Відомча реєстрація передбачає реєстрацію суб'єктів підприємницької діяльності, тобто осіб, що пройшли процедуру спеціальної реєстрації, як учасників певних, чітко визначених суспільних правовідносин, що знаходяться у віданні певного державного органу. Так, постановою Кабінету Міністрів України від 17 листопада 1997 р. № 1287 «Про державну реєстрацію друкованих засобів масової інформації, інформаційних агентств та розміри реєстраційних зборів» встановлено, що державну реєстрацію інформаційних агентств як суб'єктів інформаційної діяльності здійснює Міністерство інформації.
Загальна реєстрація юридичних осіб здійснюється Міністерством статистики України (його обласними управліннями) відповідно до Положення про Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22 січня 1996 р. № 118 Відповідно до п. З цього Положення до Державного реєстру включаються дані про суб'єктів господарської діяльності:
юридичних осіб, а також їх філії, відділення, представництва, інші відокремлені підрозділи, що розташовані на території України і провадять свою діяльність на підставі законодавства України;
юридичних осіб, а також їх філії, відділення, представництва, інші відокремлені підрозділи, розташовані за межами України, які створені з участю юридичних осіб України і діють відповідно до законодавства іноземних держав.
Класифікація видів державної реєстрації має умовний характер, оскільки існують органи, які здійснюють одночасно і спеціальну, і відомчу реєстрацію, наприклад, державну реєстрацію комерційних банків здійснює Національний банк України.
Поняття і зміст державної реєстрації осіб визначені ст. 4 Закону. Згідно з цим Законом державна реєстрація юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців - засвідчення факту створення або припинення юридичної особи, засвідчення факту набуття або позбавлення статусу підприємця фізичною особою, а також вчинення інших реєстраційних дій, які передбачені законодавством, шляхом внесення відповідних записів до Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців (далі – Єдиний державний реєстр).
Порядок проведення державної реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців включає, зокрема:
перевірку комплектності документів, які подаються державному реєстратору, та повноти відомостей, що вказані в реєстраційній картці;
перевірку документів, .які подаються державному реєстратору, на відсутність підстав для відмови у проведенні державної реєстрації;
внесення відомостей про юридичну особу або фізичну особу - підприємця до Єдиного державного реєстру;
оформлення і видачу свідоцтва про державну реєстрацію та виписки з Єдиного державного реєстру.
Відокремлені підрозділи юридичної особи не підлягають державній реєстрації. Представництва, філії іноземних компаній в Україні підлягають акредитації на території України в порядку, встановленому законом.
Можна виділити такі ознаки державної реєстрації суб'єктів підприємницької діяльності: державна реєстрація є державною функцією, здійснюється спеціальними державними органами та є процесуально-правовою дією; призначення державної реєстрації полягає у визнанні за організаціями, наділеними засновниками статусом юридичної особи такого статусу та підприємницької дієздатності за фізичними особами.
Змістом державної реєстрації стосовно організацій є контроль за законністю їх створення, а стосовно фізичних осіб - фіксація початку підприємницької діяльності.
Отже, державна реєстрація - це процесуальна діяльність компетентних державних органів, яка полягає у визнанні за організаціями, наділеними засновниками статусом юридичної особи такого статусу, внесенні їх в Єдиний державний реєстр з метою обліку та забезпечення отримання інформації про таких суб'єктів та визнанні підприємницької дієздатності за фізичними особами.
Державна реєстрація юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців проводиться державним реєстратором виключно у виконавчому комітеті міської ради міста обласного значення або у районній у містах Києві та Севастополі державній адміністрації за місцезнаходженням юридичної особи або за проживання фізичної особи - підприємця. Він на території відповідної адміністративно-територіальної одиниці:
проводить державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців;
проводить резервування найменувань юридичних осіб;
передає органам статистики, державної податкової служби, Пенсійного фонду України та фондів соціального страхування повідомлення та відомості з реєстраційних карток про вчинення реєстраційних дій, які передбачені цим Законом, у тому числі щодо створення або ліквідації відокремлених підрозділів юридичних осіб;
формує, веде та забезпечує зберігання реєстраційних справ;
здійснює оформлення та видачу свідоцтв про державну реєстрацію, а також їх заміну;
оформлює та видає виписки, довідки з Єдиного державного реєстру;
проводить державну реєстрацію змін до установчих документів юридичних осіб та державну реєстрацію зміни імені або місця проживання фізичних осіб — підприємців;
проводить державну реєстрацію припинення юридичних осіб та державну реєстрацію припинення підприємницької діяльності фізичними особами — підприємцями;
звертається до суду із заявою про зміну мети установи у встановленому законом порядку.
