразделений, главные специалисты (главный бухгалтер и др.). В Приложении не представлено образцов распоряжений по СОУНБ.
В состав первичных учетных документов согласно ГОСТ 7.35-81 «Библиотечная документация. Первичные учетные документы. Требования к оформлению бланков» (54) входят:
-инвентарная книга;
-лист актового учета библиотечного фонда;
-карточка учета библиотечного фонда;
-карточка учета журнала;
-карточка учета газеты;
-карточка регистрации читателя;
-карточка регистрации абонента межбиблиотечного абонемента (МБА);
-карточка регистрации абонемента заочного библиотечного абонемента;
-формуляр читателя;
-книжный формуляр;
-листок читательского требования;
-контрольный листок.
ГОСТ устанавливает размеры данных документов, количество страниц, число строк, тип бумаги и т.п.
Инвентарная книга предназначена для индивидуального учета произведений печати и других документов, поступивших в фонд библиотеки или выбывших из него, а также для контроля за их сохранностью.
Лист актового учета библиотечного фонда предназначен для индивидуального учета произведений печати и других документов, поступивших в фонд библиотеки или выбывших из него, а также для контроля за сохранностью фонда и служит сопроводительным документом при их передаче из одного структурного подразделения в другое.
Карточка учета библиотечного фонда предназначена для индивидуального учета произведений печати и других документов, поступивших в фонд библиотеки или выбывших из него, а также для контроля за их сохранностью.
Карточка учета журнала предназначена для учета номеров журнала, контроля за их поступлением и сохранностью.
Карточка учета газеты предназначена для учета номеров газеты, контроля за их поступлением и сохранностью.
Карточка регистрации читателя предназначена для учета читателя библиотеки и анализа сведений о нем.