Смекни!
smekni.com

Справочник по делопроизводству (стр. 21 из 24)

1.4.5.Основы научной организации труда п ведомственных ар-
хивах.

1.4.6.Основы трудового законодательства РФ {в части касаю
щейся).

II. Общие должностные обязанности

2.1. Заведующий архивом обязан:

2.1.1.Возглавлять работ)' архива и эффективно рукоиолнп. им.

2.1.2.Обеспечивать своевременное и качественное иыполнеь
архивом возлагаемых на него повседневных задач и строгом со
ветствии с утвержденным порядком работы.

2.1.3.Руководить разработкой и ведением служебной докул
тации.

Обеспечивать рациональное использование материальных,
технических и иных средств архива в интересах выполнения задач
но предназначению.

2.1.4.Обеспечивать надежную защиту документов и информации,
спсктяюшнх государственную и служебную тайну.

2.1.5.Руководить обучением подчиненных, создавать им условия
для повышения квалификации.

2.1.6.Осуществлять контроль за соблюдением подчиненными
правил внутреннего трудового распорядка, требований техники бе
зопасности.

2.1.7.Использовать соотношению к подчиненным предоставлен
ные права по их поощрению (привлечению к ответственности).

III. Специальные должностные обязанности

3.1. Заведующий архивом обязан:

3.1.1.Обеспечивать в соответствии с установленным порядком
прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование
документов.

3.1.2.Руководить работой по составлению справочного аппарат
та, облегчающего учет и использование архивных документов.

3.1.3.Оказывать методическую помощь в поиске необходимых
документов.

3.1.4.Инструктировать работников структурных. подразделений
предприятия о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в
архив.

3.1.5.Контролировать своевременность поступления в архив до
кументов, законченных делопроизводством.

3.1.6.Обеспечивать проведение работы по экспертизе ценности
архивных документов, формированию документом в дела постоян
ного и временного хранения.

3.1.7.Руководить работой по составлению описей дел для пере
дачи документов в государственные архивы, составлению актов об
Уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

3.1.8.Осуществлять контроль за состоянием документов, своевре
менностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива
Условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

3.1.9.Организовывать работу по ведению учета документооборота
и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, име
ющихся в документах архива.

1.4.1.Нормативно-правовые акты, другие документы и матери;,
лы по организации документашюнного обеспечения управления.

1.4.2.Технологию работы службы ДОУ.

1.4.3.Методы исследования, анализа, проектирования и разим
тия документашюнных систем.

1.4.4.Методы проектирования и актуализации баз и банков дан
ных. используемых на предприятии для нужд ДОУ.

1.4.5.Порядок оформления, классификации, хранения, экспер
тизы ценности документов.

1.4.6.Организационно-методические документы по проектиро
ванию и эксплуатации автоматизированных информационных сис
тем управления.

1.4.7.Основы программирования.

1.4.8.Документоведение, включая отечественный и зарубежный
опыт в области документашюнного обеспечения управления.

1.4.9.Основы эрюномикн, социальной психологии и социолог
экономики, организации труда и управления предприятием.

1.4.10. Основы трудового законодательства РФ (в части касаю
щейся).

II. Должностные обязанности

2.1. Документовед обязан:

2.1.1.Подготавливать предложения по обеспечению эгономи
ческих условий труда, рационализации рабочих мест работников
службы ДОУ предприятия.

2.1.2.Разрабатывать унифицированные системы документации
и табели документов различного назначения и уровня управления,
классификаторы документированной информации.

2.1.3.Организовывать внедрение систем ведения документации.

2.1.4.Принимать меры по упорядочению состава документов и
информационных показателей, сокращению их количества и опти
мизации документопотоков.

2.1.5.Участвовать в отборе документов, передаваемых на государ
стенное хранение, организации хранения и экспертизе ценности
документов.

2.1.6.Принимать участие в постановке задач, проектировании,
эксплуатации и совершенствовании {в части информационного
обеспечения) автоматизированных информационных систем и си
стем ДОУ, разработке новейших информационных технологий.

2.1.7. Изучать и обобщать передовой отечественный и зарубежный опыт в области ДОУ, разрабатывать нормативно-методические документы по указанным вопросам.