Державний реєстратор призначається на посаду та звільняється з посади міським головою міста обласного значення або головою районної, районної в містах Києві та Севастополі державної адміністрації за погодженням із спеціально уповноваженим органом з питань державної реєстрації. Підпорядковується міському голові міста обласного значення або голові районної, районної в містах Києві та Севастополі державної адміністрації. На посаду державного реєстратора призначається особа з вищою освітою за освітньо - кваліфікаційним рівнем магістра або спеціаліста та стажем роботи за фахом на державній службі не менше одного року або стажем роботи в інших сферах управління не менше трьох років. Державний реєстратор має посвідчення державного реєстратора та власну печатку.
Як вже зазначалося, більшість суб'єктів господарських організацій реєструються у виконавчих комітетах місцевих рад міста обласного значення або у районній, районній у містах Києві та Севастополі державної адміністрації відповідно до Закону про державну реєстрацію. Проте його чинність не стосується окремих видів суб'єктів підприємницької діяльності, для яких законами України встановлено спеціальні правила державної реєстрації. Не підлягають державній реєстрації у виконавчих комітетах районних (міських) Рад наступні суб'єкти підприємницької діяльності: комерційні банки - реєструються Національним банком України відповідно до ст. 22 Закону України від 20.03.1991 р. «Про банки і банківську діяльність»; промислово-фінансові групи - реєструються у порядку встановленому Кабінетом Міністрів України на підставі Закону України від 21.11.1995 р. «Про промислово - фінансові групи» тощо.
Треба також зазначити, що встановлені окремими спеціальними законами особливості державної реєстрації таких суб'єктів, як об'єднання громадян (у тому числі професійні спілки), біржі благодійні організації, політичні партії; органи державної влади та органи місцевого самоврядування, комерційні банки торгово-промислові палати інші фінансові установи (у тому числі кредитні спілки), та деяких інших установ і організацій, залишаються. Однак набути статусу юридичної особи такі структури зможуть лише після реєстрації у поради ку нового Закону.
Головна ж особливість Закону для суб'єктів господарювання, які не належать до «спеціальних груп», полягає у тому, що необхідні документи подаються державному реєстратору в «одне вікно», а інші суб'єкти державної влади (державна податкова служба, Пенсійний фонд, органи статистики, фонди соціального страхування) отримують відповідні відомості від державного реєстратора. Підставою для взяття на облік юридичної особи є надходження повідомлення державного реєстратора про проведення такої реєстрації та відомостей з відповідної реєстраційної картки (п. 2 ст. 26).
Документи, які відповідно до вимог цього Закону подаються (надсилаються рекомендованим листом) державному реєстратору повинні бути викладені державною мовою.
Реєстраційна картка на проведення державної реєстрації юридичної особи заповнюється машинодруком або від руки друкованими літерами. Якщо документи надсилаються державному реєстратору рекомендованим листом, підпис заявника на реєстраційній картці повинен бути нотаріально посвідчений.
Установчі документи (установчий акт, статут або засновницький договір, положення) юридичної особи повинні містити відомості, передбачені законом. Такі документи, а також зміни до них, викладають письмово, прошиваються, пронумеровуються та підписуються засновниками (учасниками), якщо законом не встановлено інший порядок їх затвердження. Підписи засновників (учасників) на установчих документах повинні бути нотаріально посвідчені. У випадках, які передбачені законом, установчі документи повинні бути погоджені з відповідними органами державної влади.
Документ про підтвердження реєстрації іноземної юридичної особи в країні її місцезнаходження повинен бути легалізований у встановленому порядку.
Вимоги щодо написання найменування юридичної особи або її відокремленого підрозділу встановлюються спеціально уповноваженим органом з питань державної реєстрації.
За проведения державної реєстрації відповідно до ст. 10 Закону справляється реєстраційний збір у такому розмірі: десять неоподаткованих мінімумів доходів громадян - за проведення державної реєстрації юридичної особи; два неоподатковуваних мінімумів доходів громадян — за проведення державної реєстрації фізичної особи — підприємця. За проведення державної реєстрації змін до установчих документів юридичної особи, державної реєстрації зміни імені або місця проживання фізичної особи — підприємця справляється реєстраційний збір у розмірі тридцяти відсотків реєстраційного збору, встановленого частиною першою цієї статті. За заміну свідоцтва про державну реєстрацію у зв'язку з його втратою або пошкодженням справляється реєстраційний збір у розмірі одного неоподатковуваного мінімуму доходів громадян.