Действие приводимых ниже правил распространяется преимущественно на подготовку текстов, посредством которых выражается смысловая сущность документов. В этой связи следует, прея всего коснуться выбора языка и формы представления текста.
Так в соответствии с предписаниями Методических рекомендации ВЫ И ИДАД ФАС РФ «Ведение делопроизводства в организации» текст управленческого документа должен составляться на государственном языке РФ или субъекта Федерации, за исключением случаев, когда документ направляется в другую страну. Не следует рассматривать данное правило как некую формальность — ведь документ с содержанием, которого не представляется возможным ознакомиться вследствие неверного выбора языка делового письменного общения не способен реализовать свое основное функциональное назначение. Подчеркнем, что во всех случаях содержание управленческого документа должно полностью соответствовать грамматике и орфографии используемого для его изложении языка,
Столь же значимым представляется и обоснованный выбор формы представления текста. В Методических рекомендациях перечисляются следующие основные формы представления текстов управленческих документов:
связный (сплошной) текст;
текст-анкета;
текст-таблица;
комбинированный текст.
Связный (сплошной) текст представляет собой грамматически и логически согласованную управленческую информацию. Подобная форма представления текста является наиболее распространенной и применяется для подготовки содержания широкого круга управленческих документов, в том числе:
организационно-нормативных (устав, положение, учредительный договор);
организационно-распорядительных (инструкция по виду деятельности, должностная инструкция, правила, приказ, распоряжение);
документов договорной деятельности (договор, контракт, соглашение, доверенность);
документов, образующих переписку предприятия (протокол, акт, справка, служебная записка, деловое письмо).
Текст-анкета является предпочтительным во всех тех случаях, когда в содержании документа характеризуется один объект по определенным признакам. Такие тексты наиболее широко применяются для представления содержании документов по кадрам, некоторых финансовых, экономических (бухгалтерских) документов, а также содержания приложений к большинству известных управленческих документов.
Постоянной информацией в составе текста-анкеты являются наименования признаков, а переменной — соответствующие им характеристики. Постоянная информация обычно выражается именами существительными (словосочетаниями, в которых опорными словами являются имена существительные), а переменная информация — прилагательными, глаголами или цифрами (например, в виде даты).
Текст-таблица является предпочтительным во всех тех случаях, когда в содержании документа характеризуются по определенным признакам (одному или нескольким) несколько объектов одновременно. Подобные тексты чаше всего используются для представления содержания документов по планированию и отчетности, а также содержания приложений к ним.
Ранее мы упомянули о функциональном назначении содержали
управленческого документа. В общем случае оно по суш, совпадай
с одной из основным коммуникативных функций делового письменного языка и заключается в обеспечении информационною обмену между участниками деловой письменной коммуникации, не
определяемой нами как переписка (внутренняя или внешняя), T.e.
говоря проще, и обеспечении делового письменного общения. .
В большинстве случаев, однако, посредством управленческих! документов обеспечивается информирование, предполагающее со общение по назначению строю определенной документированной информации, и воздействие, подразумевающее передачу и прием документированных управленческих решений. Эффективность pe- ализации перечисленных функций, в свою очередь, зависит от того, насколько оптимально содержание управленского документа, т.е. насколько соответствует оно конкретной управленческой ситуации Важной чертой содержания управленческого документа является ясность и убедительность.
7.2. Общие правила подготовки содержания управленческих документов предприятия
Действие приводимых ниже правил распространяется преимущественно на подготовку текстов, посредством которых выражается смысловая сущность документов. В этой связи следует, прея всего коснуться выбора языка и формы представления текста.