2.1.8. Принимать участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы ДОУ предприятия. ' 2.2. Документовед должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять начальнику службы ДОУ отчетную и иную служебную документацию.

I 2.3. Регламент рабочего времени документоведа соответствует нормам федерального законодательства о труде. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется «Правилами внутреннего трудового распорядка» предприятия.

В случае служебной необходимости Документовед может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

III. Права работника

3.1. Документовед имеет право:

3.1.1.Принимать решения в целях обеспечения повседневной
деятельности — по всем вопросам, относящимся к его компетенции.

3.1.2.Запрашивать у должностных лиц предприятия, начальник
ков структурных подразделений информацию по всем вопросам,

; относящимся к его компетенции.

3.1.3. Готовить и представлять начальнику службы ДОУ предлог
жения по совершенствованию организации ее работы,

IV. Ответственность. Порядок оценки труда работника

4.1. Документовед несет административную, дисциплинарную и
Материальную ответственность за:

4.1.1.Нарушение положений нормативно-правовых актов, дру-
: гих документов и материалов по ДОУ (в часта касающейся).

4.1.2.Невыполнение служебных указаний начальника службы ДОУ.

4.1.3.Несохранение государственной и служебной тайны.

4.1.4. Неправомерное использование предоставленных служеб
ных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.2. Основным критерием оценки труда документоведа является
полнота, своевременность и качество исполнения им должностных
обязанностей в соответствии с настоящей Инструкцией.

Оценку труда документоведа уполномочен осуществлять начальник службы ДОУ. Полномочия начальника службы ДОУ по применению мер поощрения и взыскания в отношении документоведа определены соответствующей должностной инструкцией и Положением о материальном стимулировании работников предприятия(инв. №№ ).

Должностная инструкция инспектора по контролю за исполнением поручений (документов и резолюций)

I. Общие положения

1.1. Инспектор по контролю за исполнению поручений (документов и резолюций) (далее — инспектор по КИД) отвечает за полное своевременное и качественное осуществление контроля за надлежавшим исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя предприятия, связанных с подготовкой документов, а так же за сохранность используемых в работе документов (свеленив содержащих государственную и служебную тайну.

1.2. Квалификационные требования: среднее профессиопальвное образование без предъявления требований к стажу работ1Яили начальное профессиональное образование, специальна1Яподготовка по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.

1.3. В практической деятельности должен руководствоваться: |

1.3.1.Инструкцией по документашюнному обеспечению управвлепия предприятием (инв. № ...).

1.3.2.Положением о службе ДОУ предприятия (инв. № ...).

1.3.3.Правилами внутреннего трудового распорядка

1.3.4.Правилами охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной зашить!!(инв. №№ ).

1.3.5. Настоящей должностной инструкцией.1.4. Должен знать

1.4.1. Нормативно-правовые акты, другие документы и матсриа-1 лы по организации контроля за исполнением поручений, докумен тов и резолюций.

Формы и методы контроля исполнения поручений, документов и резолюций.

1.4.2.Организационную структуру предприятия.

1.4.3.Схему организационного взаимодействия службы ДОУ со структурными подразделениями предприятия.

1.4.4.Отраслевые стандарты унифицированной системы делопроизводства (УСД).

1.4.6.Основы трудовою законодательства РФ (в части касающейся).

1.4.7.Основы экономики, организации труда и управления предприятием.

1.4.8.Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, используемые в процессе выполнения должностных обязанностей.

II. Должностные обязанности

2.1. Инспектор по КИД обязан:

2.1.1.Проверять соответствие подготавливаемых на предприятии и проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются.

2.1.2.Заполнять контрольные карточки, вести картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением.

2.1.3.Вести оперативный учет прохождения документов.

2.1.4.Анализировать причины несвоевременного выполнения поручений, документов и резолюций.

2.1.5.Информировать руководителя предприятия (через начальника службы ДОУ) о состоянии исполнения документов.

2.1.6. Принимать участие в подготовке предложений по совершенствованию системы контроля за исполнением поручений, документов и резолюций на предприятии, а также в разработке мероприятий по рационализации документооборота предприятия.

2.2.Инспектор по КИД должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять начальнику службы ДОУ отчетную иную служебную документацию.