Учет расходов по отдельным заказам начинается с открытия заказа. «Открыть заказ» – значит заполнить соответствующий бланк заказа (или наряд на выполнение заказа). Этот документ находится в бухгалтерии, составляется в 1 экземпляре и сдержит следующую информацию [5, c. 130]:
– тип заказа (для собственных нужд или привлекаемый со стороны разовый или сводный). Издержки по разовым заказам учитываются и отражаются в рамках одного отчетного периода. Долгосрочные или сводные заказы состоят из периодически возобновляемых или ряда мелких заказов. Учет издержек по таким заказам связан с распределением издержек между несколькими отчетными периодами;
– номер заказа (индивидуальный код). Он отличает данный заказ от других, находящихся в производстве в отчетный период;
– характеристика заказа (краткое описание работ по выполнению заказа);
– исполнитель (участок, выполняющий работы);
– срок исполнения заказа;
– месяц, в котором учитываются (распределяются) издержки по заказу.
После этого в бухгалтерию начинают поступать первичные документы на расход материалов, начисление заработанной платы, о потерях от брака, износе специальных приспособлений и инструментов, связанных с изготовлением данного заказа, т.е. о прямых издержках. В каждом документе проставляется номер заказа.
Бухгалтерия для учета затрат для каждого заказа открывает требование –накладную. По мере прохождения заказа в ней заказа накапливается информация о затратах по прямым материалам, прямым трудозатратам и общезаводским расходам, связанным с его изготовлением. Таким образом, карточка заказа является основным учетным регистром в условиях позаказного метода калькулирования.
Порядок учетных записей в условиях позаказного метода калькулирования себестоимости осуществляется на счете 20 «Основное производство» на котором организуется аналитический учет по каждому заказу, т.е. количество аналитических счетов к счету должно соответствовать количеству заказов, размещенных в данный момент на предприятии.
Прямые затраты материалов в соответствии с полученными первичными документами списываются на соответствующие заказы и отражаются по дебету счета 20 «Основное производство». Прямая заработанная плата также относится на соответствующие заказы. При этом возникает проблема с распределением косвенных расходов (амортизация, арендная плата, затраты на освещение, отопление и т.п.) между отдельными производственными заказами, выполненными в отчетный периоде, ведь спланировать цену заказа и согласовать ее с заказчиком необходимо в течение отчетного периода, когда еще не известна общая сумма косвенных расходов [5, c. 131].
Руководству предприятия необходимы данные об ожидаемой себестоимости заказа для определения цены до того, как будет выполнен заказ. Заказчику также нужна оперативная информация о возможной цене, с тем чтобы выбрать для себя недорого исполнителя [5, c. 131]. На практике обычно идут другим путем: косвенные расходы распределяют между отдельными заказами предварительно, пользуясь бюджетными ставками (предварительными нормативами) распределения ожидаемых косвенных расходов.
Таким образом, себестоимость продукции – это выраженные в денежной форме затраты на ее производство и реализацию. В условиях перехода к рыночной экономике себестоимость продукции является важнейшим показателем производственно – хозяйственной деятельности организации. Учёт затрат на производство и калькулирование себестоимости является наиболее сложным и ответственным участком учётных работ. Калькулирование представляет собой комплексную систему экономических расчётов затрат производства на выпуск продукции и себестоимости единицы отдельных видов продукции, работ, услуг.
Из этого можно сделать вывод, что методика учета и калькулирования выбирается предприятием исходя из индивидуальных особенностей предприятия. На практике возможно использование попроцессного, попередельного или позаказного методов.
ГЛАВА 2 Методические основы управленческого учета и калькулирования себестоимости в издательско-полиграфической деятельности
2.1 Особенности производственного (технологического) процесса в полиграфической деятельности
Полиграфические предприятия, как правило, на практике осуществляют свою основную деятельность по трем направлениям:
1) выполнение работ по договору подряда с передачей результатов заказчику, т.е. полиграфическое исполнение тиражей по заказу издательств;
2) изготовление собственной продукции;
3) оказание производственных услуг сторонним организациям, например, таких как резка бумаги или регенерация формных пластин.