Так в соответствии с предписаниями Методических рекомендации ВЫ И ИДАД ФАС РФ «Ведение делопроизводства в организации» текст управленческого документа должен составляться на государственном языке РФ или субъекта Федерации, за исключением случаев, когда документ направляется в другую страну. Не следует рассматривать данное правило как некую формальность — ведь документ с содержанием, которого не представляется возможным ознакомиться вследствие неверного выбора языка делового письменного общения не способен реализовать свое основное функциональное назначение. Подчеркнем, что во всех случаях содержание управленческого документа должно полностью соответствовать грамматике и орфографии используемого для его изложении языка,
Столь же значимым представляется и обоснованный выбор формы представления текста. В Методических рекомендациях перечисляются следующие основные формы представления текстов управленческих документов:
связный (сплошной) текст;
текст-анкета;
текст-таблица;
комбинированный текст.
Связный (сплошной) текст представляет собой грамматически и логически согласованную управленческую информацию. Подобная форма представления текста является наиболее распространенной и применяется для подготовки содержания широкого круга управленческих документов, в том числе:
организационно-нормативных (устав, положение, учредительный договор);
организационно-распорядительных (инструкция по виду деятельности, должностная инструкция, правила, приказ, распоряжение);
документов договорной деятельности (договор, контракт, соглашение, доверенность);
документов, образующих переписку предприятия (протокол, акт, справка, служебная записка, деловое письмо).
Текст-анкета является предпочтительным во всех тех случаях, когда в содержании документа характеризуется один объект по определенным признакам. Такие тексты наиболее широко применяются для представления содержании документов по кадрам, некоторых финансовых, экономических (бухгалтерских) документов, а также содержания приложений к большинству известных управленческих документов.
Постоянной информацией в составе текста-анкеты являются наименования признаков, а переменной — соответствующие им характеристики. Постоянная информация обычно выражается именами существительными (словосочетаниями, в которых опорными словами являются имена существительные), а переменная информация — прилагательными, глаголами или цифрами (например, в виде даты).
Текст-таблица является предпочтительным во всех тех случаях, когда в содержании документа характеризуются по определенным признакам (одному или нескольким) несколько объектов одновременно. Подобные тексты чаше всего используются для представления содержания документов по планированию и отчетности, а также содержания приложений к ним.
Постоянная информация составе текста-таблицы располагается в так называемых головке («шапке») и боковике (крайней лев графе или столбце) таблицы, а переменная информация — в соо ветствующих ячейках таблицы, образованных пересечением строк и граф (столбцов). Обязательной являются нумерация граф таблиц (арабскими цифрами), а также их озаглавливать (присвоение графам общего заголовка и подзаголовков) с преимущественным использованием имен существительных.
Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственной числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только условные общепринятые обозначения.
Наконец, комбинированный текст представляет собой сочетание связного (сплошного) текста с текстом-анкетой и (или) гскстом-таб-1 лицей. Подобная форма представления содержания является наи-1 более универсальной и потому применяется в большинстве управленческих документов.
Необходимо обратить внимание на требования ГСЛОУ к содержанию управленческих документов. В соответствии с этими требованиями текст должен:
содержать достоверную и аргументированную информацию, т.е. основываться на фактах (событиях);
увязываться с содержанием документов, ранее изданных (подготовленных) поданному вопросу (направлению) деятельности предприятия, не дублируя их содержание и при необходимости имея на них соответствующие ссылки;
соответствовать законодательству, нормативно-правовым актам и организационно-распорядительным документам, регламентирующим тот или иной вид деятельности, освещаемый в содержании | документа;
быть информационно емким, но вместе с тем как можно более! кратким.
Составление текста управленческого документа во всех случаях должно начинаться с изучения существа вопроса (направления) деятельности предприятия, подлежащего изложению, положении законодательных и нормативно-правовых актов, имеющих отн ние к указанному вопросу (направлению) деятельности, а также ответствующих материалов деловой переписки. Для текста управленческого документа рекомендуется по возможности использовать:
унифицированные тексты (формы) документов, входящих в состав унифицированных систем документации (УСД), и в частности
УСОРД;
унифицированные тексты документов, составленные для нужд отдельных предприятий (организаций, учреждений) этими предприятиями или соответствующими органами управления (власти);
типовые нормативные документы (типовые положение, типовые правила, типовые инструкции и т.п.), определяющие содержание конкретных видов управленческих документов;