Смекни!
smekni.com

Справочник по делопроизводству (стр. 19 из 24)

4.8. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.9. Проводить проверки состояния документационного обеспечения в подразделениях и доводить итоги проверок руководителей подразделений для принятия соответствующих мер. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и: должностными лицами установленных правил работы с документами.

4.10, Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с доку- ментами;

5. Ответственность

Служба ДОУ в лице руководителя несет ответственность за:

5.1.Несоблюдение трудовой и исполнительской дисциплины в службе.

5.2.Необеспечение сохранности и конфиденциальности информационных ресурсов организации в соответствии с установленным разграничением прав доступа к информации.

5.3 Несвоевременное и качественное выполнение функций службы, изложенных в настоящем положении.

5.4.Нерациональное распределение обязанностей между сотрудниками службы.

5.5.Необеспечение условий труда работников службы в соответствии с санитарными нормами.

5.6.Невыполнение положений Инструкции по делопроизводству , утвержденной в организации.

6. Взаимоотношения и связи

В процессе осуществления своих функций служба взаимодействует со следующими структурными подразделениями организации:

6.1. Со структурными подразделениями во вопросам: документационного обеспечения их деятельности; соблюдения

норм, правил, сроков и технологии информаиионно-документационного обеспечения;

исполнения поручений руководства организации, решений коллегиального органа;

корректировки Табеля форм документов организации;

обеспечения программными продуктами, необходимыми для функционирования документационного обеспечения управления, в том числе программами антивирусной защиты, бланками документов;

организации доступа к информационному фонду организации;

получения информации, поступающей в службу, в том числе на магнитных носителях и отправки подготовленной службой корреспонденции.

6.2.С юридическим лицом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов и подготовкой еженедельной и ежемесячной отчетности.

6.3.С хозяйственной службой — по вопросам обеспечения средствами организационной техники и расходными материалами к ней,

необходимой для функционирования Службы, мебелью, канцелярскими принадлежностями, предметами бытового обслуживания paботников.

6.4.С отделом кадров — по вопросам подбора, расстановки и повышения квалификации кадров.

6.5.С Финансово-бухгалтерским отделом — по финансовым вопросам, касающимся деятельности Службы.


Приложение 4

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ (УЧРЕЖДЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ)96

1. Общие положения

l.l. Документы государственного учреждения, организации, предприятия, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи ма государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в учреждениях, организациях, на

предприятиях.

1.2. Учреждения обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в их деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет учреждений.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица учреждений несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В учреждениях для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использовании и подготовки к передаче на государственное хранение создаются архивы.

Учреждения обеспечивают архивы необходимым помещением;, оборудованием и кадрами.

1.4. Архив учреждения создается как самостоятельное подраздение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.

1.5. В своей работе архив учреждения руководствуется законода-едьством Российской Федерации, законодательным» актами пшархивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организации руководства учреждения, правилами и другими нормативно-метслпческлми документами Комитета неделям архивов при Правительстве Российской Федерации, методическими документами соогвствующего учреждения Государственной архивное)! службы и настоящим положением,

1.6. Положение об архиве учреждения разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководством учреждения по согласованию с соответствующим учреждением Государственной архивной службы.

1.7. Архип учреждения работает по планам, утверждаемым руко-волством учреждения и отчитывается перед ним в своей работе. ,

1.8. Контроль за деятельностью архива учреждения исуществля- руководство учреждения.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения осуществляет соответствующее учреждение Государственной архивной службы.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. законченные делопроизводством учреждения документы Я постоянного хранения, образовавшиеся и деятельности структурные подразделений, документы временною (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.2. документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников;

2.3.документы постоянного хранения и по личному составу лив вотированных учреждений, непосредственно подчиненных дан нош организации;

2,4. личные фонды ведут их работников учреждения, поступившие в архив;

служебные и ведомственные издания;

2.5.научно-справочный аппарат к документам архива.

3 Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1.комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Примерного положения;

3.1.2.учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3.подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ;

3.1.4.осуществления контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения;

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой РФ:

3.2.2 разрабатывает и согласовывает с соответствующим архивным органом графики, представлений описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение;

3.2.3.составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ;

3.2.4.осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;

3.2.5.создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает«го преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива;

3.2.6.Организует использование документов: информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива;

выдаст и установленном порядке дела, документы или копии документов п целях служебного и научного использования, ты п помещении архива:

исполняет запросы организаций и заявления граждан об устаном лении трудового стажа п другим вопросам социально-правового , в установленном порядке выдаст копии документов и apхивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

3.2.7.проводит экспертизу ценности документов, храпяшнхся

3.2.8.архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения;

3.2.9.оказывает. методическую помощь службе делопроизводствев составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует пра-внльность формирования и оформления дел в делопроизводстве, •также подготовку дел к передаче о архив учреждения;

3.2.10.участвует в проведении мероприятий по повышению квалификаиии работников архива и службы делопроизводства учри дения;

3.2.10. ежегодно представляет в соответствующий государствен архив сведения о составе и объеме документов по уетаноа
ной форме;

3.2.11. подготавливает и. в установленном порядке перелает на
хранение в соответствующий государственный архив документов
Архивного фонда Российской Федерации.

4. Права архива

Для выполнения вогюженныч «дач и функции архив имеет право: И 4 I. контролировать выполнение установленных правит работы с документами в структурных подразделениях учреждения.