2. Эти расходы распределяются на управленческие (общие и административные) и коммерческие (расходы на продажи).
3. В составе управленческих и коммерческих расходов выделяются переменные (прямые) и условно-постоянные.
4. Определяют, какие расходы в составе условно-постоянных коммерческих и управленческих расходов следует отнести к расходам отдельных бизнесов компании (проекта, структурного подразделения), а какие - к общеорганизационным расходам.
5. Составляется план-график распределения переменных накладных расходов в соответствии с изменением динамики продаж (нормирование можно осуществить в виде установленного процента от стоимости продаж или доли этих расходов в стоимости продаж) внутри бюджетного периода (например, по месяцам) или учесть все эти расходы в составе бюджета прямых производственных (операционных) затрат. Определяют, какая доля общеорганизационных накладных расходов приходится на отдельный вид деятельности или структурного подразделения предприятия, и с учетом ее составляется план-график таких условно-постоянных (общеорганизационных) расходов.
6. Составляется график оплаты всех видов коммерческих и управленческих расходов (погашения кредиторской задолженности) внутри бюджетного периода (по месяцам) с учетом условий заключенных договоров на оказание услуг внешними поставщиками (реклама, маркетинг, транспорт, содержание зданий и т. п.) и установленных кассовых дней внутри организации (дни выплаты заработной платы ИTP, АУП, сбытовому и вспомогательному персоналу, авансов на командировочные и представительские расходы и т. п.).
4. Финансовый бюджет. Бюджет доходов и расходов.
Финансовые бюджеты составляются на основе информации операционных бюджетов.
Формат бюджета доходов и расходов имеет особое значение при бюджетировании. Задавая структуру себестоимости продукции бизнеса или структурного подразделения формат БДиР в сущности в значительной мере определяет не только систему целевых показателей, но и форматы других основных бюджетов бизнес-единиц, порядок консолидации в сводные бюджеты компании.
Бюджет доходов и расходов - бюджет, показывающий соотношение всех доходов от продаж (по отгруженной потребителям продукции или оказанным им услугам) в плановый период со всеми видами расходов, которые предполагает понести в этот же период предприятие. Именно этот документ показывает структуру себестоимости продукции, соотношение затрат и результатов хозяйственной деятельности за определенный период. По нему можно судить о рентабельности производства (норме прибыли), возможности вернуть в срок заемные средства, с его помощью можно рассчитать точку безубыточности бизнеса.
В формате этого бюджета находят отражение все те виды расходов и затрат, которые необходимы для конкретного производства. Главный смысл формата бюджета доходов и расходов - показать руководителям предприятия эффективность хозяйственной деятельности каждого вида бизнеса, структурного подразделения и компании в целом в предстоящий период, установить лимиты (нормативы) основных видов расходов, прибыли, проанализировать и определить резервы формирования и увеличения прибыли, оптимизации налоговых и других отчислений в бюджет и т. п.
Общими требованиями при разработке формата БДиР являются следующие[19]:
· сопоставление изменения доходов и расходов по периодам времени (в динамике) и по отдельным структурным подразделениям, видам деятельности;
· определение и контроль рентабельности производства, вида деятельности;
· установление лимитов условно-постоянных затрат по отдельным структурным подразделениям, видам деятельности;
· установление нормативов условно-переменных и других расходов и контроль их соблюдения по отдельным структурным подразделениям, видам деятельности.
При разработке бюджетного формата необходимо четко определить все его основные статьи: и доходов, и затрат. Прежде всего надо разделить все виды издержек на две основные категории, определить, какие виды издержек относятся к прямым (переменным) затратам, а какие - к постоянным (условно-постоянным, накладным) расходам. В России в бухгалтерской практике такое разделение не принято. Следует также помнить, что нет единого, универсального критерия отнесения конкретных издержек производства к прямым или постоянным.
Одни и те же затраты для предприятий одной и той же отрасли или даже для однопрофильных структурных подразделений одного и того же предприятия могут быть в одном случае отнесены к категории переменных, а в другом - к постоянным издержкам. Единственный универсальный критерий здесь может быть один: изменяются ли данные издержки прямо пропорционально изменению объемов продаж или нет. Чтобы контролировать расходы, необходимо сопоставлять уровень постоянных расходов с активами предприятия, а уровень переменных расходов - с ее оборотами.
