Справочник по делопроизводству (стр. 12 из 24)
До передачи дел представителем архива проводится проверка правильности их обработки и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки подлежат устранению силами соответствующих структурных подразделений.
Передача дел (документов) производится согласно ранее утвержденным описям, поединично, о чем в описях делаются соответствующие отметки. Факт передачи дел (документов) и их прием архивом фиксируются в соответствующем акте, примерная форма которого представлена на стр. 98.
6.2 Особенности управления документами, состоящими на архивном хранении
В рамках очередного параграфа уважаемым читателям предлагается рассмотреть особенности управления документами, состоящими на архивном хранении предприятия. В этой связи мы остановимся преимущественно на вопросах обеспечении сохранности документов в процессе их хранения и использования. Отметим, что управление документами, состоящими на архивном хранении, предусматривает организацию, осуществление и контроль за осуществлением .мероприятий по:
рациональному размещению документов;
упорядоченному движению (перемещению) документов;
обеспечению надлежащего физического состояния документов;
.
копированию документов (в частности, в целях создания страхового фонда и фонда пользования).
В необходимых случаях, кроме того, могут проводиться мероприятия по возвращению в архив документов, сроки, выдачи которых во временное пользование истекли, а также по розыску необнаруженных документов.
Сохранность документов, состоящих на архивном хранении, обеспечивается:
поддержанием зданий (помещений) архива, их оборудования и систем жизнеобеспечения в надлежащем состоянии;
соблюдением оптимальных параметров режимов хранения, в том числе светового, температурно-влажностного, санитарно-гигиенического и охранного режимов;
рациональным размещением документов непосредственно в местах храпения (хранилищах).
Не меньшее значение для обеспечения сохранности документов имею), кроме того, установление и неукоснительное соблюдение порядка их перемещения при использовании, а также своевременное и полное проведение мероприятий по проверке наличия и состояния документов. Это обстоятельство побуждает нас остановиться на перечисленных вопросах более подробно.
В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций использование документов, состоящих на архивном хранении, допускается для:
исполнения запросов социально-правового характера, поступивших в установленном порядке от юридических и физических лиц;
работы внутри предприятия и приспособленных для этой цели местах (например, в постоянно функционирующем при архиве читальном зале);
работы за пределами предприятия, в том числе при подготовке информационных мероприятий, в СМИ и иной публикационной деятельности.
Во многих случаях выполнение соответствующих мероприятий и (задач) предполагает передачу документов во временное пользование – т. е. выдачу по запросу и последующий прием в места хранения. В меньшей степени это касается исполнения запросов социально-правового характера, удовлетворение которых осуществляется посредством предоставления обратившимся сторонам, надлежащим образом оформленных архивных справок, архивных выписок или архивных копий — без передачи во временное пользование самих документов.Выдача дел (документов) во временное пользование должност| -ным лицам (структурным подразделениям) предприятия произво дится с ведома руководителя архива под роспись в карте-заместите-] ле и листе использования дела на срок не более 30 дней, который необходимых случаях может быть продлен еще на 30 дней после тоги как будет удостоверена сохранность переданного во временно-пользование дела (документа). Выдача и возврат дела документа на место хранения фиксируются в книге (журнале) выдачи дел.
Передача дел (документов) во временное пользование другим предприятиям (организациям, учреждениям) на срок не более 3 месяцев оформляется актом (см. ранее), один из экземпляре которого выдается получателю документа, а второй остается в архив. Акты подписываются руководителями предприятий с заверение подписей гербовыми печатями.
Состояние дел, возвращаемых в архив после получения во временное пользование, должно быть проверено в присутствии лиц возвращающего дело. Проверке подлежат комплектность дела (об разующих его документов) и состояние дела на предмет отсутствия— механических и иных повреждений. Выявленные недостатки фиксируются в акте. Кроме того, с целью проверки общего наличия состояния дел (документов) в архиве проводятся регулярные проверки, в ходе которых устанавливаются фактическое наличие документов, соответствие фактического наличия дел документ-данным учета, количество дел документов, подлежащих реставрации и (или) профилактической обработке, а также количество обнаруженных документов".