Планирование выручки от первого направления основывается на прогнозировании объемов спроса на полиграфические услуги со стороны издательств и анализе конкурентной среды и собственного положения на фоне конкурентов. Наличие постоянных заказчиков, конечно же, облегчает задачу планирования этой части доходов полиграфического предприятия и гарантирует получение определенного уровня выручки даже в том случае, если не удастся привлечь новых клиентов. Однако необходимо предусмотреть меры по удержанию имеющихся заказчиков, а также мероприятия по привлечению новых заказчиков. Причем кроме ценовых методов конкурентной борьбы, необходимо задействовать и другие механизмы – повышать качество печати, добиваться высоких стандартов обслуживания клиентов.
Планирование доходов от деятельности в части изготовления собственной продукции в полиграфических предприятиях осуществляется также, как и в любом производственном предприятии. Отправными точками при разработке бюджета являются:
– платежеспособный спрос на те или иные виды продукции;
– состояние конкурентной среды;
– производственные мощности.
При планировании доходов от оказания прочих услуг полиграфическим предприятиям следует исходить, с одной стороны, из показателей предыдущих периодов, а с другой стороны, из прогнозов состояния рынка данных услуг в предстоящем периоде.
В зависимости от назначения печатную продукцию полиграфического предприятия можно условно разделить на 5 групп [4, c. 158–159]:
1) издательская – средства информации и обучения;
2) этикеточно – упаковочная;
3) деловая продукция – бланки учета и отчетности, техническая документация;
4) специфическая – денежные знаки, бланки документов (паспорта, справки–счета, водительские удостоверения) и др.
5) изделия и полуфабрикаты для дальнейшего использования – обои, оттиски с текстурой.
Технологический процесс полиграфического производства зависит от множества факторов:
1) основными видами и способами печати являются [4, c. 202-203]:
а) плоская – печатающие и пробельные элементы формы практически расположены в одной плоскости и имеют различные физико – химические свойства. Перед получением оттиска форма увлажняется специальным раствором, смачивающим только пробельные элементы, затем наносится печатная краска, содержащая свободные жирные кислоты, прилипающая только к печатающим элементам;
б) высокая – печатающие и пробельные элементы формы имеют пространственное разделение, но первые находятся в одной плоскости, а пробельные элементы углублены;
в) глубокая – печатающие и пробельные элементы имеют пространственное разделение, первые углублены на различную высоту и разделены тонкими перегородками для скольжения ракеля (спецножа) с целью удаления избытка краски, а вторые лежат в одной плоскости;
г) офсетная – печатная форма в процессе печати соприкасается с упругоэластичным валом, который принимает на себя краску с печатающих элементов формы, а затем передает её на бумагу.
В зависимости от типа печатных машин печатные формы для плоской офсетной печати имеют различные форматы и толщину, могут быть бумажными, полимерными, монометаллическими и биметаллическими тиражестойкостью от нескольких тысяч до миллиона оттисков;
2) технология изготовления методом копирования [4, c. 215–216]:
– изготовление текстовых, штриховых, растровых фотоформ;
– изготовление предварительно очувствленных формных пластин;
– экспонирование через негативы или диапозитивы копировального слоя офсетной пластины;
– проявление, гидрофилизация пробельных элементов, нанесение защитного слоя, контроль;
3) бумага и переплетные материалы. Бумага расходуется на печатание текста произведений, изготовление обложек, суперобложек, оригинал – макетов, корректурных оттисков, авторских оригиналов и т.п.
Количество бумаги зависит от объема печатного произведения, его формата и тиража. Расчет расхода бумаги ведется исходя из ее плотности, качества, способа печати, наличия иллюстраций в издании и его красочности, емкости печатного листа, размера технических отходов, расходов по доставке и резке.
В издательстве и полиграфии используется такой показатель, как коэффициент использования бумажного листа, который определяется отношением формата издания к формату бумаги [31].
Также большое значение придается массе 1 кв. м бумаги, так как этот показатель влияет не только на качество изданий, но и на величину расходов по экспедированию, пересылке и транспортировке печатной продукции. В настоящее время этот показатель для книгопечатания (печати блока) находится в диапазоне 25 – 150 г/кв. м.
Бумага может поступать в листах или рулонах. На упаковке листовой бумаги указывается количество листов или пачек и размер листа. Листовая бумага может иметь размеры (мм): 600 х 840; 600 х 900; 700 х 900 и т.д. При использовании рулонной бумаги в расчет берется ее площадь (кв. м) и ширина рулона (мм): 600, 700, 750 и т.д.[31].