При разработке бюджетного формата необходимо включить в него прежде всего те статьи затрат (расходов), которые соответствуют наиболее важным (критическим) для данного бизнеса ресурсам. Однако данная проблема усугубляется еще и тем, что для каждого отдельного предприятия даже одной и той же отрасли или региона в качестве критических могут выступать самые разные ресурсы. Какие ресурсы (виды затрат или расходов) должны быть выделены в формате бюджета доходов и расходов в качестве отдельных статей, зависит от руководства предприятия.
Рассмотрим порядок составления бюджета доходов и расходов. Планирование всех показателей бюджета предпочтительнее вести в твердой валюте (особенно если внешние финансовые ресурсы привлекаются в такой валюте). Составление бюджета доходов и расходов необходимо начинать, как уже отмечалось, с разработки прогнозов сбыта и бюджета продаж. Проблема состоит в том, какой показатель выбрать для финансовой оценки объема продаж: общий оборот и (или) чистые продажи (прогноз нетто-выручки от реализации). Подсчитать чистую выручку можно разными способами.
На практике оперировать в бюджете доходов и расходов можно обоими показателями. Дело в том, что для управления финансами предприятия менеджеру важно знать не только, сколько он получит от реализации своей продукции и услуг (сколько будет стоить его продукция по отпускным ценам), но и что останется в его распоряжении от реализации для финансирования издержек и образования прибыли после обязательных расчетов с бюджетом с оборота. Кроме того, для оценки финансовой состоятельности проекта или бизнеса, прогнозируемого финансового состояния предприятия важно, чтобы все финансовые результаты можно было сопоставить друг с другом. Поэтому за рубежом часто принято оперировать в бюджете доходов и расходов чистыми продажами в качестве основного показателя финансовой оценки прогнозируемой динамики объемов продаж.
Бюджет доходов и расходов составляется и утверждается на весь бюджетный период (обычно это один календарный год), принятый на предприятии, в соответствии с ее бюджетным регламентом. Индикативно, т. е. без утверждения в качестве системы целевых показателей и нормативов, обязательных к исполнению, некоторые показатели БДиР (например, объем продаж, сумма или норма прямых затрат, масса или
норма чистой прибыли и т. п.) могут устанавливаться на период до двух-пяти лет. Важно также, что внутри бюджетного периода БДиР должен иметь достаточно подробную (опять же в том виде, как это установлено бюджетным регламентом данной конкретной компании) разбивку на подпериоды. Эта разбивка зависит от степени технической и рганизационной подготовленности предприятия к постановке бюджетирования. Как минимум разбивка БДиР осуществляется помесячно (бухгалтерская отчетность, как известно, ведется поквартально). Во многих случаях, когда руководителям предприятия необходима более оперативная информация о состоянии финансов, в разрезе отдельных
видов бизнеса, БДиР может иметь подекадную или, лучше, понедельную разбивку бюджетного периода, по крайней мере на первые два квартала этого периода. При составлении индикативных БДиР достаточна помесячная разбивка на периоды более одного года.
Поскольку БДиР отражает структуру себестоимости продукции конкретного вида бизнеса, проекта, ЦФО или структурного подразделения (предприятия или фирмы в целом в случае сводного бюджета), по нему можно судить о рентабельности производства (норме прибыли), массе прибыли и возможностях погашения кредита. С его помощью можно рассчитать точку безубыточности, определить лимиты основных видов затрат, сумм перечислений вышестоящим органам управления (отчисления от прибыли, погашение общеорганизационных расходов и т. п.) по результатам хозяйственной деятельности на бюджетный период.
Общий оборот на предстоящий бюджетный период определяется по стоимости отгруженных в соответствии с прогнозом сбыта товаров и услуг предприятия или фирмы по фактическим отпускным ценам (включая все обязательные расчеты с бюджетом с оборота) для внешних потребителей. Общий оборот включает НДС и другие налоги с оборота (в том числе таможенные платежи и акцизы). Для производственных структур общий оборот включает также прирост незавершенного производства (полуфабрикатов для последующего использования во внутризаводском обороте) по планируемым (нормативным) затратам. Стоимость полуфабрикатов в БДиР отражается по трансфертным (внутренним) ценам, которые не должны учитывать все виды налогов и платежей в бюджет с оборота. Самостоятельной проблемой при этом является учет прибыли отдельного бизнеса или структурного подразделения в трансфертных ценах (могут быть случаи, когда трансфертная цена не содержит прибыль и определяется только полной себестоимостью продукции). В любом случае решение этой проблемы - задача руководителей конкретного предприятия.