Одновременно выявляются и по возможности устраняются недостатки в учете дел (документов) архива.
Комплексные проверки наличия и состояния дел документов должны проводиться в архиве не реже одного раза в 5 лет. Проверю дел (документов), подлежащих передаче на ведомственное (государственное), хранение, проводятся непосредственно перед началом соответствующих подготовительных мероприятий. Единовременные (внеплановые) проверки проводятся:
после перемещения дел (документов) в другое помещение архива:
после чрезвычайных происшествий (в частности, связанных с фактами несанкционированного доступа в места хранения посторонних лиц);
при смене руководства архива:
при реорганизации (ликвидации) предприятия.
Выявленные недостатки фиксируются в акте проверки. Пример акта представлен на стр. 102—103. Отметим в заключение, что хранение документов в архиве предприятия должно производиться в пределах сроков, установленных для соответствующих документов. Сведения о сроках хранения основных видов документов в архиве предприятия представлены в таблице 11
Таблица 11. Сведения о сроках хрипения основных видов документов, а архиве предприятии
РАЗДЕЛ 3
Особенности подготовки документов предприятия
Глава 7
ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Составляющие содержания. Роль содержания в эффективной реализации функционального назначения
управленческих документов предприятия
Рассмотрение вопросов подготовки управленческих документов начнем с освещения основных требований, предъявляемых к их содержанию. Отметим, что в ряде источников под содержанием управленческого документа понимается только его текст, отражающий основной смысл документа. На наш взгляд, это не совсем гак. В обо- j снование подобной точки зрения сошлемся, к примеру, на соответствующие положения государственного стандарта ГОСТ Р6.30-2003,1 согласно которым текст управленческого документа представляет собой лишь один из его реквизитов или одну из составляющих содержания документа.
Таким образом, будет более верным рассматривать в качестве содержания управленческого документа не только собственно текст, посредством которого реализуется функциональное назначение того или иного документа, но и соответствующие сведения общего (служебного) характера. К числу таких сведений, в частности, следует отнести:
сведения об авторе (отправителе) документа;
сведения об адресате (получателе) документа;
сведения, позволяющие идентифицировать документ как фрагмент обшей документированной информации, используемой в процесс управления предприятием, в том числе дата и номер документа, заголовок к тексту, а в ряде случаев» кроме того, и наименование вида документа;
сведения, обеспечивающие юридическую силу документа — в частности, подпись (подписи) должностного лица (лиц) с соответствующими полномочиями;
сведения вспомогательного характера, включение которых в состав содержания документа обеспечивает наибольшее удобство в работе с ним — например, о наличии приложений к документу, о его непосредственных (технических) исполнителях, а также об электронной копии документа.
Сведения о составляющих содержания типового управленческого документа представлены на схеме 22.
Схема 22. Сведения о составляющих содержания типового управленческого документа
Ранее мы упомянули о функциональном назначении содержали
управленческого документа. В общем случае оно по суш, совпадай
с одной из основным коммуникативных функций делового письменного языка и заключается в обеспечении информационною обмену между участниками деловой письменной коммуникации, не
определяемой нами как переписка (внутренняя или внешняя), T.e.
говоря проще, и обеспечении делового письменного общения. .
В большинстве случаев, однако, посредством управленческих! документов обеспечивается информирование, предполагающее со общение по назначению строю определенной документированной информации, и воздействие, подразумевающее передачу и прием документированных управленческих решений. Эффективность pe- ализации перечисленных функций, в свою очередь, зависит от того, насколько оптимально содержание управленского документа, т.е. насколько соответствует оно конкретной управленческой ситуации Важной чертой содержания управленческого документа является ясность и убедительность.
7.2. Общие правила подготовки содержания управленческих документов предприятия