Справочник по делопроизводству (стр. 8 из 24)

Генеральный директор

Открытое акционерное ОАО «Вега»

Общество «Вега»

Положение Личная подпись

о службе документационного обеспечения А.А.Агеев

Управления (ДОУ) 00.00.000

00.00.000

№_________г.

Екатеринбург

1.Общие положения

1.1Текст

1.1.1…

РАЗДЕЛ 2

Управление документацией предприятие

Глава 4

СОСТАВ ДОКУМЕНТАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЯ. ТАБЕЛЬ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

4.1 Управленческая документация предприятия. Состав и функциональное назначение

В рамках настоящего пособия уже упоминалось о документация как об упорядоченной совокупности документов, образующихся в процессе деятельности предприятия. Настало время более подробно ознакомиться с составом управленческой документации предприятия и образующими ее основными видами документов.

С этой целью обратимся к Общероссийскому классификатор) управленческой документации (ОКУД) (Ж 011-93, включающему себя унифицированные системы документации и образующие их формы документов, разрешенные к применению на предприятия (в организациях, учреждениях) для обеспечения потребностей в документированной информации. Уточним, что в составе ОКУД ceгодня имеется девять унифицированных систем документации:

унифицированная система организационно-распорядительной! документации (УСОРД);

унифицированная система первичной учетной документации (УСПУД);

унифицированная система банковской документации (УСБД);

унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (УСФУОБД);

унифицированная система отчетно-статистической документации (УСОСД);

унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской] документации предприятий (УСУОБД);

унифицированная система документации по труду (УСДТ);

унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ (УСДПФР);

унифицированная система внешнеторговой документации

(УСВД).

Собственно управленческую документацию предприятия образуют, таким образом, документы, отнесенные к УСОРД, т.е. документы, общее функциональное назначение которых состоит в организации и распоряжении деятельностью предприятия. В свою очередь п.. в состав УСОРД входит 13 групп управленческой документации.

Основные группы управленческой документации в составе УСОРД

1.Документация по созданию предприятия (организации, учреждения).

2.Документация по реорганизации предприятия (организации.

учреждения).

3.Документация по ликвидации предприятия (организации, учреждения).

4.Документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий (организаций, учреждений).

5.Документация по распорядительной деятельности предприятия (организации, учреждения).

6.Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия (организации, учреждения).

7.Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия (организации, учреждения).

8.Документация по приему на работу.

9.Документация по переводу на другую работе

10.Документация по увольнению.

11.Документация по оформлению отпусков.

12.Документация по оформлению поощрений.

13.Документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

Рассмотрим далее функциональное назначение каждой из перечисленных выше групп документации основных видов управленческих документов, образующих соответствующие группы документации.

Несмотря на то что соответствующими нормативно-методическими доку ментами предусмотрены, к примеру, документы по оформлению командировок, Упоминание об этом в ОКУД отсутствует. Что касается документации по учету труда и его оплаты, то она включена в состав унифицированной системы первичной учетной документации ОКУД. Между тем, на наш взгляд, эти группы документации имеют самое непосредственное отношение к управлению предприятием (в частности управлению персоналом)

Документация по созданию предприятия (организации, учреждения) предназначена для документирования факта его учреждения (формирования) в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством {см. Федеральный закон от 8 августа 2001 ( № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»). Примерный состав документам и по созданию предприятия представлен на схеме 7.

Функциональное назначение документации по реорганизации предприятия (организации, учреждения) заключается в документировании факта его реорганизации в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством (см. Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»). Основные документы данной группы документации представлены на схеме 8

Схема8. Состав документации по реорганизации предприятия

Документация по ликвидации предприятия (организации, учреждения) предназначена для документирования факта прекращения им своей деятельности в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством. Примерный состав документации по ликвидации предприятия представлен на схеме 9.

Функциональное назначение документации по приватизации государственных и муниципальных предприятий (организаций, учреждений) состоит в документировании факта перехода права собственности на приватизированное предприятие в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством. См. в этой связи, например. Основные положения государственной программы приватизации государственных и муниципальных предприятий в РФ, утвержденные Указом Президента РФ от 22 июля 1994 г. № 1535. Основные документы данной группы документации представлены на схеме 10.

Документация по распорядительной деятельности предприятия (организации, учреждения) предназначена для документирования основных управленческих решений по руководству повседневной Деятельностью предприятия. Примерный состав документации по ликвидации предприятия представлен на схеме 11.

Функциональное назначение документации по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия (организации, учреждения) заключается в документировании основных управленческих решений организационно-нормативного характера, принимаемых преимущественно по вопросам перспективной деятельности предприятия. Основные документы данной группы документации представлены на схеме 12.

Схема 9. Состав документации по ликвидации предприятии

Факт ликвидации подлежит государственной регистрации. Для получен! соответствующего свидетельства в орган государственной регистрации пред ставляется пакет документов, состав которого определяется в зависимости оснований ликвидации.

Схем и 10. Состав документации приватизации предприятия

Схема П. Состав документации

Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия (организации, учреждения) предназначена для документирования информации оперативного характера, преимущественно на этапе подготовки и принятия различных Управленческих решений. Примерный состав документации по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия предстаа1ен на схеме 13.

Функциональное назначение документации по приему на работ состоит в документировании фактов приема на предприятие новых работников в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством (гл. 10—13ТК РФ). Основные документы данной группы документации представлены на схеме 14.

Схема 12. Состав документации по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия

Схема 13. Состав документации по оперативно-информационном регулированию деятельности предприятия

Документация по переводу на другую работу предназначена для документирования фактов перевода работников предприятия на другие места работы (должности) в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством. Примерный состав документации по переводу на другую работу представлен на схеме 15.

Функциональное назначение документации по увольнению заключается в документировании фактов прекращения (действия) трудового договора с работниками предприятия, ранее заключившими такие договора, по основаниям и в порядке, предусмотренным законодательством. Основные документы данной группы документации представлены на схеме 16.

Документация по оформлению отпусков предназначена для документирования фактов предоставления работникам предприятия отпусков в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством (гл. 19 ТК РФ). Примерный состав документации по оформлению отпусков представлен на схеме 17.

Функциональное назначение документации по оформлению командировок состоит в документировании фактов направления работников в командировки в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством (гл. 24 ТК РФ), а также заданий на командировки и отчетов об их выполнении. Основные документы Данной группы документации представлены на схеме 18.

Документация по оформлению поощрений предназначена для Документирования фактов поощрения работников предприятия в Порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством и •локальными актами предприятия (гл. 30 ТК РФ). Примерный состав Документации по оформлению поощрений представлен на схеме 19.

Функциональное назначение документации по оформлению дисциплинарных взысканий заключается в документировании факт привлечения работников к дисциплинарной ответственности в грядке и по основаниям, предусмотренным законодательством и локальным актами предприятия. Основные документы данной группы документации представлены на схеме 20.